大数据时代中学校档案管理研究

梁翠云

（南宁市第八中学，广西 南宁 530007）

在当前的发展环境下，档案管理工作能够展现出一个学校的整体水平，对于办学工作的顺利进行具有重要意义，因此，要使学校长期获得稳定的发展，做好档案管理工作十分必要。在信息化的背景下，档案管理工作要与社会的发展相适应，对大数据进行合理运用，保证相关工作的顺利进行以推动学校的发展。

1 大数据时代中学校档案管理特点

在传统的管理模式下，很多学校更加重视对各项信息的保存，多采用纸质档案的方式记录信息，阻碍了数据信息的流动，影响其充分发挥作用。通过对大数据的应用，能够同时实现对数据信息的存储、共享和运用，大大提升了档案信息的利用率，对档案管理工作的进行具有积极的推动作用。社会发展带动了各个领域的进步，学校的档案管理中也需要记录和收集更多内容，传统的管理方式难以做好对大量数据信息的分析和整合工作，信息化的管理模式有效解决了这一问题，提升了档案管理的质量和效率。从对档案进行安全管理的角度来看，传统的管理方式只需做好对纸质档案的保护工作即可，但是信息化的档案系统需要关注多方面的问题：第一，要防止外界因素入侵导致数据丢失和被破坏的问题；第二，要防止设备老化、故障造成的信息缺失，因此，在大数据背景下，更要做好对档案安全的保护工作，避免不必要的损失发生。大数据时代的档案管理，提升了信息的利用率和档案的管理效率，但是与传统模式相比，其对于从业人员提出了更高的要求，以往的工作人员只需要具有较强的职业素养，同时能够掌握并灵活运用专业知识即可，信息化的管理背景下，从业人员需要在此基础上熟练掌握计算机技术，进而保证档案管理工作充分发挥作用。对此，相关部门要做好对人才的引进和培养，以促进工作的顺利落实[1]。

2 大数据时代中学校档案管理有效策略

2.1 建立新的管理概念

身处大数据时代，学校的档案管理工作不能仅仅局限于校内，还要向社会大众的方向扩充，所以，对于档案信息的管理工作要在保证人员各项信息安全的基础上扩大涉及面，进而使资料信息的内容更加真实、准确。此外，在开展档案管理工作的过程中，不能仅仅局限在学校与学生两者之间，该种管理模式会产生一定的局限性，阻碍其实际应用和内容的完善。数据管理系统是贯穿整体的服务体系，要把师生和社会提出的要求作为根本，依靠大数据的便利，对传统的档案管理流程进行优化，进而使其科学性和有效性得到充分展现。

2.2 加强管理人才培养

在信息技术的管理背景之下，对于管理人员提出了更高要求，即要实现对档案的有效管理，需要引进具有多项专业能力的工作人员。因此，要做好对档案管理人员能力的强化工作，使其知识能力和综合素养都得到显著提升。同时要做好对管理流程的优化，使各个岗位的人员都能落实好相应工作。学校的档案管理系统也在随着科学技术的更新不断做出完善，因此，工作人员要做好对自己各方面能力的锻炼和提升，以适应社会的发展，达到岗位的要求。以往的档案管理人员要做好自身知识能力和思想认识的提升，要不断对自身的知识体系进行更新；新进的档案管理人员要在强化自身知识体系的基础上提升对信息技术的应用能力，进而提升各项操作的完成效果，使档案管理工作得到更好的落实。校方要对档案管理人员的责任作出明确，保证各项责任的有效落实，实现对档案的科学管理，同时也便于对相关人员作出针对性的管理。在当前的发展形势下，很多学校没有专业的档案管理人员，对此，校方要找出合适的途径，做好对相关人员的培训。要结合工作人员之间的差别开展针对性的培训，对于以往的工作人员，要注重对其知识能力的培养和提升，对于新进的管理者，要开设相应的技术培训课程，使每个人在工作中都能最大限度的发挥自身价值。在校内要定期组织团建活动，增进各部门之间的交流，促进其在工作中更好的沟通、协作，保证工作的顺利落实。此外，还要积极与其他学校建立起沟通的桥梁，彼此之间给出中肯的建议，做好经验的分享，使校内的档案的管理水平得到改善。

2.3 充分运用信息技术

要使学校的档案信息管理工作得到有效落实，对信息技术进行合理利用十分必要。完善设备的配置是做好该工作的前提，对此，校方要具有足够的资金储备，进而为工作的实施提供基础保证。信息化档案管理的方式已经在很多学校得到了应用，在此基础上，学校需要构建起一个完善的信息管理体系。在这一体系中，要对工作人员进行明确的授权，确保各项工作得到更好落实，也为后续责任的核查提供便利。该种管理方式能够使档案管理服务的质量得到充分保证，同时也提升了档案储存的安全性。要实现对信息技术的有效运用，需要有专业人员开展相关工作，因此，学校要做好对专业人员的引进和培养，为档案管理工作的顺利完成提供基础保障[2]。

2.4 强化信息资源整合

目前，很多学校的管理人员尚未做好对档案信息的合理划分，对于数据信息的管理还没有一个明确参照，导致资料的分散性较强。在应用大数据的过程中，需要对资料进行共享，因为没有做好各项数据的整理，导致资源的利用程度和使用效率受到了一定影响。所以，要做好对数据的划分，使档案管理系统得到完善。相关负责人要结合学校的发展情况，落实好各项工作，同时要结合现实需要，及时的将资料录入系统，要保证信息内容的准确、全面、安全。此外，要做好相关信息的数字化建设，对各项数据资料作出细致的研究和整理，做好归档工作，保证资料库内容的全面。

2.5 加强档案安全管理

要保证信息化档案管理工作的推进，为社会和在校师生提供更好的服务，加强对档案的安全管理十分必要，具体包括学校的网络安全和档案系统安全管理两个方面。就学校网络安全而言，可以在系统中配置防火墙等设施，并做好对病毒的查杀，此外，对病毒的监测工作要给予高度重视，实现对其的自动识别和拦截。为防止突发事件出现，要对数据进行备份，实现对数据信息的全方位保护和管理，使其安全性得到充分保证。对于档案系统的安全管理工作而言，要避免外界环境对其造成的不良影响，要构建严密的安全访问途径，减少外界因素所带来的干扰，同时要确保其具有一定的自愈能力，进一步保证信息的安全。

3 结论

综上所述，在信息技术高速发展的环境下，学校要充分、合理的运用大数据技术，建成和完善适合自身发展的档案管理系统。目前，已经有部分学校在档案管理的过程中应用了大数据技术，但是仍旧存在一定的问题，因此在今后的工作中，要对各个环节进行优化，更好的发挥档案资源的价值。