浅析新时期如何促进机关档案管理科学化

曾媛媛

（霞浦县数据信息和重点项目服务中心，福建 宁德 355100）

机关的档案管理工作是一项较为复杂和系统的工作，传统的档案管理模式通常是人工完成的，不仅效率低，而且还经常出现档案丢失和损坏问题，因此，新时期机关必须加强档案的管理工作，可以引进现代化的信息技术来管理档案，推动其朝着现代化和科学化的方向发展。

1 现阶段机关档案管理中面临的困境分析

1.1 没有制定科学化的管理制度

科学完善的管理制度，不仅有助于提高档案管理工作的效率，同时利用制度的约束，还可以督促档案管理人员严格遵守相关的制度，防止责任不清以及消极懒惰现象的发生，但是根据相关的调查研究显示，当前机关部门在档案管理过程中仍旧存在较多的问题[1]。例如，档案管理制度在内容上同质化较为严重，大部分的档案管理部门在制定相关的档案管理工作时，没有结合本部门的实际情况，而是直接照搬其他部门的管理制度，制度缺乏针对性，往往流于形式，不仅无法提高工作效率，而且没有发挥对档案管理人员的监督和管理作用。

1.2 没有科学管理现代化信息系统

为了促进机关档案工作的科学化管理，大部分的档案管理部门均引进了现代化的信息管理系统，但是为了充分发挥其作用，工作人员必须定期维护和更新档案管理系统，但是这往往需要耗费一定的人力和物力，再加上部分机关档案的管理人员对该项工作的重视程度不足，没有拿出专门的资金用于系统的维护，致使新旧系统之间无法兼容，无法充分发挥其作用，不利于档案管理工作的科学化发展。

1.3 档案业务文件的制定仍需完善

提高机关档案管理的水平，除了需要增强档案员的工作水平外，还应该做好机关档案业务文件的编制工作，这是由于机关科室较多，再加上档案员的流动性较强，仅仅凭借日常的培训是难以提升档案管理水平的，而且令专业档案员进行手把手的教也不现实，因此，可以将机关档案管理的相关技能整理成文件，便于新手档案员进行学习，但是根据相关的数据显示，当前机关档案编制中存在文档范围不全面，经常会出现重要文件丢失以及文件条目表达不准确等问题，严重影响文件档案的价值。

2 促进机关档案工作科学化发展的具体路径分析

2.1 逐步完善档案管理相关的制度

为了促进机关档案工作朝着科学化的方向发展，首先，机关部门应该逐步完善档案管理制度，明确划分好工作人员的权责范围，只有建立科学合理的管理制度，才能令工作人员按照制度开展工作。例如，机关部门可以建立领导或者主管领导的负责制，由各个科室的负责人对本科室的档案负责，可以将档案的归档工作纳入各个科室的责任目标中，确保档案管理工作的质量，同时还可以利用制度规定好，档案管理的程序，要求各个科室必须做好文件的收发和管理，并且在文件整理好之后还应该定好题目，编辑好目录，做好日常工作的管理，才能提高档案管理工作的质量。其次，相关的管理人员还应该增加资金的投入，配备良好的硬件设施，为阅览人员提供良好的条件。除此之外，由于机关档案中隐藏着大量有价值的信息，只有充分发挥其价值，才能够彰显档案管理工作的价值，转变其他工作人员对于档案工作者的看法，因此工作人员应该充分挖掘档案的价值，例如，由于机关工作人员有编写本单位重要事迹的传统，这是可以令其他工作人员了解机关活动的重要方式，因此，档案管理人员就可以根据工作人员的查阅记录，掌握其需求，为编写人员提供良好的信息资料。

2.2 利用现代化的手段管理档案

为了增强档案管理效率，必须加快档案管理工作的信息化进程，机关管理人员应该增加资金的投入，引进现代化的信息管理系统，充分利用现代信息技术实现对信息的搜索和储存，实现科学化的管理。因此，档案工作人员首先应该建立起档案数据资源库，令档案管理工作更加科学化和信息化。例如，可以让档案管理人员加入到OA系统的研发中，然后根据其需求调整设计，如在系统内增加档案收集和整理功能，从而实现档案自动化收集、整理和归档，令办公自动化和软件管理软件有机整合起来，提高档案管理水平。其次，由于计算机技术具有储存数据多和搜索速度快的特点，因此工作人员应该利用好自动化信息管理系统，促进档案的科学化管理。另外，管理人员还需要增加资金的投入，定期更新和维护系统，可以邀请技术人员为本部门的工作人员培训相关的知识，令其熟练掌握操作方法，不仅能够提升工作质量和效率，而且还有助于更好地进行档案管理工作。最后，在科学化管理档案的过程中，还应该严格遵守国家相关的标准，必须按照统一的规范和格式存储档案，同时不断健全档案安全管理体系，充分保障数据信息的安全性，防止信息泄漏。

2.3 制定完善的机关档案业务文件

由于编制文件的质量直接决定着机关档案管理的水平，因此，需要做好三个重要档案业务的编制。首先，应该严格遵守国家档案局发布的通知，通过行政的方式将各个机关属于本单位编制的文件资料的归档范围以及档案保存期限予以规定，同时经由上级档案行政部门进行审批，例如，严格遵守相关的管理规定，将机关内部人员调动的介绍信、保安记录以及接待工作方案和合同等也需要编制到归档范围，各个单位在确定档案编制范围时，必须要准确把握好国家档案局第8号令，务必保证档案编制范围要系统全面，避免有所疏漏，同时规定好文件的保存期限，如分为永久保存、30年和10年的，如对于一些政策性的法规以及机关开展的重要活动，如会议以及大型比赛等文件，需要将其永久保存。其次，做好档案分类业务的编制工作，由于档案分类的目的是为整个机关档案构建一个基础性的分类，为档案管理提供指导，因此，在编制还业务标准时，必须要注重科学性和合理性，可以根据档案的内容、性质以及彼此之间的联系来进行分类，例如，在具体的分类过程中，同类文件需要坚持排他性，即同类文件的内容不能存在交叉，其相互之间的界线要清楚明确，不能存在混淆的现象，同时分类还要简洁明了，避免过于繁琐。如，可以按照文书、基础设施建设、会计以及人事等进行分类。最后，必须编制好档案整理工作流程，由于档案员的流动性加强，因此，通过编制档案工作整理流程，可以帮助新档案员可以迅速上手，提高工作效率。

3 结束语

总而言之，科学化地管理机关档案，不仅有助于提高工作效率，同时还能够保障机关各个部门之间正常开展工作，因此，相关的工作人员必须重视档案的科学化管理工作，增强工作人员的专业素质，同时主动转变传统观念，引进现代化的信息管理系统，促进机关档案管理工作朝着科学化和高效化的方向发展。