地质资料归档与汇交中的常见问题分析

卢玉喜，易丙红，孙 鹏

(云南省地质调查院，云南 昆明 650217)

地质资料是指在地质工作中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始地质资料、成果地质资料和岩矿芯、各类标本、光薄片、样品等实物地质资料。它是人类探索地球的认识积累和客观记载，是国家和社会投入大量的人力、物力、财力通过地质调查和资源勘查取得的宝贵财富，也是地质资源信息的宝库，为国家经济建设提供重要的基础信息，包含着巨大的社会经济价值。

随着计算机信息技术的迅猛发展，国家对地质资料的汇交和管理也越来越重视及规范化，不仅汇交工作要求的质量在不断地提高，而且汇交的内容也在不断增加，由以前提交成套完整成果资料，发展到进行电子文档制作系统的填写，并要提交原始与实物地质资料目录清单，电子文档制作系统由老版本逐步发展到目前广泛使用的Edmaker2017系统，这正是地质资料现代化管理的体现，适应了时代对地质资料归档与汇交的要求。地质资料汇交工作为地质资料的保存及开发利用提供了保障。因此做好地质资料归档与汇交是每个地勘单位应尽的责任与义务。

1 地质资料归档整理的方法

1.1 建立地质资料总账

每一个地质调查项目的开展，基本上需要投入多种勘查技术手段(如物探、化探、遥感、槽探、坑探、钻探等)才能达到预期的找矿目的。一个项目从实施到结束，需要一定的工作周期，短则几个月多则数年。项目一旦正式启动进入野外工作阶段并随着各种勘查技术手段交替实施，形成的原始地质资料数量会逐渐增多而且复杂，因此从项目启动之初，项目负责人就要监督并指定专人建立好相应的地质资料总账，信息一般应包括：总序号、资料文件题名、介质形式、形成时间、形成人等。也可以根据个人习惯建立一些相应的信息。这些信息对于后期的地质资料整理工作非常重要。

项目在野外施工过程中，随着野外工作的不断推进，项目组人员最好在野外工作期间尽量做到纸质资料及时整理、及时更新，比如野外记录簿应符合地质工作规范，记录的信息要清晰、完整，字迹不宜潦草，对点号、岩层产状、地质代号、厚度、长度、面积、体积、坐标等重要数据，重要地质现象素描图及其它主要图件均应着墨。野外手图、实际材料图要注意保管，多数都会涉密。记录表和编录表在地质剖面实测、岩心编录、采样登记等实际工作中，按照一定要求填写完成的登记表或编录表，内容要完整、清晰。编制完成的记录表或编录表根据分类可分别编号。其它纸质材料(如调查卡片、质量检查记录等)也要及时整理跟进。

待野外地质工作结束后，项目组人员将各自手中整理好的野外资料统一交至资料专管人员处并纳入地质资料总账中。这时资料专管人员需要对地质资料总账进行二次整理和汇总，包括室内整理、测试分析、数据汇总、成果编制等过程中形成的纸质资料等做好整理、标识等工作，并及时汇入到地质资料总账中。使整个项目所有资料形成一个“流水账”。这样既方便资料查阅和使用，同时也为后期项目资料归档与汇交打下了坚实的基础。

1.2 原始地质资料的整理与分类

原始地质资料是野外形成的第一手资料，在后期整理过程中原则上不能进行数据更改。主要是对原始地质资料进行整理、分类和命名，分类的原则按照《原始地质资料立卷归档规则》(DA/T 41-2008)将原件分成底、测、观、探、样、试、录、像、综、文十类。分类的同时可以筛选出Ed-Maker中要汇交的原始资料电子文件，筛选方法可参考附件1《原始地质资料汇交细目》，若筛选出需汇交的原始资料没有电子版则需要扫描纸质文件，扫描分辨率不低于300dpi，且要对扫描文件进行修饰和纠斜处理，然后统一存储为PDF(文本、表格部分)或JPG(图件部分)格式。《原始地质资料汇交细目》中规定汇交以外的所有原始资料可以不用添加到Ed-Maker原始资料中，但考虑后期原始地质资料立卷归档的情况，就直接将无需汇交的所有原始地质资料也一起添加到Ed-Maker原始资料中，只是这些资料不需要挂接相应的电子文件，且“是否汇交”一栏中选择“否”，“载体形式”填“纸”即可。添加到Ed-Maker原始资料中的所有原始地质资料形成的目录就可以直接作为原始地质资料立卷归档的目录了。这样做顺便就已经完成了原始地质资料立卷归档的大部分工作。分类及筛选完成之后就对各个类别中的每一个文件进行命名，命名的原则均统一按照顺序号加一个空格加文件题名。这样命名的目的是方便后期资料又快又准的添加到Ed-Maker原始资料中。

