信息时代企业档案信息资源的开发与利用

张 静

（国网国际发展有限公司，北京 100031）

新的时代背景下，档案管理相关工作人员需要结合可使用技术条件努力开发利用档案资源。除了要做好开发利用资源的工作，同时也应注意保护好企业的重要信息，如此才可以使档案资源的价值得到最大化的利用，从而推动企业档案资源管理工作的长期发展。

1 企业档案信息资源开发利用工作中出现的问题

现如今，企业档案资源的开发和利用表现出了明显的滞后现象，这显然已经不能满足企业在新形势下的发展需要。

1.1 缺乏开发利用档案的意识

企业一直以来都把档案管理的重点放在简单的收集与整理上，并没有对相关信息资源进行深入开发，比如有部分企业依然采取复杂又耗时的人工手动检索方式，这严重阻碍了档案信息资源服务的发展与创新。

1.2 企业疏于管理

很多企业疏于档案管理，所藏资源不够丰富且质量不高，因此当工作人员亟需搜寻档案时，很容易找不到自己需要的信息。部分企业不重视档案工作，其工作人员编研档案的能力也不高，严重阻碍了企业档案信息的开发与利用[1]。

1.3 企业档案信息化水平低

企业档案信息化水平低，而且还与企业信息化建设不同步。档案信息化建设水平低，就使得利用信息技术开展高效的档案信息服务难度很大。我国还是存在部分企业利用人工手动管理企业档案，并没有将先进的计算机技术与档案管理工作结合起来，这直接导致档案工作不仅繁杂、耗时、效率低下而且还极易出现失误。

1.4 工作人员专业程度低

有些相关工作人员缺乏专业知识素养，且没有接受过系统的培训，又固守着僵化、陈旧的思想观念，再加上处理工作事务不细心，长此以往，致使企业档案部门的发展与社会发展脱节，严重影响了企业档案资源的开发和利用。

2 企业档案信息资源进行开发与利用的措施

企业在开发和利用档案资源的时候需要利用当前最先进的信息技术，这不只是因为信息技术可以快速、高效、准确地整合档案资源，减轻工作人员的工作强度，而且它还有利于推动档案资源的数字化。档案资源数字化之后，企业在储存档案资源方面更加方便，同时在搜寻档案时也更加快速、便捷。因此，企业必须要将信息网络技术和档案管理工作结合起来，充分发挥信息技术的优势，推动档案资源的开发和利用。

2.1 借助网络手段，加强信息交流

最初的档案都是以纸质文件的形式进行管理，但随着时代背景的不断更迭，这种方式的弊端也一一暴露，而信息网络技术可以将档案资源进行一个网络化的处理，甚至可以将档案资源以一种音像的形式储存起来，这样既方便了企业储存档案资源，同时也有助于工作人员更好地管理档案。企业在开发利用档案资源的工作中，应该重视信息平台的建设。一旦搭建好平台，企业的档案资源就可以借助于网络信息技术进行长距离的传输，这样企业在之后进行项目申报等工作时就能够快速地与其他部门进行信息的交换与沟通[2]。

2.2 对档案进行数字化的处理

企业需要利用网络信息技术对档案资源进行一个数字化的处理，构建多个数据管理系统，细化档案管理工作。在过往的工作中，都是工作人员手动编研档案，工作繁杂且易错，编研效率低。然而，经过信息网络技术的加工与处理，数字化的档案资源不仅更易于储存，在检索方面也更加便捷。

2.3 加强档案资源的安全性建设

信息时代，互联网技术飞速发展，极大地便利了人民的同时也引发了各种网络危害。企业在利用信息网络技术开发利用档案资源的时候，需要加强网络安全建设，防范外来病毒的恶意攻击，保护好企业的档案资源。企业可以定期对员工进行网络安全意识的培训，提高员工对网络病毒的的警惕意识。同时可以对档案资源进行保密管理，只有相关负责人可以拥有档案库的密码，而其他人查询档案资源需要取得负责人的同意。除此之外，企业要定期对系统进行维护，也可以设置防火墙提高信息系统的安全性，尽量避免企业内网与外网之间的沟通，同时注意备份企业重要信息，以保护档案资源的安全[3]。

2.4 丰富档案资源

开发利用信息资源的前提是企业保存有足够的档案资源，但因为有部分企业不重视档案管理工作，因此企业保存下来的档案资源不仅杂乱而且并不齐全。所以，企业应在开发利用档案资源之前应从各个渠道广泛收集有效信息，丰富档案资源，完善档案库[4]。

2.5 构建档案管理体系

对档案资源的疏于管理是诸多企业的通病，企业应该紧跟信息时代的节奏，构建一个科学、合理的档案管理体系，将档案工作安排放入企业整体规划中，以改变当前档案管理工作基础薄弱的情况，如此才能充分有效地开发和利用企业现有档案资源。

3 结语

对于企业来说，档案资源的开发利用是很重要的。在当前信息技术飞速发展的背景下，企业如果抓住了这个机会，就能够利用网络技术充分开发和利用档案资源，完善档案管理工作。但是需要注意的是，随着网络技术的不断发展，企业在利用信息技术对档案资源进行开发利用时也面临了更多、更复杂的难题，比如网络病毒、系统故障等。因此，企业需要紧跟时代步伐，不断更新信息技术，加强对档案库资源的管理与维护，同时也应注意构建科学、合理的管理体系，提高工作人员的专业知识素养，从而推动企业的长足发展。