大数据时代档案管理模式变化研究

赵新民，秦广久 ，马向阳，怀保民，姬荣荣

（1.山东建筑大学 合作发展办公室，山东 济南250101）2.山东建筑大学 人事处，山东 济南 250101）

随着网络技术和云计算的不断兴起与快速发展，数据正呈指数级速度增长，国家档案局局长杨冬权曾在2013年在全国数字档案馆建设推进会上提出：数字化、网络化和信息化已彻底影响了现在人们的工作和生活方式，数字不再仅仅代表计算，大数据时代已经来临。

大数据可以说是一种数据量庞大到不能通过常规的数据软件进行解析处理的数据集[1-2]。主要存在4V特点：其一，海量性（Volume），大数据的技术数据处理量极其巨大；其二，多样性（Variety），不仅包含有传统结构化数据，还包含着网络信息时代下产生的新的半结构化和非结构化数据形式，且半结构化和非结构化数据的增速远远大于结构化数据；其三，速度快（Velocity），主要体现为时刻快速生成的大量数据，以及快速处理海量数据的响应速度；其四，价值密度低(Value)，相对与大数据的海量，其中有价值的数据所占比例相对较小，因此需要找到数据之间的不同联系，从而提高数据的利用率。

档案基数和种类随着科技和时代的发展的不断增加，使其档案管理模式使其适应大数据背景下的档案管理工作，对其大数据时代下档案管理模式变化进行研究尤其重要[3]。模式转变不仅可以更好的保护档案文化资源，也能够一定程度上优化完善档案业务流程，充分挖掘其档案增值信息，加快档案管理机构职能建设，促进档案事业快速发展。

1.大数据下档案管理的特点

1.1 适应性

大数据背景下档案管理的适应性主要表现为：大数据与档案管理的特点完全一致，目前而言，我国单个档案馆数据资源总量能够达到PB级的不多，但以我国的庞大的人口基数来算，随着现在档案数字化不断扩散到政府、医疗和教育各行业，可以说覆盖包含个人一生的数据，因此电子档案数据正在呈指数型增长[4]；档案的多样性体现在随着不同行业之间产生的不同档案数据，除了涉及传统纸质版档案，又增加了非结构化的档案数据（如图片、视频音频、网络地址链接等），其种类和形式均发生了翻天覆地的变化；随着不同行业的档案进行交叉联系，档案以一种真实、可靠的方式记录着历史和社会的发展，其价制度是不容置疑的，随着使用的人越多，其价制度越高；同样为了适应社会发展的快节奏，档案检索查询服务也需要专业的设备与技术，不仅能够满足客户快速查询的使用需求，还能够从不同的途径扩大档案收集方式，使得档案更全面具体。

1.2 共享性

数据资源的共享可以说是网络时代最大的特点，将不同的档案馆之间建立联系性，实现档案资源的共享也是档案资源管理工作最大的特点。档案信息资源的前提是需要共建档案信息资源，即要求各档案馆之间必须打破信息资源壁垒，进一步扩大档案信息资源数据库收集范围以及档案之间的紧密联系性，使其形成一个有联系性的整体，全面实现档案信息资源共享[4]。数据资源共享平台的建立不仅要兼顾原始纸质版档案数据，还需要对其不断产生的网络档案数据进行收集，并依托于大数据时代的云计算、语义分析、数据挖掘等新技术，进一步提高了检索速度快的服务需求，更大限度地体现档案资源共享的价值。档案资源的共享性不仅提高了档案资源的利用效率，大数据技术的应用使得在数据检索时，只需凭借关键词、时间或类型就能进行快速检索得到结果，打破了档案管理工作的时间、空间的限制。

2.大数据时代档案管理思维的转变

2.1 网络化服务思维

档案管理工作的网络化服务思维与其共享性是相辅相成的。档案数据的网络化管理能够打破传统档案服务模式的时间、地域、利用手段等各方面限制，不再是点对点的档案查询服务方式，而是点对面的网络化思维方式，仅需一个客户端或查询系统即可满足用户的需求。