1.3 成果地质资料的整理与分类

项目通过最终评审、修改、复核并取得审查意见之后，归档人员就可以对成果地质资料进行全面的整理。具体操作流程可按：文本部分编辑处理(主要包括成果报告、附表、附件编辑排版、插图修饰)-报告附图整饰(MAPGIS格式的图件或其它格式的图件进行修饰)-资料分类-命名-生成对应的存档电子文件(文本、表格部分存为PDF、图件部分存为JPG)这种方式进行。分类按照《成果地质资料电子文件汇交格式要求》可分为正文、审批、附图、附表、附件、数据库、软件、多媒体及其它九类。每类中各个电子文件命名的原则仍然是顺序号加一个空格加文件题名。这样命名的目的同样是方便后期资料又快又准的添加到Ed-Maker成果资料中。

1.4 利用Ed-Maker制作电子文档

将分好类和命名好的原始地质资料及成果地质资料的源电子文件、存档电子文件分别添加到Ed-Maker原始资料和成果资料中，添加完成后所有“文件题名一栏”里都会带有序号需逐条手动删除，否则跟实际文件题名不统一。此外还需认真录入项目基本信息、实物资料基本信息等。对于涉密资料要准确的填写好相关的涉密种类、涉密事项。待所有资料添加完成及基本相关信息录入完善并确认无误后再点击开始生成文档。

1.5 纸质及电子文档初检

将生成的电子文档及相关的纸质资料交至单位资料室相关人员做进一步检查：检查人员首先根据了解的项目资料形成情况、项目任务书的要求、评审意见书中提交的技术文件目录及项目类目表进一步检查成果和原始资料提交的是否齐全完整。其次检查纸质资料打印(激光打印)、用纸(A70g以上)和装订(不超过2cm)如排版、附图、原始资料以及纸质资料盖章等是否符合要求。再次检查电子文档与纸质是否一致。

2 地质资料汇交程序

2.1 建立独立汇交单元

地质资料汇交前，汇交人应登录全国地质资料汇交监管平台的“汇交人”模块，进行“项目信息查找”，查找项目，如项目库无，需要新建项目(即建立独立汇交单元)；如果监管库里已经有该项目，直接上报项目实物地质资料目录清单。上报的实物地质资料目录清单可直接从Ed-Maker生成的电子文档中“管理性文档”里拷贝。需扫描成PDF盖章后再上报。

2.2 资料报送

实物地质资料目录清单上报成功后由国土资源实物地质资料中心审核并筛选出需要汇交的实物地质资料后，汇交人就可以按国家、国土资源部规定的汇交渠道和相关要求向全国地质资料馆或省级馆藏机构、实物地质资料中心汇交符合规定的成果地质资料、原始地质资料及实物地质资料。

2.3 资料接收验收

负责接收地质资料的全国馆或省级馆藏机构对地质资料的纸质和电子文档通过检查、验收。验收合格的，在全国地质资料汇交监管平台(以下简称监管平台)上确认，并纳入地质资料汇交汇总表等相关信息；验收不合格的，通过监管平台发放《地质资料补充、修改通知书》，一次性告知汇交人应补充修改的内容。汇交人应在收到《地质资料补充、修改通知书》规定期限内，完成地质资料补充修改工作并重新汇交。

