新形势下科技档案利用价值的思考

武 娥

（天脊煤化工集团有限公司，山西 长治 047507）

如何提高科技档案的利用价值，加速科技信息资源向现实生产力转变，笔者谈几点粗浅的认识。

1 基础在质量

科技档案是历史的真实记录，完整性、准确性、真实性是其基本属性和特性，而其利用价值是通过利用档案产生实际效益，达到利用者预期的目的。如果档案质量不高，缺乏起码的完整性、系统性和准确性。它的利用价值就会大打折扣，甚至没有利用价值和起反作用。可见，档案的质量，即设计内容的好坏、各专业的齐全、完整，都是构成档案利用价值的重要基础，也是档案利用价值的决定性因素。

1）领导重视是提高档案质量的重要因素。科技档案是党和国家的宝贵财富，是造福千秋万代的，各级领导都要充分认识档案工作的重要性，将档案工作摆到适当的位置，为提高档案质量排忧解难，多办实事，尤其是单位的主要领导，应该关心单位档案管理机构的建设、人员配备、设备购置、培训学习等。并向单位职工宣传档案工作的意义、目的和作用，提高他们对档案工作的认识，增强文件材料归档的自觉性，这是做好档案工作的重要思想基础。

2）增强全体干部的档案意识是提高档案质量的前提条件。科技档案是科研、生产、基建的真实记录，是广大干部、科技人员的劳动和智慧的结晶。要做好科技档案工作，必须有各单位广大干部，科技人员的紧密配合与支持。因为设计文件的撰写、施工图纸的设计，以及最后的竣工图都是由各单位的科技人员完成的，因此文件材料的归档管理的有关规定和要求应变成科技人员的自觉行动。为此，要加强档案管理、建设约束机制。应该明文规定：（1）对个人承担的科研试验、推广项目、设计图纸，在工作结束时，需将文件材料整理后及时交档案员统一归档。（2）个人撰写的各种调查报告都要一式两份，按时归档。（3）个人有关档案的质量和数量作为年终工作评比、奖金分配、职务职称晋升的重要参考依据，纳入业绩考核。

3）提高档案人员的业务水平是提高档案质量的重要保证。科技档案在收集、分类、整理、编目等形成、积累过程中，怎样做不符合要求，都属于档案管理的范畴。档案人员要在增强工作责任心，认真履行工作职责的同时，重视专业知识、科学技术及档案有关标准、法规文件的学习、更新知识、不断提高自身专业水平和业务素质，严格把好各个环节的质量关，这是提高科技档案质量的重要保证。

2 编研是手段

利用科技档案，为各个单位和广大科技人员服务，是实现科技档案的重要途径，也是科技档案工作者应尽的职责，挖掘科技档案的潜在价值，提高利用速率和途径，应该把编研工作放在非常重要的 地位。

1）档案编研工作者要了解对象，具备创新意识。了解利用者，因为利用者就是档案工作者的服务对象，通过对利用者的了解分析，根据不同的利用者对科技档案编研成品的不同利用需要确定利用课题，划分利用范围，有计划、有针对性地开展编研工作。要知道，档案编研来源于社会，来源于人们工作，而档案编研又服务于社会，服务于人，两者相辅相成、相互配合、相互影响，从而给社会创造价值。另外，编研人员要具备一定的创新意识，在编研工作中结合自己的编研经验，发现新的工作方式，探索开辟出档案编研的新路径。

2）提高档案编研的科学性，提升现代化水平。提升档案编研的现代化水平，要让编研人员懂得档案编研的重要性，不仅如此，单位领导要对档案编研部门进行科学性的规整，使档案编研更加系统化、条理化、清晰化。现在的工作都是以电子信息技术为主，之前以纸张为载体的档案编研会出现很多问题，比如信息量大，安全性能低，时效性差。而且依靠手工编研更加频繁，也容易出错，完全不能满足当代社会的需求。现如今，计算机的编研技术，解决了这一系列的问题，它使档案编研储存信息量更大，安全性更高，使信息更加整体、更加规律。不仅如此，还能利用计算机技术把编研拓展到各个领域，这样服务于社会就更加全面化，从而整体提高了档案编研这一工作形式的现代化水平，为社会创造更大的价值。

3）注重档案编研与各部门的合作关系。我们都知道档案编研涉及的知识比较广泛，而档案编研人员具有一定的知识局限性，他们无法全面了解熟悉从而影响到编研工作的质量。如果有各部门的人员从旁协助，提供更加专业的资料，更多的策略，这样不仅使档案编研工作完成的更快，还能提升编研的质量，为单位后期发展具有更深远的意义。

3 价值在效益

科技档案的价值不是抽象的、模糊的概念，而是具有实实在在标准的，这个标准说到底就是利用的效益。

科技档案的利用效益是多方面的，但主要方面有三点：

1）凭证效益。就是利用科技档案作为成果的根据或身份证明。如，在科研试验中，采用试验数据和照片，作为研究成果的依据或素材；再就是利用某些记录作为科技人员职称评定、成果奖申报、政府津贴申报和学术称号申报的证明，这是档案利用效益的几个方面。

2）时间效益。就是通过利用科技档案中已有的研究成果和思想、工作方法，缩短了研究时间、提高了工作效率。比如，某设计院在设计某住宅小区时，客户要求这一排几幢楼外观与原来设计的第一幢楼一样，于是搞建筑设计的人员就套用了原来的第一幢楼的建筑说明，图纸的套用，大大节省了人力，取得了时间效益。

3）经济效益和社会效益。就是开发利用科技档案的信息资源，为经济建设服务。例如：某单位要盖一座楼房，为了节省设计费用，采用旧楼图纸，这时只需要根据实际情况找原设计单位查找地质报告更改基础就可以了。

4 利用是目的

档案工作的最终目的是提供利用。搞活科技档案利用工作，满足社会需要，这是档案工作在大环境下应担当起的社会责任。说的更具体一点，利用工作做好了，档案为社会、为广大人民群众服务的目的也就达到了。所以利用工作应围绕社会需求来展开。无论是思想观念的认识，还是开放利用和服务的计划、标准、方式及手段，都应置于社会这个大环境中去思考和实践。

1）着力向社会宣传档案工作。要通过行之有效的方式和途径，向社会宣传档案工作的作用，宣传档案利用产生的效果。扩大社会影响与知名度。让人们熟知和了解。例如我厂在每批新进员工培训课上，介绍档案的重要性、重复利用效果和提高工作效率的实际例子。使他们对档案工作有一定的了解，为今后的利用档案打下良好的基础。

2）拓展档案利用形式。拓展新的利用形式，目的是为利用者提供更为直接、便捷、高效的档案服务，如网上利用服务等，拓宽利用渠道，扩大档案影响，发挥档案作用。

3）创造开放型的档案馆环境。随着传统型档案馆向现代化档案馆的过度，为利用者创造开放、舒适、便捷的优美环境，是档案馆公众形象和社会价值的体现。

总之，社会在发展，科技在进步，这就要求我们了解和思考新形势下市场对档案工作的要求，不断探索科技档案的利用价值的表现形式和特点，使科技档案工作适应新的要求，开创新的局面，做出新的贡献。