高校因公临时出国（境）财务报销业务探讨——以山东省省属高校J 大学为例

周浩南；王欣；辛黎明；宋舜玲

（济南大学，济南 250022）

1 因公临时出国现状

目前高校国际交流的常见形式有：高校领导、行政人员赴国外考察、研究人员参加国际性研究会议、教师长期出国考察、向孔子学院派遣教师，与台湾教育联合会交流，招收留学生，中外合作项目，引进外国国籍先进人才等等。支持高校师生临时出国（境）可以吸收国外先进的教育文化理念，这将有助于提高我国高等教育质量，建立一支国际化的高素质教育培训队伍。通过参加国际学术会议，使大学科研人员学到了国际先进的科学技术，对于我们加强科研、学术互访互利合作，把握国际学术动态，提高教育培训水平大有助益。

从“三公经费”角度上来看，因公临时出国（境）是“三公经费”的重要组成部分。但是研究人员去国外参加学术会议在高校并不能简单定义为“三公经费”，“三公经费”中的“出国费”主要指行政原因出国考察、交流、培训、经贸洽谈、展览等。但是，对高校而言，因公临时出国（境）主要为学术交流、教师培训、学生交流等，这其实是服务于高等教育，研究发展的。高校自身的国际化是衡量高校实力的重要指标。大学应该鼓励和支持国内外师生之间的学术交流，特别是在教师出国参加在重大学术会议。

2 报销手续、要求以及重点难点处理

①2013 年版《因公临时出国经费管理办法》（财行[2013]516 号）第十六条规定：出国人员回国报销费用时，须凭有效票据填报有团组负责人审核签字的国外费用报销单（具体表格有各单位制定）。各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。实际操作中，出访国家的语言财务人员不一定都掌握，需要出访人员确认相关内容，以此确定行程连贯，费用标准和补助金额，而报销人员经常不配合，不理解。这时候需要财务人员耐心解释，及时沟通，避免为之后留下隐患。

②财务报销时，一定参考因公临时出国（境）审批表，注意出差的天数，人数，预算，签章是否齐全。必须杜绝超预算报销。全程行程，交通，住宿，出访每个人都要保证行程连贯，住宿连贯，合理。行程必须首尾相连，必须闭环且无重复。这一点对于行程长，乘坐交通工具复杂，人数多且不同去同回的出国（境）团体的报销十分重要。

③报销的票据必须是正规发票或收据（境外应为标注为 invoice 或者 receipt）或者车票（ticket）[1]，往返机票按规定应该从国内购买，这样方便获得唯一的报销凭据及真实合规的发票。在实践中发现，只要在国内网站上买的机票，不管起止地在哪里，都可以开具国家税务局认证的正规发票；只要是行程起止两地有一地在中国境内，同样可以开具国家税务局认证的正规发票。获得真实合规的唯一报销凭据，由于不便与国外联系，所以对于因公临时出国（境）报销来说，尤为重要。

④如何处理交纳会议费的补助。国内参会有明文规定，如果交纳会议费，则会议期间无伙食补助。而国外的会议，没有明确规定。但是其实在2013 年版《因公临时出国经费管理办法》第十二条中有规定外方以现金或实物形式提供伙食费或公杂费接待我代表团组的，出国人员不再领取伙食费或公杂费。所以这时我们需要查看会议日程。在实践中发现，凡是受瞩目的大型国际会议，都会有官方网站，其中有一个版块是会议日程（programme day-by-day）其中详细列明了每天哪位专家在什么时段作报告，是否提供午餐、晚餐或者晚宴等信息。可以以此来判定是否应该给于补助。有些会议还会出现同一个会议，与会专家级别不同，注册费不同，行程不同，提供餐食不同的现象，需要仔细甄别。

⑤邀请函作为因公出国（境）的重要要素，辨别真伪很重要。张宇波、高睿（2019）提出判断邀请函十大要素，即语言、邀请方、被邀请人、格式、签名有效性、出访期限、出访地、出访内容、费用、时效性。[2]外文邀请函也需要报销责任人对其中关键内容进行翻译，并签名。