2.4 汇交凭证发放

汇交人按规定完成成果地质资料、原始地质资料和实物地质资料汇交后，负责接收地质资料的馆藏机构依法依规完成地质资料的验收后，由接收资料的馆藏机构通过地质资料汇交监管平台发放《地质资料汇交凭证》。

3 汇交中常见问题的分析

3.1 成果地质资料格式编制不规范

3.1.1 文本部分

汇交的成果地质资料中的正文、附表、附件文本部分，应严格按照汇交格式要求进行标题命令制作，常出现的问题：

(1)报告修改后目录未更新页码，造成纸电不一致。

(2)报告目录与汇交的内容不符合，图件名称或比例尺与报告目录不相符。

(3)标题定义定级不正确、不统一，或漏定义章节，或定义与标题无关的内容。

(4)报告插表中的续表无表名、表头，表格中有部分文字显示不全。

(5)报告中插图未按相关要求制作，未经处理直接用原图压缩插入，插入后肉眼不能看清。

(6)章、节和正文文字没遵守规范要求的字体及字号。

(7)段落之间行距不统一。

3.1.2 报告附图部分

报告附图是报告的主要组成部分，常出现的问题：

(1)MAPGIS制作的附图缺少或有多余的矢量化图层文件(点、线、面)，缺少使用的系统库。提交的子图库与附图的电子文件子图库不匹配，导致电子文件附图无法打开或打开后与纸质不相符。

(2)附图的制作未按“地质图件制作方法”规范编制。如地质图用色、地质代号的表示、图例的表示、图面的整饰等不符合编图规范。

(3)图面内容有压盖现象，图名、比例尺和责任表里不一致。

(4)地质图岩性花纹与图例不一致或者缺少图例。

3.2 原始地质资料分类整理不规范

(1)归档人员对原始资料的分类办法掌握不好，不能按照规范准确、合理的归类。

(2)野外记录本中对点号、岩层产状、地质代号、厚度、长度、面积、体积、坐标等重要数据未着墨。

(3)扫描的纸质文件分辨率不够，对扫描文件未进行修饰和纠斜处理。

(4)装订方式、装订厚度不符合相关规范。

3.3 电子文档制作不规范

归档人员对电子文档制作系统Ed-Maker的使用情况掌握不够熟练，对软件注意事项缺乏详细了解，对文件信息的录入不够全面，普遍存在填错或漏填数据项，对涉密文件未按《涉密地质资料管理细则》的规定进行正确定密等。

4 原因及改进措施

项目组人员缺乏地质资料归档与汇交意识，普遍认为项目只要完成目标任务，成果报告顺利通过评审、审查就算完事了，在报告审查后没有对各类地质资料进行系统的整理、分类、立卷、归档，认为资料归档与汇交是档案人员的事，与己无关，根本没有认识到这项工作的重要性，不明确资料归档与汇交的意义。没有掌握好资料归档与汇交标准、规范及要求。改进措施：

4.1 加大宣传力度，深化地质工作人员归档汇交意识

地质资料归档与汇交是地质成果得以保存的重要环节，是地质资料提供社会服务以及二次开发利用的基础。资料归档与汇交这项工作不能局限于归档人员来做，应该加大宣传力度，扩展到每个地质工作人员，资料管理人员要积极主动将涉及资料归档与汇交的有关政策、文件，以及标准、规范、要求分发给各个项目组，并及时与项目负责人沟通、组织项目组人员学习，使项目组人员增强归档与汇交意识，深入理解和掌握地质资料管理的新制度、新技术、新要求。从思想上明确地质资料归档与汇交的重要意义，并认同这项工作的价值。

4.2 加强技术培训，提高业务素质

新形势下国家对地质资料的归档与汇交不断提出了新的要求，为跟上新时代发展的步伐并进一步做好地质资料归档与汇交工作，这就需要对地质工作者加强技术培训，通过开展培训学习的方式让基层地质人员尽快掌握“地质报告编写规范”、“地质图件制作方法”、“成果地质资料电子文档汇交格式要求”、“原始资料立卷归档要求”、“涉密资料定密原则” 等相关技术规范，借助培训使基层地质人员提高对资料归档与汇交的重要性的认识，促成地质资料归档与汇交的质量明显提高。