信息资源共享下的高校档案管理工作

冯 爽

(湘潭大学 湖南 湘潭 411105)

一、引言

在信息时代背景下，信息技术的先进性、共享性逐渐受到社会各界的广泛关注。在高校档案管理中，信息资源的共享，为其提供了良好的发展机遇。基于此，高校需要紧紧抓住信息资源共享的机遇，根据信息资源共享的要求，实现档案管理工作改革发展，建立新的信息共享模式的同时，满足新时期社会发展的需求。

二、信息资源共享的意义

随着信息化社会的到来，人们充分认识到了信息的价值和优势，全面推进信息化社会建设工作顺利开展，充分实现信息资源共享成为必然。信息的价值主要体现在其能够将所包含的知识和研究成果积极应用在社会各方面发展中。

(一)满足信息资源建设发展需求。在信息时代下，信息资源共享发展和应用在很大程度上实现各个领域信息的融合，优化信息资源结构，从而促进信息资源共享的发张。在高校档案建设发展中，各种档案信息必不可少，这些档案信息是十分宝贵的知识财富。利用信息共享技术，整合高校各项档案信息资源，发挥其最大价值，从而促进信息资源建设的发展。

(二)提供高校信息资源共享的必要条件。高校档案管理实现信息资源共享，可以为社会提供信息共享条件，融合并整合高校档案信息，做好信息分类，既能提升信息资源的利用效率，还能创造和谐稳定良好的信息资源发展环境。有了互联网和通信技术，便可完善相关网络环境、加快建设档案管理，能够为高校档案管理提供良好的资源共享环境。

(三)促进高校档案信息共享的发展。高校档案管理实现信息资源的有效共享，在很大程度上能够促进各个高校之间信息联系和沟通进步，这将大大促进教育领域的信息建设发展，提升现阶段教育水平。充分发挥各高校资源建设、资源共享价值，实现资源共享和优势互补，大幅提升高校科研能力和教育能力。

三、信息资源共享下高校档案管理的策略

(一)提高对档案共享管理模式的重视程度。在新时代高校档案发展中，高校档案管理实现信息资源共享成为当今主要发展趋势，需要高校领导层以及档案管理人员引起重视，转变想法思维，更新管理模式。首先，要对学校档案管理工作引起重视，主动学习相关档案管理的知识并运用到高校实际的档案管理工作中第二，及时跟进教育部和政府对相关档案管理的要求和举措，提高档案管理能力，进而为社会发展所提供信息资源共享服务。第三，加大各方面相关投入，促进高校档案信息资源共享管理建设，升级更新档案管理系统，保证高校档案信息资源的有效共享。

(二)开展高校档案管理信息资源共享基础建设。高校档案管理实现信息资源共享的目的是实现信息资源利用的最大化，发挥档案信息共享的最大价值，为档案信息使用者服务。首先，需结合高校自身档案管理各项情况和社会及使用者对于信息共享的需求，制定档案管理计划，合理开展信息资源共享活动，优化各项信息资源配置。其次，要对各种档案信息进行分类整理，形成资源整合，从整体出发，实现在进行档案信息共享的同时保证资源的完整性，这样才能发挥各种档案信息的应有价值，并将其应用到实际现实档案管理中。最后，高校可以按需制定规划，可以采取问卷调研等活动，调查档案使用者对于信息资源共享的需求和建议，并进行合理采纳，指定出一系列档案管理工作规划和模式，形成具有各校特色的档案管理模式。

(三)创建高校档案使用者反馈模式。高校档案管理要将信息资源共享作为基础点，创新档案管理模式，提升档案管理服务，创建用户反馈模式。档案管理人员必须将共享作为双方共同目标，建立“反馈-结果分析-管理方式改进实施”整体化管理模式，提高对用户反馈的重视。在用户对档案信息共享的各方面提出建议后，对其反馈结果进行具体分析，并根据具体反馈建议建立具体管理模式从而完善档案管理的相关工作方向。多数的用户提出的均为自身真实意见，结合自身情况提出不同需求，档案管理人员从而可以结合建议完善改进自身工作。

(四)加强人才培训。高校档案管理人员的素质十分重要。加强对档案管理人员的知识培训和思想道德，从而使其更好地投入到档案管理的工作中。同时，培养信息化专业档案管理人才，信息资源共享离不开信息技术，高校应大力培养拥有丰富计算机专业知识和工作经验的档案管理人员。

(五)构建高校档案信息服务中心和高校档案信息共享集成系统。采集、整合电子档案信息资源是档案信息化建设的重要内容，也是实现资源共享的关键。高校档案信息服务中心不仅面向高校的教学、科研和管理，还向社会提供服务，也是一个具有全局观念、开放型的服务机构。如果高校把自己作为“信息孤岛”，没有协调好形成一个信息资源的联合系统，那信息资源共享就会变成纸上谈兵，信息资源共享的壁垒也没有被打破。因此，为实现高校间档案信息资源的整合和共享，建设档案信息集成共享系统成为了必然趋势。一要加强特色内容的数据库建设。大数据的挖掘和分析功能要进行充分利用，体现大数据的价值性，并且做到在海量的信息资源中分辨识别各种零散信息，通过加工和组合后形成的具有专题性、高层次的档案信息特色共享数据库。建立目录、索引、全文数据体系，通过合理的分工与合作，形成共享的合力。二要加强特色流程的数据库建设。在信息共享的流程中，高校应针对自身档案管理特点，制定具有自身特色的信息资源共享流程。高校档案资源的共享，要将内容共享和流程共享相结合，在各高校档案信息服务中心的基础上，通过建立各个院校的关联，构建整体信息资源共享数据库、资源库。

四、总结

综上所述，随着我国教育制度和信息技术的不断改革发展，高校档案管理信息资源共享化成为必然。首先要加强对信息资源共享模式下档案管理工作的重视，完善高校档案管理的服务体系，重点加强对高校档案管理人员的专业知识和思想道德培训，为高校发展档案管理信息资源共享工作提供人才基础。在信息化档案管理工作的基础上不断促进信息资源共享，加强高校与高校之间、高校与社会之间的信息交流，让高校档案管理切实为推动我国高等教育制度发挥作用。总之，当今社会信息资源需求不断提升，信息资源共享已经成为社会发展的必然趋势。对于高校建设和发展来说，要切实牢牢把握信息资源共享模式，提高对档案共享管理模式的重视程度，开展高校档案管理信息资源共享基础建设，发挥档案管理信息资源共享的最大化价值。