浅议气象部门基建档案管理中的问题与对策

杨 林

（湖北风云物业管理有限公司，湖北 武汉 430074）

随着社会经济的快速发展，气象部门的基础建设项目也日益增多。提高基建档案管理工作水平，对于保障气象部门基建项目的顺利开展有着重要的价值。但是在现阶段的基建档案管理工作中，仍存在着诸多的问题，严重制约着基建档案管理工作的开展。

1 基建档案的范畴及重要性

1）基建档案的范畴。要做好基建档案管理工作，首先要搞清楚基建档案的范畴。

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，称为建设工程文件。其中，在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，才被称为建设工程档案。

因此，在进行基建档案整理时，首先就需要对收集到的各类建设工程文件进行鉴别、挑选，选择其中直接形成、具有归档保存价值的，而不是一股脑都纳入基建档案。

2）基建档案的重要性。基建档案记录了工程建设的全过程，真实再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌。基建档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点，准确而全面的基建档案为工程验收、工程事故原因和责任认定、提出改进方法以及日后进行管理维护、改扩建等提供了详实的技术依据。同时，它还可以为城市规划、工程设计、产权产籍、工程备案等提供可靠的凭证，还可以作为历史查考、总结经验、技术交流、科学研究的信息资源。

2 气象部门基建档案管理中存在的问题

1）对基建档案管理工作缺乏足够的重视。由于基建工程项目的建设周期一般都较长，建设程序较为复杂，涉及的环节较多，基建工程档案管理工作需要投入较大的人力和物力成本，却并没有带来明显的经济效益，同时也不容易出工作成绩，因此往往容易被领导忽视。这种忽视一般表现在以下几个方面：不关注基建档案管理工作，没有配备相对固定的基建档案管理人员，且人员更换频繁，容易造成工作脱节、档案流失；不重视基建档案管理人员的专业培训，缺乏必要的横向培训学习机会，基建档案人员对基建工程基本程序及基建档案的特性缺乏了解；缺乏制度上的保障，来协调基建档案的收集、统一保管，基建档案收集困难，容易流失在产生、使用、流转的环节中。

2）基建档案归档制度不够完善。从归档制度和标准来说，气象部门基建档案管理应当具体遵从哪种行业规范标准是至关重要的问题。在2005年中国气象局颁布《气象建设项目竣工验收规范（QXT31-2005）》以前，气象部门没有专门的基建档案整理归档要求。但是，《气象建设项目竣工验收规范（QXT31-2005）》依然存在很多不足。因为它制定的建设项目归档文件范围不够专业、系统，而且与地方城建档案主管部门的标准不统一，增加了整理、归档的难度。更重要的是，它没有能针对基建档案的专业特性，对基建档案的整理、归档方法做具体的指导。基层档案人员往往用整理文书档案的方法来对待基建档案，这就造成了很多弊病，整理、归档过程中出现的许多疑惑和难点无从解决。

3）基建档案管理人员缺乏专业素养。基建档案管理人员的培训、学习机会较少，缺乏横向参加城建档案系统的培训学习机会，往往又不参与具体工程建设的全过程，导致基建档案管理人员缺乏专业素养。基建档案具有专业性，基建档案管理人员不仅需要一定程度的管理基建档案的专业知识，还得需要了解基建工程技术类的知识。

4）缺乏保障基建档案归档工作的意识。在建设项目招标及签订合同阶段，忽视了约定参建单位提交建设工程竣工资料的质量、份数以及时间；在建设阶段，忽视了明确各自责任，督促各参建单位及时收集、整理建设工程文件；在竣工验收阶段，忽视了检查参建单位提交的建设工程竣工资料的质量；在工程竣工结算阶段，忽视了在结算工程价款前检查参建单位是否按合同规定保质保量履行了竣工资料归档义务。

3 加强气象部门基建档案管理的对策

1）正确认识基建档案管理的重要性。基建档案既是建设工程的一部分，同时也是建设工程质量的保证。为了完善基建档案管理工作，首先就需要配备相对固定的档案管理人员，避免频繁更换。同时，基建工程档案管理的顺利进行需要各个参建部门的共同协作，需要各方人员全心全意的协同档案管理人员进行建设工程文件的收集。这样就必须宣传档案管理工作的重要性，提高各部门及档案管理人员对档案管理重要性的认识，发挥管理人员的主观能动性，积极完成基建档案的管理工作。另一方面基建工程的管理者也应该认识到基建档案管理发挥出的重要作用，将档案管理工作纳入基建工程的基础性工作，及时发现问题并采取措施解决。

2）明确基建档案归档制度。《气象建设项目竣工验收规范(QXT31-2005)》更适合作为气象建设项目竣工验收程序和所需竣工验收文件的指导。对于基建档案的整理和归档，建议参照《GB/T 50328-2014（2019年版）建设工程文件归档规范》。《建设工程文件归档规范》对建设工程文件的收集、整理、归档、验收、移交都做了详细而明确的规定。特别是针对基建档案的特点，采用了不同于文书档案的组卷方法。对于档案管理人员而言，掌握这一组卷方法非常 关键。

3）重视培训学习，提高基建档案管理人员专业水平。要使基建档案管理工作的水平得到明显提高，必须对基建档案管理人员定期进行规范专业的培训。可以多参加当地档案馆或者城建档案馆组织的业务培训，提升专业水平。同时可以抓住当地城建档案馆在建设工程中进行档案工作指导的机会，多向专业人员请教、学习。另外，还可以多向参建单位的档案管理人员取经，学习别人的先进经验，好的工作方法，取长补短，提高自己的业务水平。

4）采取各种办法，提高基建档案归档质量。从建设工程的开始，就重视基建档案管理工作，基建档案管理工作与工程建设同步进行，在工程项目申请立项成功后就开始档案的收集和整理。在工程竣工验收时，也需要及时对建设工程档案进行归档验收，档案管理整个过程做到及时性和准确性，以此提高基建档案管理的质量和效率。

在与各参建单位签订的合同中就明确说明移交档案的质量要求、档案数量以及具体的归档时间。同时，实行基建工程合同制、监理制以起到约束作用。充分发挥监理单位的作用，对其他参建单位的基建档案收集、整理、归档工作进行监督，以确保其他参建单位的基建档案的有效性和规范性。还可以利用城建档案馆对工程档案进行验收的机会，对各参建单位移交的工程档案进行查遗补缺，提高基建档案归档质量。建设单位可以在工程竣工验收过程中，对参建单位是否提交完整合格的基建档案进行核查。基建档案验收不合格就不予验收不予付款，从而有效地控制、规范基建档案的质量。

4 结语

综上所述，随着国家经济建设的快速发展，气象部门基建工程项目的日益增多，基建档案管理工作起到了越来越重要的作用。我们需要从提高对基建档案重要性的认识，明确气象部门基建档案的归档制度，提高基建档案管理人员的业务素质，提高基建档案归档质量等多方面努力，进一步提升气象部门基建档案整理水平。