依托与大数据时代档案管理模式的共享性特点，建立网络化的服务思维模式，其本质是通过使用专业的技术手段和科技设备，提高档案数据查询的准确性以及信息的针对性，为用户提供网络化、个性化的服务工作模式。档案服务模式随着时代的不同不断升级变化，网络化思维模式改变了传统的档案存储方式，降低了档案管理成本以及相应的物理风险，同时管理人员也不再是只对档案数据信息进行简单的分类整理，还需要构建档案数据分析库，提高档案管理效率，且能够确保不同用户的多样化、个性化服务需求得到满足[5]。

2.2 信息化思维

信息化思维是指技术人员能够站在信息化视角下对重新认识档案数据、分析矛盾和联系点、处理问题，确保档案管理工作的顺利进行[6]。当然信息化思维也包括档案数据信息化模式改变，积极使用数据库处理、扫描、文件压缩等信息技术，使其纸质版的原生档案资料转变为易于现代网络保存的电子数据。

档案数据的信息化建设主要从以下三个方向入手：首先要建立全面的数字化档案目录数据库；其次就是建立全数字化档案资源数据库（原有纸质档案资源的数字化建设，以及保存并归档已经形成的电子文件）；最后是档案资源的数据化管理。通过上述三个方面完成档案数据的信息化建设工作，顺应了档案管理的数字化发展规律，能够利用大数据处理技术对档案有效信息进行提取、挖掘和二次处理，从而提高了档案数据信息化管理效率和档案信息资源的利用效率，也是为我国档案管理模式改变提供了发展新的研究方向。

2.3 专业化思维

档案管理模式专业化思维可以分为档案管理人员的专业化、档案数据处理技术的专业化、档案管理模式的专业化三个方面。其中档案管理人员的专业化是指成立专职档案管理工作小组，能够有效地使用先进信息网络技术手段进行档案管理工作，对于海量的电子档案数据信息能够方便快速地进行处理，尤其是要注重培养档案管理人员将档案管理与信息技术联系密切的专业化意识；另外处理技术的专业化是依托于现有的设备的专业化以及大数据处理技术的专业化平台，要善于使用两个工具严格监控档案数据接收和信息收集环节，不仅要确保信息的真实性和全面性，还需要准确挖掘不同档案数据信息之间的联系性，并将数据处理、储存两者实现一体化管理，同时使用更高、更专业的网络加密技术来保障档案数据的安全；最后管理模式专业化是贯穿于档案管理工作的全过程的，不仅要需要结合自己部门的实际情况，能够善于使用专业的管理技术和管理流程，还需要对不同的档案管理部门进行交流合作，健全和完善档案管理信息平台，实现档案工作的综合管理，从而保证为需求者提供科学和专业的信息服务。

3.大数据时代档案管理手段的转变

传统档案管理工作可以划分为收集、鉴定、保管和利用四个方面，其中重点工作还是对档案实体收集保管，以及根据使用者需求提供档案原件的查询功能服务[7]。传统档案管理工作重管理轻服务，忽视了主动提供档案信息服务以及信息之间联系的价值性。随着大数据时代的到来，传统纸质载体的档案数据保存方式也是受到使用条件以及实用性的考验，数据处理算法的研究不断深入，数据的价值尤为突出，档案管理工作在大数据背景下不断完善和发展的同时其管理手段也需要做出一系列的改变。

3.1 档案收集方式的转变

过去由于受信息技术存储方式等因素的限制，其传统档案收集模式不能将所有历史数据进行归档保存，只能是通过限定归档范围或者保管期限的方式手段，将重要性以及具有代表意义的数据资料进行保存留档，虽然这种档案管理模式也对档案数据的价值进行了区分，且保持了不同档案之间的联系性[8]，但随着档案数量、类型不断增加，更何况档案的形式也随之发生了彻底的改变。

