信息化背景下事业单位档案管理科学化的分析

◎ 王昱翕

随着科学技术的不断发展，电子信息化设备逐渐在我国发展起来。现如今，数字化的档案深深影响着我们的工作、生活。而档案数字化管理也逐渐适应了时代需求。目前我国对档案数字化管理还处于技术开发和应用阶段，有一定的优势同时也存在一些弊端。这给事业单位档案管理工作带来了巨大的挑战。档案管理在事业单位发展中发挥的作用是不容忽视的。所以，在信息化背景下如何实现档案管理工作的科学化成为相关部门所面临的一项重大课题。鉴于此，本文首先对事业单位档案管理的现状进行剖析，并在此基础上探讨如何实现档案管理科学化，以此来切实提高事业单位档案管理的水平。

一、引言

在现如今信息化时代，信息资源成为各个领域的重要战略资源。事业单位在开展档案管理工作时，往往忽视了档案的重要性，对档案在单位发展中的作用认识不足，还没有完善的档案科学化管理工作。档案管理看似简单，实际上包含着很强的技术性，做好档案管理工作，不仅可以提高单位整体的管理水平，而且对推动事业单位的长足发展也具有重要意义。因此，在信息化时代背景下实现事业单位档案科学化管理至关重要，这应该引起相关部门的高度重视。

二、事业单位档案管理的现状

（一）档案管理工作缺乏足够的重视

从我国事业单位信息档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，工作开展中缺乏健全的制度作为支撑，加上档案管理工作涉及内容较多，从而导致管理效果达不到要求。

（二）档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术的飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到事业单位档案管理工作中，但对这些设备和技术缺乏充分利用，从而导致当前事业单位档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，这又导致了档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标及科学的管理手段。此外，也没有结和部门的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发与利用也相对较为薄弱，这些问题造成了事业单位档案管理工作水平的参差不齐。

（三）管理人员水平参差不齐

目前，很多从事档案管理的人员在业务技能和管理能力方面还无法满足档案管理的根本需求，有些管理人员是从其他部门转借来的，有些管理人员身兼数职，还有些档案管理岗位时常更换人员，使管理人员无法将全部精力放在档案管理工作上，从而导致档案管理水平低下，档案业务存在断层，档案得不到持续的管理和使用，利用率较小。除此之外，事业单位对档案管理人员素质的要求在不断提高，但对员工的专业知识培训工作却并没有得到有效开展，从而使人员的业务水平和技术能力落后，无法适应在信息化背景下快速发展的档案管理需求，管理工作显得力不从心，无法提高档案管理工作的整体质量。

三、档案管理基本原理在档案管理现代化中的应用

（一）系统原理的应用

现代管理学认为将系统原理达到管理的最优化，必须对管理目标进行系统性分析，并养重目标系统的层次性、目的性和全局性。系统原理是最能体现档案管理“全宗”原则的管理学原理，也是人们最熟悉和最容易接纳的思维、行为模式。

系统原理要求的层次性、目的性和全局性在当今“互联网+档案管理”时代极度需要“大数据”技术来实现。“大数据”可以称为巨量资料。随着我国经济社会的快速发展，档案资料涵盖的内容或细节也在快速膨胀，这就要求国家档案馆等高层次档案管理部门要更新档案信息的收集、鉴定、整理过程，从各种各样的数据类型中快速找到我们需要收集的有价值的信息内容，使档案内容更加丰满和完善。然而各级档案管理部门也应及时学习，根据自身的管理权限，完善档案信息海量数据的挖掘。

（二）整分合原理的应用

现代管理学将整分合原理归纳为：为获得最高的办事效率，需要在整体规划的前提下明确分工，然后在分工协作的基础上再有效整合。这也是现代企业管理中较常见的管理方式。“互联网+档案管理”实现整分合原理的关键技术是“云计算”。“云计算”具有分布式处理、分布式数据库、虚拟化技术，其对于档案管理的任务分解与整合有天然的技术支撑优势。用户可以将查阅档案的信息或关键字像在“百度”中搜索一样，在档案信息云计算平台自动分解为无数个较小的子程序，再由服务器组合成另一个规范化的系统，后经计算、搜索、分析，将所有“全宗”中对用户有用的信息呈现出来，这是我们平常经常见到的各类档案管理软件无法实现的功能。

