基于全面质量管理理念的城建档案管理

孙建萍

（昭通市城建档案馆，云南 昭通 657000）

城建档案是指在城市规划、建设和管理过程中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案在城市建设和规划、提升城市管理水平以及推动社会经济发展方面均发挥重要作用。而城建档案能否充分发挥上述作用主要取决于其质量高低，因此采取有效的措施提升城建档案管理的质量至关 重要。

1 档案全面质量管理的概述

1）档案全面质量管理的含义。全面质量管理简称TQM，其是指一个组织以质量为中心，以全员参与为基础，目的在于通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。档案全面质量管理则指的是围绕保证与提高档案信息服务质量这一目标，动员档案管理的所有部门及相关人员，综合应用数据统计技术、管理技术、档案技术、信息技术等等，逐步构建的一套贯穿于档案形成——使用整个过程的质量保证体系，以便为档案利用者提供满意的信息服务，获得高质量的档案服务[1]。

2）档案全面质量管理的特征。归纳起来，主要具备以下特征：（1）全面性。主要体现在档案全面质量管理的过程包含了当前从形成到利用这一整个过程。（2）全员性。主要体现在档案质量管理的主体包含了所有涉及档案管理最高领导层至基层普通员工。（3）预防性。主要体现在实行档案全面质量管理提倡预防为主。（4）服务性。即档案全面质量管理的目标是档案使用者满意甚至超过了利用者的期望。（5）科学性。即档案质量管理要求综合地应用数据统计技术、管理技术、档案技术、信息技术等各种先进的技术与方法。

2 基于全面质量管理理念的城建档案管理的意义

对产品而言，质量是其生命，这对城建档案同样适用。这主要是因为城建档案传递的信息是无声的，因此其质量高低将直接对其作用的发挥产生影响，同时也是反应档案管理部门管理水平高低的重要指标，代表了单位形象。城建档案的质量包含两个方面，分别是内在质量与外在质量，前者包含了城建档案内容的完整性、准确性以及真实性，而后者则包含城建档案形成过程中使用的纸张、字迹书写材料等经整理后是否满足国家相关标准规范等等。二者在城建档案的形成、积累、收集、整理、管理、利用等环节中发挥着至关重要的作用。实现城建档案的全面质量管理，有利于更加真实地反应城市建设的全过程，从而为城市建筑展开维修、扩建、改建等工作提供重要依据。

3 基于全面质量管理理念的城建档案管理策略

1）树立全面质量质量管理意识。结合城建档案管理的需求以及全面质量管理的特征，将全面质量管理中引入城建档案中首先需要树立起全面质量管理意识，具体而言可以从两个方面入手：一是，全体人员均应当参与到质量管理中。由于城建档案管理属于一项复杂、系统性工程，涉及的人员众多，因此需要全面参与到质量管理中，除了城建档案管理专职人员外，产生城建档案的其他部门和建设单位均应当树立全面质量管理意识，从而保证城建档案管理的规范化。二是，对城建档案形成的全过程实施质量控制。全面质量管理理念提倡在质量管理中应用科学、规范管理模式，及早发现质量隐患并采取有效措施解决。城建档案馆在档案管理过程中应当注重前端控制与全过程质量管理，制定“整体规划、提前业务环境、全过程质量监控”的模式，在城建档案收集、整理、利用等每一个业务环节上均严格把好质量关。

2）城建档案管理中执行全面质量管理要求。与企业产品相同，城建档案的形成也离不来各个环节相互配合，在城建档案中严格执行全面质量管理的要求，具体包含以下四个环节：第一，档案策划环节的质量管理。要重点做好城建档案管理的系统与模块设计，并完善档案管理相关的制度和规定，明确城建档案的工作流程以质量控制为原则，第一时间向城建档案前端的工作人员提供不同时期城建档案管理的要求，组织档案管理人员系统参与学习和培训，明确城建档案质量管理的要求，从而减少因为后期质量不过关而导致档案返工，造成不必要的时间、人力、物力损失。第二，实施环节质量管理。该环节是城建档案引入全面质量管理理念的核心与关键，城建档案从形成到利用中的每一个环节均应该实行质量管理。严格参照城建档案管理的相关规定和要求加强行文的管理，注重城建档案资料的鉴定、归档、分类以及立卷，同时做好纸质档案的入库和上架，及时将城建档案信息录入信息系统中，构建对应的城建档案数据库，实现其信息化管理。第三，监控环节的质量管理。由于这一环节与城建档案内部控制息息相关，其内容包含归鉴定审查、归档入库、借阅流转等等均应当在系统中保存有痕迹，以便实时了解城建档案管理的现状。第四，过程改进质量管理。该环节作为全面质量管理中的最终环节，即应用过程质量管理，将档案使用者的需求作为全面质量管理的出发点与落脚点，但是档案利用者的需求是随着社会环境的改变而改变的，呈现出阶段性特点。归纳起来，档案利用者的需求可以分为基本型、兴奋型以及期望型三种类型，其中基本型指的是档案利用者认为城建档案或者信息服务应当具备的功能与属性，如果城建档案的质量不佳时，将降低利用者的满意度；兴奋型需求指的是向档案利用者提供的档案属性或者服务行为完全出乎意料，给他们带来惊喜；期望型需求则是指的是即便城建档案的属性或者行为并非必须的，但是档案利用者依然渴望获得，如果这类需求得以满足，便会提升其满意度。城建档案利用者上述需求是出于不断变化的，当档案利用者长时间处于兴奋型需求，兴奋因素便会逐渐转变成满意因素，而满意因素也会各种原因变成不满意因素。而基于全面质量管理理念的城建档案管理则是根据档案使用者的满意度来实现管理方式的持续发展，为了提高利用者档案满意度，便需要对整个档案工作系统实施持续性改进[2]。

3）全面提升档案管理人员的综合素质。城建档案管理是否能够落实全面质量管理理念，在很大程度上取决于城建档案管理人员的综合素质的高低，为此城建档案馆应该将馆内的专职档案管理工作作为培训教育的重点，通过构建全方位、多形式的教育培训模式，做好档案管理的继续教育，不断丰富培训教育的途径，不断优化基础知识结构，强化其专业技能，特别是要加强其思想道德素质的培养，通过与城建档案馆相关部门合作对档案工作进行监督，督促档案管理工作者提升综合素质；然后，加强党建管理兼职工作者的教育培训，将培训作为提升其工作技能的主要手段，培训内容应当结合其所在岗位的需求等，提升培训的针对性。最后，组织城建档案馆中全体人员，上至管理层，下至普通员工参与功能性教育培训，教育的内容包含档案知识、现代技术、相关政策法规等等，提升城建档案馆整体管理能力[3]。

3 结语

综上所述，质量作为城建档案的生命所在，特别是伴随着城镇化建设进程不断加剧，对城建档案的质量也提出了更高的要求，在城建档案管理中全面树立质量管理理念，确保了城建档案从形成到利用各个环节的质量，更好地保证了城市化建设、规划等顺利开展，推动了社会经济快速发展。