重大建设项目档案工作全过程管理探究

赖雪梅

（凉山矿业股份有限公司，四川 凉山彝族自治州 615100）

1 引言

从矿业工程行业至今，其越来越成熟，很多重大建设项目与人们的日常生活也逐渐贴近，促进了国家整体的发展。档案作为重大建设项目的重要记录，其关系着重大建设项目对档案的管理。这是因为对于建设项目档案来说，其是项目建设的关键依据，所覆盖的范围较广，不仅包含项目的稽查、设计、审计，还包括监督管理、验收维护等各个方面。为着实保证重大建设工程在竣工之后能够平稳运行，一定要抓好其的档案管理工作，并且应当立足于宏观与细节的维度加以科学管理。

2 重大建设项目档案管理简述

重大建设项目在进行档案管理的过程中，其所使用的管理模式都具有创新性。对于这一模式来说，其核心在于法人主体，而合同则是管理的基础，监督管理控制是最为重要的管理措施。在制定和实施特定的档案管理任务时，需要与档案管理相关的行政部门、项目建设、设计、监督检查等多个与档案管理相关的部门采用全面的、多维度的方式来参与到整个过程中。不仅要在项目实施前落实好干预措施，还要在项目实施的过程中不断改进。需要指出的是，有关部门在工程建设后期还应当抓好检验和运维等工作。这样才能更加全面和具体地对建设项目进行档案管理。基于全新的模式，要想确保建设项目档案管理更加完整、准确，就必须在项目建设的各个阶段都进行档案管理 工作。

3 重大建设项目档案管理现状

对于当前的矿业工作行业来说，其在重大建设项目档案管理方面还存在一定的问题，具体表现在以下几个方面：

3.1 档案工作受重视度不足，管理水平有待提升

对于很多单位来说，其不够重视重大建设项目的档案管理，且是一种由上至下的表现。首先，是有关领导人员不重视项目档案管理工作，也不了解项目档案管理工作对单位发展的重要意义，只是将重点放在具体的项目建设上，而忽视了对档案的管理。其次，是单位档案管理部门不重视，由于部门单位人员简单地认为档案管理是一项技术含量不高、工作轻松的工作，所以根本不重视对档案的管理工作。最后，是项目建设过程中部分参与人员的素质水平有限，一般来说，很多项目建设的人员所具备的专业素质水平有所差距，其中很多档案管理人员都是临时招聘的兼职人员，而且能力有限，所以其根本难以胜任重大建设项目的档案管理工作，不仅分类管理水平不足，而且其工作熟练度也有待提升[1]。

3.2 项目档案管理机制待于健全，各部门职责分工不明确

对于部门建设单位来说，由于其没有建立健全重大建设项目的档案管理规则制度，所以在具体管理的过程中，其执行能力较差。另外，这种情况具有一定的普遍性，而且还影响了单位建设项目档案材料的收集、整理和归档处理工作，其难以确保档案管理材料的完整性，而且还严重阻碍了项目建设的整体运行。

3.3 档案工作质量达不到重大建设项目档案管理标准

大多数单位的建设项目档案管理工作都不符合相关标准，具体而言，在实际的归档过程中建设项目档案管理的质量急需提高，主要表现在以下几个方面：第一，没有对综合类建筑项目档案文件材料进行科学的分类，而且对组卷的管理也不符合有关规定。第二，对于建设项目的基建部分材料来说，其归档程序太过简单，而且对于那些经过修改和调整的工程图纸后期也没有对其进行详细的说明和批注，甚至一些更改内容超过三分之一的档案还在使用。另外，还有的直接用施工图代替竣工图，而且还没有加盖相关印章。第三，有关设备材料的整理缺乏规范性，具体包括纸质、有关证书、照片等。同时对于那些相对昂贵的设备其招标书等文件不符合要求，而且没有对其运送过程、使用过程进行完整的记录。

