浅谈人力资源管理软件在人事档案管理中的作用

文| 黄 娜

人力资源管理软件在人事档案管理中的作用

（1）存储量大且占用空间小。人力资源管理软件在人事档案管理中应用，可以将单位个人的所有人事信息，包括基本信息、个人履历、社会关系、执业资格、专业技术聘任、奖惩情况、调动情况、继续教育等信息都导入到系统中，而且人力资源管理软件的存储量大，又不占用实地空间，这样人事部门可以快速地通过软件进行员工信息的查询，大大地提升了工作效率。此外，人力资源管理软件的安装，只需要在内部网络中安装便可。（2）方便了信息数据的统计和分析。人力资源管理软件结合了国家人力资源部门的工资年报，建立了格式化的表格，只需要利用人力资源管理软件便可以快速的统计出人事劳资的信息，这样填报工资年报时效率明显提高。同时，人力资源管理软件可以对本单位的人力资源情况经分析，主要是分析本单位人员的组织结构是否都合理，这样能够为本单位构建合理的人才队伍提供参考依据，相比纸质人事档案的查找，查找效率要快很多。（3）实现了信息资源的共享。通常情况下，在单位内部员工都相应有一个账号和密码，这样方便员工可以快速地进行新查询。同时，在职位晋升、技术竞聘等环节，也可以通过人力资源管理软件快速找出所需要的信息，实现了信息资源的共享，相比与纸质人事档案严格审批才可借阅而言，有效地提高了人事档案的使用价值。

人力资源管理软件在人事档案管理中面临的问题

（1）投入和维护成本较高。人力资源管理软件的应用，在投入和后续的维护环节需要一定的成本。主要是表现在：人力资源管理软件引入之后，纸质人事档案同样也需要按照相关的档案规范化要求进行档案整理、归档和保存，这一期间会消耗大量的人力和物力，同时在软件引入使用之后，还需要对软件进行相关的维护工作，在人员培训和资料收集等方面也需要投入一定的成本。（2）存储信息完整准确性的问题。在应用人力资源管理软件收集个人信息时，应当保证信息的完整性和准确性，这样才能够保证档案信息的有效利用。但是，在人力资源管理软件在进行信息录入的过程中，由于涉及的文件数量较多，而且每天通过软件记录下的形象还需要本人进行仔细核对，一些纸质的文件资料也需要扫描仪进行导入，管理人员则需要对其进行二次核对之后才可进行资料整理和分类。可见，在建立人事档案信息数据库的过程中，需要耗费大量的人力物力和精力。相比较于传统的人事档案管理模式，其档案归档环节是一个循序渐进的过程，而且需要根据相关的准入标准进行严格的审批才可进行归档，这样的归档方式更加的真实和准确。（3）软件安全性和保密性的问题。人力资源管理软件在人事档案管理中应用，需要建立起相应的档案信息系统，但是由于信息系统容易遭受到恶意攻击，可能会导致信息修改和破坏的问题，并且在信息修改和破坏并没有留下痕迹，这样便导致了信息失真。此外，有的人事档案管理人员并非专业出身，档案安全意识较为薄弱，也会导致电子人事信息失真。

人力资源管理软件在人事档案管理中开发和利用的建议

（1）保证成本效益分析的科学性。首先，加大人事档案管理重要性的宣传力度，正确地人事档案管理的重要性和价值，从而加大资金、人员和技术上的投入，促使人事档案管理工作的顺利开展；其次，完善相应的硬件设备，设立专门的人事档案部门和人员，同时做好档案的“八防”工作，即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等；最后，选择科学合理的人力资源管理软件，保证人事档案管理工作更加系统性、方便性和效率性，以此减轻工作人员的工作负担，节约人力物力成本。（2）专门的人事档案管理人员。要想充分发挥人力资源管理软件的作用，还需具备良好的人事档案管理队伍，要保证人事档案管理人员具有专业的档案管理能力和良好的道德品质，同时也要熟练掌握信息技术，这样才能够有效利用人力资源管理软件。同时，由于人事档案的保密性较强，所以配备的档案管理人员应当是保密意识较强而且是坚持原则的。此外，要加强培训工作，不断提升人事档案管理人员的专业能力、道德品质和技术操作能力，落实相应的绩效管理制度，激发工作积极性，提升工作效率，促进人事档案管理工作高效进行。（3）落实软件防护措施。由于人事档案的保密性较强，因此在应用人力资源管理软件时，应当强化人事档案的安全意识，充分利用先进的技术对软件进行相应的防护措施，可以通过建立防火墙、设置访问权限、重要文件加密、网络加密的方式进行。同时，为了避免信息系统遭受到恶意攻击，应当对系统登录设置密码加密，也要及时地进行软件更新，将已经处理好的档案文件要及时备份和格式转换，保证信息的完整性和准确性，避免遭受修改和破坏后无法进行复原，造成不可挽回的损失。

结语

总而言之，人力资源管理软件在人事档案管理中应用具有非常大的优势，不仅存储量大、占用空间小，而且方便查询、工作效率高，很大程度上提高了人事档案管理的效率，有利于实现人事档案科学化、规范化和现代化管理。