如何提升机关单位档案管理信息化水平

池 芳

（古田县融媒体中心，福建 宁德 352200）

社会的进步和信息技术的发展，促使信息化时代的到来，社会各个领域都将信息化应用与自身的发展相结合，信息化的作用愈加突出。最近这几年，从上到下，从中央到地方，各级各单位的领导都更加重视档案的管理工作。档案管理工作在新的时代背景下需要顺应时代发展的需要，进行档案管理信息化建设，从而全面提升机关单位档案的管理水平。

1 机关单位档案管理实现信息化的优势

档案的信息化管理主要就是借助于计算机、数据库等现代化的科技手段，将纸质文件和声像文件进行电子文件的转化，并将其系统性的组织在一起，使得档案库更加的有序化和结构化。

1.1 信息化使得档案管理更省时、省力

众所周知，机关单位每年归档的档案数量非常大，一些比较大的单位一年的归档文件就达到了上千件甚至是上万件，而那些专门记录人事和重大事件的文件保存的时间还比较长。在以前没有信息化技术的年代，档案都是以纸质形式存在的，整理纸质档案是十分繁琐的一项工作，因为除了整理之外，还要对档案进行筛选、清理及归类，整个过程非常地复杂。实现档案的信息化管理后，使得档案管理工作更加的省时省力了，无论是人力还是物力上都得到了极大地缩减，工作效率也得到了极大地提升。

1.2 信息化使得档案管理更加节省空间

现在机关单位的办公空间上是相对有限的，而档案则需要专门的空间存放，一般单位的档案存放空间都不是很宽敞，而每年又会有新的档案存放其中，使得档案的存放空间逐渐变小。档案管理信息化之后，之前的纸质档案全部进行了电子档案的归档处理，使得档案存放空间有限问题得到了很好的解决。

1.3 信息化使得档案的查找更快、保存更加的稳定

档案管理部门归档的文件数量是非常巨大的，因此想要查找档案，尤其是早些年甚至十几年、几十年前的档案是非常费时费力的。另外由于早些年的档案管理工作还没有普及电子信息技术，使得档案的查阅工作只能依靠人工手动翻阅来进行，效率之低可想而知。信息化管理得以实现之后，只需要借助于电脑输入关键词、条目等进行检索，大大提升了查阅的速度。同时纸质档案对存放的湿度和温度要求非常高，纸质档案还非常容易出现尘螨、虫蛀、甚至破损，信息化管理之后，不仅延长了档案的保存时间，而且保存状态更加稳定。

2 档案管理信息化面临的新情况

2.1 档案管理的理念发生变化

档案管理工作面对信息化的变革实际上又是一次全新的挑战，从事档案管理的每一个工作人员都需要从自身的工作实际出发，转变工作意识，提升工作方法，对自己的工作理念进行重新思考和塑造。档案管理的理念实际上指的就是档案管理工作人员在日常工作中需要秉承的原则和方法。在档案信息化时代下，每一个档案管理人员都要突破传统，与时俱进。

2.2 档案管理的制度有相应的改变

信息化技术在档案管理中的应用，实际上也是对传统管理工作的冲击，原本健全又可靠的档案管理制度已经适应不了信息化档案管理的需要了。实物档案资源的管理与数字化档案资源的管理有着非常大的不同之处，信息化电子档案流动性更强，容易被修改甚至删除，档案的信息化处理必将大大增加档案的体量，另外档案管理制度建设需要提升重视程度，否则新问题也会经常出现，使得原有的管理制度失去了应有的管理效用，综合以上因素，需要新的管理方法来实施，所以每一个档案管理人员都需要适应新的标准，按照新的要求开展自己的工作。

2.3 档案管理的服务模式也在相应的发生着变化

传统的档案资源管理服务有两个较为突出的特性，主要体现就是单向性和被动性。所谓单向性就是在传统的档案管理服务工作当中，社会民众几乎是没有什么机会进行档案资源的接触和利用的，档案资源主要的服务对象是上级部门和政府部门。被动性指的就是档案管理部门在服务提供的过程中，主要就是提供查阅服务的。信息化的出现，社会民众对于档案的需求愈加的明显，这就需要相关工作人员转变服务模式，推陈出新，从而更好的满足大众的需求。

3 提升机关单位信息化档案管理水平的主要途径

3.1 进一步提升机关单位档案管理信息化的意识

对于档案的信息化管理，相关领导和工作人员还需要进一步强化意识，要能够充分的理解机关档案信息化管理得以实现的重要作用，要确保档案管理的信息化工作顺应社会发展的需要。其次，机关档案管理的部门还要在政务建设方面将档案信息化建设纳入其中，将档案信息平台建立起来，真正达到资源共享。另外，要以需求为导向，将档案管理工作进一步贴近民生，从百姓需求出发，以百姓需求为基础，从管理上、从服务上彻底地改变，创新思维，突破传统，推进档案管理信息化建设新局面的到来。