传统的档案收集模式已经不能对海量档案进行有效的收集和科学的管理了，继续沿用原有管理模式势必会导致数据收集不齐全，档案分类不系统等问题出现，因此档案管理工作也是需要顺应科技的发展，而且合理运用大数据技术使得档案收集工作的范围再次扩大，将全覆盖活动中形成的原生的档案数据，以及现存档案数据信息化过程中形成的电子数据，更或者网站门户上的信息资源，一切数据均被视为档案资源收集，从而形成档案信息资源大数据集。且大数据网络技术能够将所有档案快速的以种类、时间为序进行排列，并确保归档齐全完整，避免重复归档，且以永久网络保存。

3.2 档案保管形式的转变

传统档案管理模式下，其档案材料多数为纸质版资料，本身的电子档案数量较少（主要包括管理文件、视频音频材料），因此将电子数据存储在光盘内，整体来说检索时间和档案管理成本较小。但大数据时代的到来，档案的数据种类发生改变，多以文本、图像、图形、影像、声音、多媒体链接、数据库系统等多种结构化数据形式呈现，尤其是网页、图片、邮件等半结构化或非结构化数据正在呈指数型增长，其占比系数越来越大[9]。因此光盘存储介质不管是在容量上还是在形式性都已经不能满足当前档案存储的需求，也是为了更好地兼容半结构化、非结构化数据的储存，选用合适的网络数据存储方式融合异构数据，才能够更加方便于档案数据的挖掘与分析。档案管理人员通过大数据技术能够处理海量档案信息，同时合理地调配档案数字化所需的资源，能够不断降低档案管理成本，提高档案检索服务效率。

3.3 档案使用机制的转变

大数据时代背景下，档案的使用机制也从对象、载体、内容到手段都发生了根本性的变化，档案的使用机制正在趋于多元化、个性化、实时性、时效性[10]。主要表现在：一是用户多元化，传统的档案管理部门的服务对象仅仅是局限于内部使用，随着网络化和信息化的发展，扩展了使用者的范围，使得任何一个外来成员都有可能是其潜在用户；二是载体多样化，除了传统的纸质档案数据存储方式，图片、音频、网页等半结构化和结构化数据也是成为了档案数据的主流储存方式，而且这种电子数据档案流形式更能够方便使用者快速查询；三是内容集成化，大数据的发展不仅仅使得档案数据的广泛性增加，也是使得相互之间的联系性挖掘成为可能，档案使用者的需求也发生改变，不再追求档案数据的广泛性，而更重视档案数据之间的联系性价值；四是服务便捷化、个性化，尤其是网络化的检索查询服务体验，不仅打破了过去传统服务模式的时间和空间限制，还能够满足需求者随时随地高效、快捷的进行档案数据检索。

3.4 档案管理人员的转变

传统档案管理工作重管理轻服务，对于档案管理人员要求也较为简单纯粹，只需要具备相应的档案管理专业知识、对档案事业保持热情和保守档案工作秘密等条件即可。而大数据时代背景下的档案管理工作涉及到多学科、多领域、多技术的交叉，因此对于档案管理人员的技能要求也相应提高，除了需要多年的专业知识积累，还需要有其他方面的综合能力，尤其是对网络技术、计算机知识以及专业的管理系统技能都要有一定程度的了解。

4.大数据时代档案管理的应对举措

4.1 加强大数据思维宣传教育

前面大数据时代下档案管理工作需要转变工作思维模式，更重要的是转变大数据思维，不要沉浸在传统的档案管理理念，因为档案收集来源和收集方式在不断的扩充，势必会带来海量的档案数据信息，因此将大数据技术更好地应用在档案管理是重中之重。