4 重大建设项目档案工作全过程管理建议

4.1 做好前期准备工作

在建筑项目建造的初始时期，应该将档案管理工作视为项目管理工作的主要构成内容。而且，对于档案管理单位来说，其还要对项目建设的材料、文件等资料进行系统的收集、分类和整理。在具体工作的过程中，建设单位要做好以上工作，还需要研究分析项目自身的特点，并结合工程实际来划分工程类目并制定合理的进度。此外，还应当不断优化工程档案工作方案，如此档案管理工作才可以取得理想成效。另外还应当构建完善档案管理组织，且配置相应的资金与人员。最后，为了确保施工、监理等机构能够及时的查询档案，还需要不断完善相关的档案管理制度，尤其要建立健全项目有关文件的归档、分类和存档等制度体系。

4.2 项目开工各项标准统一化

在建设项目动工的初始阶段，要构建健全的档案网络管控机制，便需对项目参与企业与人员加以整体梳理。等管理体系建成后，还要对参与建设的人员实施全面的档案管理，具体来说就要将参与建设的工作人员的档案资料录入到网络管理体系中去。同时，为了最大限度的提升档案管理人员的意识水平和工作能力，还应当及时地将有关制度标准下发至各机构、各部门。另外，对于建设项目的领导人员来说，其要想更加细化参与单位的档案管理职责，就必须通过组织培训、开展活动等形式来进一步提升档案管理人员的意识水平，才能促使档案管理工作更加规范、统一。为此，只有在项目开工前，将各项标准统一化，才能促使工程建设项目稳定发展[2]。

4.3 实时监控项目进程

为了更好的实施建设工程项目，还需要让档案管理工作有效地贯彻到工程建设项目的各个环节中。这样就可以实现在检查实施单位的质量和进度时，还可以检查档案的形成与管理的状态。在检查信息的过程中，对于不同的项目环节，还应当采取不同的标准，并体现在档案管理中。当项目验收时，应当查验存档的有关资料，这样才可以确保资料的完备与精准。为了便于档案的存档和回收，还需要利用互联网技术实时监视有关施工单位和施工人员。对于所有的施工企业与监理单位来说，监理资料是施工管控的主要构成内容，其应该把和其有关的资料与文件划入到监管工作范畴。另外，项目的有关负责人与技术工作者应该把其划入到本身职责范畴。为确保管理机制的平稳运行，档案管理部门应当在作业现场组建管理办公室。

4.4 明确档案管理质量要求

对于档案来说，其来源于原始文件，对档案管理有着积极的基础性作用。在对档案进行规范管理的过程中，其建设标准繁杂，而对文件材料的管理规定却少之又少，也不具有实际操作性。具体来说，单位对于招投标的文件管理存在一定的问题，其仅规定对中标文件进行保存，而没有明确表示对于未中标的文件是否保存或保存的时间和方式是否有差异，使得这部分材料经常缺失或被损毁。由于社会对工程项目的质量要求越来越高，所以延长了其“缺陷期”，对于此期间所形成的观测资料、管理中形成的资料以及辅助项目建设资料也关系着工程项目的竣工验收。为此，针对档案管理工作，即使项目完成竣工验收，该工作还要继续跟进，只有采取切实可行的措施，明确档案质量管理的要求，才能促使档案管理工作有效发展下去[3]。

4.5 建设项目后期总结与反馈

在项目建成后，档案管理部门还需要及时的汇总在施工期间所形成的有关材料，并检查完其准确性和完整性，才能确保后期可以随时调整修复存在问题的材料和文件。等初步查验完毕后，对于比较特殊的资料还应该由专业的档案保存部门对其查验。通常而言，有两个单位应当对特殊资料加以查验。其一是档案管理行政部门，其二是与该行业相关的部门组织。要第一时间发现档案管理工作中存有的不足，并及时修正与优化，就需要对档案资料加以专门的查验。只有形成多级别、多步骤分门别类的档案检查审批，才能逐步提高重大建设项目的档案管理质量。

5 结束语

总之，对于重大建设工程而言，档案管理活动特别关键。正是由于其具有重要性和特殊性，所以对档案管理工作的要求也逐渐提升。为了使得档案管理的方式更加有效，就必须采取全过程管理。本文基于全过程管理理念，从前期准备工作、项目开工各项标准统一化、实时监控项目过程、建设项目后期的维护与反馈等方面提出了有关建议，希望能促进重大建设项目档案管理工作的开展。