3.2 进一步提升数字化基础设施的建设

为了保证机关单位档案管理工作能够真正的实现信息化，还需要相应的条件支持。为了加快信息化进程，首先需要从基础设施方面入手。基础设施建设中推进计算机网络设施的完善是关键，这就需要增添办公的硬件和相应的软件设施，其中硬件设施主要指的就是硬件设备，比如扫描仪、打印机、终端机和服务器等，扫描仪和服务器是其中最为重要的设施，纸质档案和照片档案转化为电子档案最需要的就是扫描仪，档案信息的存储、查阅则需要服务器；软件系统指的则是档案管理和应用的平台及操作系统等。第二个方面就是注重现代化技术的应用，以检索方法和检索工具为例，传统的检索都是依靠手工工具来完成，这样的方法较为落后，速度慢。现代化的技术手段就比较方便快捷，现在比较常用的现代化信息处理技术手段有缩微技术和光盘技术。最后一个方面就是网络系统，主要就是完成数据的传输和交换。网络的稳定性和安全性同样重要，档案网络系统的安全性保证主要需要做好几个方面的控制工作，包括入网访问控制、网络权限控制、目录级安全控制、防火墙控制、属性安全控制等。现如今，我国各个机关单位在档案信息化管理的安全性方面还有待进一步的提升，因此必须加以重视，要进行基础设施建设的不断强化。

3.3 提升档案管理工作队伍的整体素质

档案管理工作信息化建设的提升离不开高素质的档案管理工作队伍，档案管理工作人员整体素质的提升主要需要做好三个方面的工作：其一就是健全考核制度，将工作实绩纳入奖惩范围，考核制度的建立使得工作的考核评价更加的客观、真实，以此促进档案管理工作人员工作积极性的提升；其二就是加强专业培训，定期对档案管理工作人员进行指导，借助于业务培训班、业务交流会、业务检查等形式，帮助档案管理人员提升信息化意识，拓宽视野，提升业务技能和专业知识，提升整体的业务素质，使得管理人员更好服务于档案管理工作；其三不断地改进工作方法，特别是档案管理人员还应该与档案信息的提供者保持联络，加速档案信息的传递、收集和整理，扩大档案信息的范围，确保档案信息的真实性、准确性、实效性；其就是加强管理，不断完善档案管理制度，细化工作流程，提高安全保密意识，增加检查力度，真正做到责任到人，确保档案管理信息化工作始终保持稳定、安全、高效。

3.4 加强信息资源的规范管理

机关单位档案管理人员在开展工作的过程中，应该尽可能的将政务信息从保存到归档、从分类到整理都体现在电子政务建设的相关文件当中，这样有助于信息资源建设工作更好的实现宏观调控，从而使得资源的整理过程更加地规范，有助于统一管理制度的建立，避免了重复信息、交叉信息的出现，确保了档案信息的准确性、完整性和一致性。另外，数字化信息数量巨大，又较为分散，因此，还应该进行智慧档案服务体系的建立，这也是档案管理信息化建设的创新之举。智慧档案信息服务体系实际上就是一套开放式的资源利用的平台，覆盖面比较广泛，能够实现深度互联和协同共享，还能够通过云技术的借助，实现数字化档案资源的高效快捷处理。

3.5 加强机关单位档案信息化的应用和整合

机关单位的档案来源是非常广泛，覆盖面也是非常广的，在保存档案和整理档案的时候，需要将有用的信息有序地进行分类，使得档案信息结构更加的完整，真正实现档案资源的共享。档案信息经过规范的著录后，还要做好标引和排序，使得信息真正实现有序化管理。而属性相同的档案信息得以有序的分类管理，使得原本因为信息量大、分散、查询困难等问题都迎刃而解。同时，作为档案管理部门需要在工作当中充分应用新技术，主要就是数字编码技术，使得档案管理在网络信息技术的帮助下，不断提升工作效率，也能使工作人员的工作量得到有效的降低。

4 小结

档案管理工作是一项重要的事业。机关单位的档案管理信息化水平的提升需要机关部门的重视，需要整体向前推进和发展，更需要每一个档案管理工作人员不懈地努力和探索，任重而道远。现如今，档案管理的信息化建设水平还有待提高，在发展的道路上还会有困难，还会有障碍，但是这项工作始终要紧跟时代发展，与时俱进，坚定满足大众需求这个出发点，继续创新，不断践行。