在大数据的时代背景下，档案的数据信息不仅要求真实全面，还要能够有效进行筛选处理有效信息，并进行二次处理和数据挖掘，充分体现档案信息的价值。为能够更好的把握大数据下的机遇，档案管理部门首先应当对工作人员不断强化大数据思维宣传教育，使其充分了解到大数据的真正价值，数据不再仅仅用于计算，而是个人生活紧密联系在一起的，如果能够有效地利用大数据技术对现有的数据进行分析处理，就可以挖掘出不同档案之间的联系，从而实现档案资源的共享化、信息化和网络化，全民实现档案的数字化管理。加强大数据思维宣传教育可以定期让员工参加大数据相关技术讲座，更好地了解大数据技术，能够在这个信息快速更替的时代，始终保持走在前列，从而能够更好地将大数据技术与档案管理工作相衔接，另外，档案管理部门自身可以给其他的相关部门定期进行管理或技术培训，使不同的部门之间都能够形成一种大数据思维模式，从而更好地配合档案信息化的管理工作。

4.2 加强档案管理人员岗位培训

大数据时代对于档案管理人员是一个巨大的挑战，传统档案管理方式虽然劳动强度大，但是其科技含量较低，且偏重于档案实物的管理工作。数字化时代对档案管理人员无论是能力，还是整体素质上都提出了更高、更全面的要求，不仅要有认真负责的工作态度，更要具备基本的电脑操作技能以及相关系统的使用技巧。

目前大部分档案管理人员计算机以及数字化处理技能水平仍达不到当代大数据化的档案管理模式，对于数据处理设备的更新也不是很及时，使用的陈旧或机房淘汰下来的设备，完全达不到现在档案数字化管理的要求。因此，对于部分档案管理工作部门除了需要引进新的科技设备外，还需要对其进行使用技巧培训或者档案数据处理技能培训，使其改变原始的简单查询模式，使用更精确、更全面的数据查询系统对档案数据进行挖掘和二次处理，一定程度上能够降低档案管理工作人员的工作强度，减轻其工作压力，更难调动工作人员的积极性，从而提高档案管理工作效率，还能够为档案查询者提供快速便捷的服务。必要时引进网络技术方面的专业技术人员进行档案管理工作，同时也要支持工作人员对先进示范档案馆进行参观学习，进行不定期的交流，不断提高工作人员管理水平和技能水平，同时能够更加完善和规范大数据下的档案管理过程。

4.3 建立档案服务工作体系

档案管理工作的服体系主要是实现档案使用的多元化、社会化、便捷化和个性化功能，以使用者需求为向导，在档案数据中主动挖掘不同信息之间的联系性和价值性，为使用者提供网络化和智能化服务。在当下信息化和网络化的时代，档案管理工作的负责人要对网络技术发展有一定的理性认识，分析其对档案管理工作的影响，并且不能够再将网络技术只看做是一种先进的技术手段，而是要将其作为一种优质的工作方式和理念。

数据共享，扩大档案服务对象，也就是档案信息化的建设部署，在构建其优良的工作条件下，积极采用网络信息技术来开展指导档案信息化建设，引导档案部门主动参与到社会各项活动中来，将服务范围由内部扩散到社会局面；同时运用新技术，创新档案服务方式，对档案数据信息进行分析和深度挖掘，突出不同数据之间的联系性，档案数据记录了各行各业取得的重要研究成果与先进经验，是促进国家和社会不断前进发展的重要参考依据，尤其是高、精、尖的技术资料，除了具有极高的学术价值之外，还能够带来巨大的社会和经济效益。最后，加强管控，提升服务质量，档案管理人员要改变以往的管理模式，由管理者的身份向服务者身份转变，不再是档案的保管者和调卷者，而是档案数据信息的传递者和服务者，以用户需求为导向，建立档案服务管理过程监控体系，进一步规范档案服务流程，从而通过网络技术让档案资源实现共享，为开展社会活动提供深层次、高质量的服务。

5.结语

档案管理部门是社会工作、科研活动的历史记录和数据资源的管理者，现阶段，档案的大数据化正使档案工作人员在管理思维、处理技术、机构职能、业务流程等方面有着前所未有的机遇和挑战。档案管理人员要紧跟时代的潮流，积极合理地运用大数据信息处理技术，以最佳的方式更好地完成“为国守史、为党管档、为民服务”的使命。