成人教育学籍档案管理的优化策略

魏 欣

（黑龙江省政法管理干部学院，黑龙江 哈尔滨 150000）

近年来成人教育加快了普及的速度，学校为了保证生源，往往会借助各地开放大学进行管理，再加之信息技术的发展，成人教育由原来的集中面授转化为网上课堂，通过网上学习和考试，学生学习更具自由度，但同时也增加了学籍档案管理的难度。特别是成人教育学生学习时间不固定，档案收集、填写、核对等工作都需要在面授期间进行，时间和人工成本会增加。再加之部分学校对于学籍档案管理工作缺乏重视，具体的投入无法支撑数量不断增加的学籍档案管理工作的要求，这对学籍档案管理质量和水平带来了较大的影响，因此需要积极采取有效的措施来对成人教育学籍档案管理工作进行优化，全面提高学籍档案管理水平。

1 成人教育学籍档案管理的特点分析

成人教育作为高层次教育，实行严进宽出的学习制度，学生入学后即取得学籍，日常是通过在线教育平台进行自主学习，并在规定时间在教学点进行集中面授学习和答疑，学习期限十分灵活。学籍档案管理工作贯穿于学生从入学到毕业的整个学习过程，其真实记载了成人教育学生的入学后的各项信息，能够将学生在校期间的综合表现更好的体现出来，无论是教育管理还是依法治校方面都具有重要的意义。在当前成人教育快速发展的新形势下，对于成人教育学籍档案要求其要具备全面性和齐全性。由于成人教育教学时间和地点不具有固定性，这也导致学籍档案较为分散，给学籍档案管理带来了较大的难度。而且成人教育学生来自各行各业，在年龄和文化程度方面存在较大的差异性，高校在办学形式上也会根据学生特点来采取多种形式，这也使成人教育学籍档案管理工作更具多样性，㳂 档案种类和形式多样，而且档案内容更具繁杂性。

2 高校成人教育学籍管理工作的对策

2.1 强化档案管理意识

学籍档案对于学生具有非常重要的意义，其是学生综合能力和素养的真实和客观体现，同时也是学生参加工作时用人单位考察的重要依据。学籍档案管理水平直接关系到档案的完整度和用人单位对人才的认识。因此作为学籍档案管理人员，需要强化自身的档案管理意识，并对学籍档案的重要性有一个深刻的认识，在工作中能够认真、负责，全面提高学籍档案管理工作的质量和水平，为成人教育工作的有序开展打下良好的基础。

2.2 把好学籍档案管理关

成人教育学籍档案管理工作具有复杂性和繁琐性的特点，为了能够提高学籍档案管理工作的水平，宜认真规范学籍档案管理流程，严格管控学籍注册和核对好具体的信息。目前在信息技术支持下，成人教育学籍注册管理工作发生了较大的变化，一般是通过网络进行，这就更要求成人教育在把好学籍档案管理关。具体要针对学生信息认真进行核实，加大对学生网上电子档案与纸质档案材料不符的情况，根据实际情况及时进行改正。同时还要针对学籍档案实施跟踪管理。在学生完成具体的注册后，面要针对学生专业变更、转学和退学等情况进行跟踪，一旦有变动要及时对学生学籍档案进行更改，保证学籍档案的时效性。

2.3 优化并统一成人教育档案管理制度

成人教育学籍档案管理工作的开展离不开一套系统的管理制度，作为档案主管部门，则需要制定具体的管理标准，针对档案管理基础工作、技术水平和操作程序等进行统一化和系统化，明确具体的细节，并针对档案管理各个程序制定详细的制度，使档案管理人员能够有章可循，进一步促进档案管理模式的优化。

2.4 建立档案数字化管理系统

在针对成人教育学籍档案进行管理工作中，由于信息技术的应用，则应建立起更为完善的档案数字化管理系统，并运用大数据技术来构建学籍档案数据库，将档案数字化管理系统与办公自动化系统进行有效衔接，实现档案信息的高效收集和整理。同时还要加快推进档案数字化的转化，并科学对档案信息进行分类和整理。在档案管理系统建立过程中，还需要考虑到交互界面的高效性和便捷性，即系统针对档案属性和字段能够进行动态管理，并具有多种查询机制，这样不仅能够提高查询效率，而且还能够为档案后台维护和更新提供更多的便利。

2.5 保证档案资料的持续更新

在当前成人教育快速发展的新形势下，学籍档案数量呈现出快速增长的态势，这就需要持续更新学籍档案数据库中的信息，并重视信息技术在学籍档案管理工作中的应用，根据权限实施分级管理，即学校领导层、教学负责人和教师都需要根据自己的权限来进行档案输入，从而及时更新学籍档案资料，再由档案管理人员针对更改后的数据进行审查和批准，合格后录入系统，进一步提高学籍档案的可靠性和完整性。

2.6 加强对档案的开发利用

在当前学籍档案管理工作中，需要重视信息技术的应用，深入对学籍档案中的潜藏价值进行控制，加快推进学籍档案开发利用的步伐。具体应采用大数据技术针对学籍档案进行分析，并注重分析结构要具体应用在成人教育工作中。另外，还应建立学籍档案数据平台，针对学籍档案数据进行收集、记录和分析，并通过将具体的分析结果提供给学校教学和管理工作作为参考，进一步促进成人教育整体水平的提升。

2.7 加强档案管理人才队伍建设

目前成人教育学籍档案加快了网络化和信息化建设的进程，这也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。因此宜构建一支专业化的高素质档案管理人才队伍，定期针对档案管理人员开展培训，强化对网络意识和信息素养，使其能够更好的适应档案信息化发展的需要。同时高校还应构建起一套完善的人才培养体系，并建立健全人才引进和激励机制，全面提升档案管理人员的整体素质，使其在实际工作中能够充分的应用现代信息技术来提高成人教育学籍档案管理工作的质量和水平，实现成人教育学籍档案的有效利用。

3 结束语

在实际成人教育学籍档案管理工作中，整个工作具有复杂性、严谨性和系统性。目前成人教育发展速度较快，学籍档案数量呈现出不断增长的态势，这也对学籍档案管理工作提出了更高的要求。因此在实际工作中，需要树立良好的档案管理理念，加快构建完善的档案管理制度，实现对学籍档案信息的动态化管理，重视现代化技术手段在档案管理工作中的应用，全面提高成人教育学籍档案管理的整体水平，从而为成人教育事业的更快更好发展打下坚实的基础。