（三）反馈原理的应用

反馈原理是在而对不断变化的情形下，主体建立及时、有效、准确的反馈机制，以期快速掌握信息。反馈原理的运用在我们的生产生活中无处不在，最直接的反馈自然是网络中的用户评价。这种评价方式最为直观，也最有用。档案的查阅、检索、提供利用和统计在“互联网+档案管理”模式下可以引入类似的评价模式来实现即时的反馈信息收集。而我们熟知的移动互联网技术能很好地实现这个设想。

（四）动力原理的应用

动力原理是指在管理过程中需要强大的内生动力和外在动力的驱动，这样才可以让管理者更愿意去做事情。动力原理一般可以分为精神动力、物质动力和信息动力。精神动力和物质动力一直被认为是动力的主要来源。而在信息社会，信息冲击产生的动力或者压力可以转变为一种竞争力。这种竞争力也源于信息动力与物质、精神动力之间的相对独立性。管理学的动力原理在“互联网+档案管理”的新模式下最需要的是“物联网”思维的深化。“物联网”与云计算、大数据一样都是比较复杂、比较新的词汇，但是我们可以简单地把它理解为利用互联网或局域网等通信技术将人员、物、传感器、控制器等外在实物通过新的方式连接在一起，实现人与物、物与物相连，实现远程控制与信息化、智能化的网络。物联网思维与技术不断融入档案管理过程后，我们可以大量吸收国内、外档案管理的新方法、新思维，并获得部分外在的重要信息，从而提高档案管理人员的工作效率和水平。

四、信息化技术在档案管理中的具体应用

（一）便捷的信息查询与分类功能

档案管理中，使用信息技术，可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如，在单位的人事档案管理当中，职称评定、干部选拔行为都需要对参加评定和选拔的人员进行相关信息的统计。例如干部选拔中，候选人每年的工作评级、近年来是否获得嘉奖等等，都应该考虑在内。对于职称评定工作，要考量信息可能更为具体。例如工作年限、工作成果、学习成果等等具体要求。而这些信息，以往都是需要逐个文件核对的。有了信息化技术，可以利用查询功能，调出相关项目的具体信息。让信息的获取非常方便。

（二）信息的保存更加安全可备份保存

档案资料的保存过程中，最容易出现问题的是，资料的丢失与损毁。而使用信息化技术，让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息，不仅仅以文件的形式存储，还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展，让存储的空间变得巨大，小小的计算机可以存储海量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大，一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份，防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

（三）信息化平台发展促进多方面合作

信息化技术不断发展，可以打造信息化平台。利用信息化平台为档案管理所服务。例如同一个单位，可以打造信息化平台为多个部门合作。人事管理部门、财务部门、技术部门等，可以通过一个信息平台在权限允许下，调取相关的工作人员信息，还可以相互协调配合工作。另外，多个部门之问，也可以进行合作，高效率为中心工作所服务。信息化平台的档案管理合作，还需要不断的探索与发展。

五、档案信息化管理的优势和弊端

（一）档案信息化管理的优势

将档案数字化、网络化后，由档案管理员统为档案卷整理编码，统一管理保存，从根本上解决档案卷无法收齐的问题。有效提高档案管理员的工作质量，确保部门全面落实立卷制度。

档案数字化管理不受时间和空间的限制，改变了传统管理模式，使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间。在传统管理模式中，想要翻阅档案资料需要在特定的场合中，利用办公用具，经过管理人员审批后才可以使用，在实现档案数字化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通过档案编码就能精确查找。不但节省了大量的时间，也降低了档案管理员的工作难度。在各部门内部，大量的电子档案、文件被整理出来，通过有序的编码将资料存在硬盘中。这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中，同时易于保存，只需要把档案、文件进行加密处理，就可以提高文件的准确性。使用者只需要获得允许，就可以查找所需的资料。有效提高了档案管理部门的工作效率，立卷部门也只需要将资料、文件输入到计算机中，定期对文件、资料进行更新，再输送到档案室就可以了。档案管理员通过管理系统将档案卷编目、整理，同时打印目录，方便查找。整个操作流程节省了大量的人力、物力、财力，也提高了办事效率。