⑥因公临时出国（境）必须持有因公护照，而非因私护照。签证也需要单独办理，因私护照中如有长期签证，与因公护照无关，需要重新办理。比较特殊的例子：教师出国访学期间前往第三国出席学术会议，由于访学持因私护照，可以持因私护照前往第三国，但是其他相关手续与因公临时出国一致。

⑦签证费、照相费、防疫费、翻译费、保险费等，这些都是常见的出国报销票据内容。保险费依据报销规定，一般由访国驻华使领馆要求购买。去往非洲地区的某些国家，防疫费往往数目比较大，是合理的。

⑧在外出访期间，所购买的非科研相关的物品服务，一律不得报销。而研究人员购买的实验材料，办公用品，书报资料、软件等与科研密切相关的物品服务等可以从科研项目中支出，而不能从国际差旅费报销，也不占用其预算。

⑨如无特殊情况，境外结算汇率参考出访人离开中国国境当天的中国银行官网外汇牌价中的现钞卖出价的收盘价。（工作日为23:30 的价格，周六周日等法定节假日为10:30 的价格）[3]

⑩对于交通工具如轮船，国际列车等，需要格外注意职称、级别乘坐标准。

3 作为一线工作者实践中遇到的一些悬而未决的问题

①许多国家的签证费无法收集合规票据。通过咨询外事部门，现阶段能够取得因公护照签证费正式发票的国家和地区只有30 个。其他很多国家和地区如日本、韩国，大使馆的签证没有正规发票，而是一些甚至不包含出访人名的手写文件复印件。上面用外文叙述，XX 单位XX 人等几人组团签证费共XX 元，含大使馆章的批件也是复印件。并且单位和人名有可能是本单位出访人，有可能不是，使得财务人员无法把握票据的合规性，真伪性。

②国外票据不规范，如出租车票，首先到底是城市间交通还是城市内交通无法判定，其次出租车票在美国和其他部分国家有时只是一张手写白条形式，很难入账，很难查明真伪，很难判断出发地、目的地。对于因公临时出国（境）来说，出租车费用是国外机场到会议召开地点的交通费用。虽然财税文件中有规定，境外机场到市里的交通费给予报销，但是这和国内差旅费和给予补助的初衷都相违背。

③台湾团问题。由于近几年的台海局势所限，所有去台湾的访问，必须通过旅行社，办理团体签证。这就导致了凡是去台湾，收到的票据只有一张旅行社开出的团费票据，以及一次性付款的当时的一张刷卡记录，如果财务要求，还有一张加盖了发票专用章的明细单，上面写着每天行程，花费。可是这样一来，没有任何当地票据，整个行程的真实性无从考量。没有证据证明这趟行程真实发生过。当然也没有证据证明这趟行程没有发生过。这些花费的真实性也没有确切凭据。现在大陆居民往来台湾通行证和护照、港澳通行证一致，都是自助通关居多。出入境记录原则上可以通过出入境管理部门查到，但是实质上根本没有办法查到出入关记录，出入境管理部门表示没有受理过相关查询业务请求，也没法判断高校财务人员是否有权利查询相关内容。

④大陆居民往来台湾通行证和护照、港澳通行证，都是自助通关居多。自助通关，无法判断出境入境时间，也无凭据。只能联系住宿回推。欧洲申根签证也导致，过境某些国家的证据不足，不同国家之间补助不同，住宿回推有时也不能解决问题，从而能根本无法判断某人某天到底在哪个国家，应该发放多少补助。

另外，作为财务人员，还发现当前高校因公临时出国（境）审批、过程，监督上仍存在以下问题：

高校总体上对真正的海外研究活动（而非行政出访）缺乏鼓励；普遍缺乏出访后续绩效评价机制等。[4]这些情况还需要高校国际事务管理部门着重注意。