实现档案数字化管理后，事业单位各部门、各类档案的电子文件都整理在计算机硬盘中，通过电子档案立卷后，使用计算机检索功能可以查找与之相关的具有历史性的文件。方便在查找档案卷时了解来龙去脉，同时也深化了档案内容信息。

（二）档案信息化管理的弊端

档案数字化管理还处于不断摸索前进的时期，而电子信息技术的特点使电子文件的操作方式简单，传递比较迅速，方便携带等特点，同时也带来一定的安全隐患问题。在安全方面，受到电子文件形成方式的影响，导致电子文件的保密工作难以控制。电子文件是利用电子编码技术，将档案、资料、文件的内容通过有序编码输入到计算机中，并按照固定的模式存储。在一定条件下，可以对电子文件进行编辑修改，而且不会留下任何痕迹，很难保证电子文件的完整性和准确性。且电子文件的载体多种多样。信息技术的不断发展，使得一些鉴别文件原始凭证的关键信息也允许更改，这也使得电子文件很难保持其可用性。

虽然计算机的存储容量很大，但是在电子文件面前也总有困难的时候，而且电脑运行速度与存储量是成反比的。在电子文件刚刚形成的时期，还存在一些软件与文件之间不兼容的问题，这种问题直至今仍然存在，软件更新速度过快，一些历史性的电子文件会因为不兼容的问题，出现无法阅读或缺失数据的情况。再者网络安全问题始终是一大难题。电子文件的数据受到人为因素影响容易丢失或被病毒感染，这对电子文件的安全性造成巨大的威胁。由于电子档案受到载体的制约，一定程度上可以说没有载体，电子档案就无法发挥实际作用。而对于载体来说除了网络安全问题，还有许多外部因素也威胁着载体的安全。

就目前我国事业单位来看，管理软件不相同，各个单位都有自己的特点，所使用的软件、对统一内容文件记录形式都产生差异，致使整体发展受到限制。而同一管理系统的单位不同，软件运行的环境也大不相同，在这当中一些电子文件很难互相转换，无法实现共享。

六、实现档案管理科学化的措施

（一）建立健全的档案管理制度

想要提升档案管理工作的质量，必须建立起一套科学、完善的档案管理制度，管理制度中要对档案管理工作人员的工作流程、日常行为等进行严格规定，从而推动档案管理的标准化及规范化。首先，事业单位要根据单位自身的实际情况，制定科学的制度，制度要涉及档案的收集、整理、运转、编目、立卷、检索及安全保管等方面，在不断的实践中进行摸索，逐渐将其完善，并且要采取有效手段，保证制定的各项措施得到有效落实。其次，对立卷归档标准进行严格规定，保证档案的及时性，做好案卷的装订工作，提高案卷管理质量。

（二）实现档案管理的信息化

随着科学技术的快速发展，计算机得到了普遍应用，在各个领域均发挥着重要作用。档案管理工作应当与时俱进，引进信息化技术。纸质档案经过核查，没有任何错误后，形成电子档案，并对档案进行检索关键词设置，其目的是便于查询档案信息。除此之外，要对每个档案进行编号，通过输入编号就可以进行调档。为了防止档案丢失，可以对其进行备份。将信息化技术应用于档案管理工作中，只需要一台电脑即可实现，这降低了档案管理的成本，而且只需要在搜索栏中输入关键词即可，查询起来也更加方便，易于管理。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理工作看似简单，实际上专业性很强，对于档案管理工作人员的要求极高，既要有专业的管理知识，又要有责任心和使命感。此外，还要具备一定的管理能力，尤其是在信息化时代背景下，能够熟练运用计算机软件、掌握先进的管理方法。档案管理人员自身要不断学习，用知识武装自己、提升自己，事业单位要做好对档案管理人员的培训工作，只有掌握了相关的行业规定，具备较高的职业道德和综合素质，掌握先进的管理方法，才能切实做好档案管理工作。

七、结语

综上所述，在信息化背景下，事业单位档案管理工作还有很多有待完善的地方。而对这种情况，事业单位必须重新认识档案管理工作的重要性，并在此基础上结合单位发展实际情况，将计算机技术和互联网技术充分利用起来，完善管理制度，创新管理方法，进而进一步实现档案管理的科学化水平，以此来为事业单位的发展奠定坚实的基础。