信息社会角度谈企业办公室文书管理工作改革

陈莉玲

（国网四川省电力公司布拖县供电分公司，四川布拖 616350）

0 引言

随着市场环境的变化，越来越多企业内部的办公室文书管理模式逐步采取不同的创新策略，将信息化管理技术融入管理模式中。我国大多数的企业目前都还处于发展和转型阶段，如果企业要想在激烈的市场竞争环境下保持长期稳定发展，就要做好企业的内部的办公室文书管理工作。在管理措施落实的过程中，要明确企业的经营办公室文书管理职能，保证企业的可持续发展，推动企业的生产效率。但是就现阶段而言，在经济和科技快速发展的新形势下，我国企业的办公室文书管理方式还存在许多的问题。企业要想在市场上有一席之地，就要根据自身发展需要，提高企业办公室文书管理的质量与水平，将创新管理模式落到实处，确保有效促进企业发展，充分保障企业的经济效益。目前我国已经进入5G 时代，网络技术也已经相当成熟，我国社会的生产方式也在逐渐的向信息化经济建设模式转变，是未来的发展方向。为了顺应现代化建设的趋势，政府与企业必须抓紧由传统落后的管理体系向信息化新型高效管理模式转型。信息化技术对于企业内部的办公效率和文书资料管理有着极高的优势，尤其在是企业办公室文书档案管理的工作中，利用网络信息交流的便利性，可以有效解决信息数量爆炸式增长背景下的资料管理困难的问题。融合信息化技术的办公室文书管理措施，能够保证办公资料和信息的安全性，在对信息调取时也方便了不少，减轻管理人员的工作压力，为后续办公室文书信息的使用与分析也打下坚实的基础。本文将详细分析现阶段企业办公室文书档案管理工作的弊端及存在的各方面问题，根据实际情况，有针对性地从信息化社会角度提出管理的优化与创新措施，保证企业在过渡转型时期稳定的发展。

1 企业办公室文书档案管理现状

1.1 信息化管理的重要意义

企业内部办公室档案信息管理质量是企业发展的关键。企业经营管理包括企业发展的总体规划，企业的社会经济活动的基础和企业所要完成的重大事件，从客观上印证企业文书档案管理的重要性。因此，企业内部在进行管理时，相关的部门必须充分发挥其职能作用。在我国信息化建设新形势下，企业内部办公室文书档案信息管理要突出其导向功能，保证企业职工的根本利益，提升企业的向心力和凝聚力。过去传统的办公室文书档案管理工作存在种种弊端，信息化的管理体系可以针对传统模式中的问题进行优化和改善，但是信息化技术也并不是完美无缺的，其自身还有很多的优化空间。如今企业的办公室文书信息管理工作现在可以通过线上的方式进行，而且办公室文书信息在调取的过程中，每一环节都可以通过信息化的数据清晰地呈现在管理人员眼前，充分体现互联网信息化的便利性，一旦某个环节出现问题或错误，不仅能够一目了然的返现，而且错诶信息的反馈也是非常高效的，这全部都要得力于互联网的高速传播性，同时办公室文书信息的安全性将得到质的提高，相比过去的档案管理，提高信息管理的透明度，有利于维持企业内部公平竞争的工作环境。

1.2 现阶段信息管理模式不完善

目前很多企业的档案信息管理系统仍旧不够完善。电子文书信息管理涉及的技术还不够成熟，不利于办公室档案信息统计与管理工作稳定的实施。现阶段造成系统不完善的主要原因是相关的系统程序设计技术人员的水平不够，同时也没有在对企业内部实际工作情况进行全面的考察，缺乏事实的基础，导致设计的管理方案与系统不能很好地符合企业内部生产与工作的实际情况。另一方面，管理人员在对信息进行操作时，由于对新技术新系统掌握还不够熟练，也很容易出现失误，如果系统的自我修正功能不够强大的话，就会导致操作上的错误逐渐被放大，最终造成不必要的经济损失。在当前阶段，很多企业内部关于人力资源的档案管理制度都存在严重的缺陷，管理手段存在很大的局限性，不利于营造企业内部良好的工作的环境。阻碍人才进步和发展，也是影响企业自身稳定发展的不利因素。在当前很多的企业部门不能根据公司的实际情况对工作人员进行统筹安排，档案信息管理效率低下，会使降低企业员工的工作积极性，工作环境越来越不和谐，人力资源管理水平不高必将会导致企业市场效益的降低，因此高效的人力资源文书信息管理对于企业来说是十分重要的。

1.3 管理措施缺乏实用性

企业内部的办公室文书信息管理包括人力资源管理、财务管理、工作绩效管理、客户信息管理等方面，这些方面都是推动企业未来的发展的重要组成部分。但是目前我国大部分的企业却对信息化管理缺乏足够的重视，办公室文书管理的结构分布十分不合理，而且监督体制也不完善，无法保证新的管理制度能够严格落实，使得信息化办公室文书管理工作缺乏实用性。从管理系统结构分布和职能划分的角度来看，目前大多数的企业的信息化办公室文书管理部门中人员的岗位与职能划分不明确，不能根据工作人员的实际情况对其职位进行合理的分类，缺乏专门的管理制度。如果不能很好地明确岗位职责划分的界限，在出现工作上的失误和问题时，很难进行合理的责任追究。在系统操作出现失误时，很容易出现互相推脱责任的现象。为了将信息化技术有效融入文书档案管理模式中，人才的支持是必不可少的，但是很多供电企业对于人才的培养也不够重视，长期以往，一定会对企业的经济效益和成本管理造成严重的损害。

2 企业办公室文书档案管理优化措施

2.1 智能化网络管理模式

为了提高信息化技术在企业内部办公室文书管理体系中的适用性，可以结合网络的平台进行信息的管理，同时利用智能算法技术，提高计算机对文档的识别度。企业可以建立办公室文书线上信息管理平台，线上信息管理平台能够有效减少复杂度。通过线上的社区平台，办公室文书管理流程中的每一环节都可以通过线上平台清晰反映在监管人员眼前，充分发挥网络信息交流的便利性和可靠性。线上的办公室文书信息管理系统自动对信息进行分类，根据信息价值的不同设置分级保护策略，越是重要信息越是敏感，出现数据异常时，不仅能够及时进行通知，而且能够将错误的信息数据快速的反馈给管理人员，便于查证。为了防止信息泄露事件的发生，极大提高数据信息管理的安全性。如果线上平台的使用人员在线上查询自己的信息时有疑问或者相关的工作人员对线上信息管理操作方式有意见或建议，都可以通过线上平台进行反馈，能够有效减少企业办公室文书管理过程中出现的种种矛盾，提高使用者对线上营销信息管理平台的满意度。

2.2 检索系统人性化

为了保证操作人员与计算机进行交互时的效率，对于办公室文书信息管理平台的UI 界面设计必须要注重人性化。在追求功能完善的同时尽可能简化操作界面，其中最重要的就是检索系统。检索算法要不断优化，避免搜索关键词时查找不到相关信息的情况。检索系统也要设定查询权限等级，保证相关人员办公室文书信息的完整性和安全性。检索系统要做到非常方便地搜索到相应的档案，还要保证顺利归档。为了保证后续工作顺利进行，要对计算机系统进行设置以适应企业内部实际情况。在进行档案储存的工作时，要详细记录档案的信息并进行科学的分类，方便以后工作需要时能够快速查到所需的资料。计算机服务器储存的容量是有限的，为了提高档案的价值和管理的效率，要对已经失效或没有价值的文档定期进行清理，及时释放储存空间，合理分配办公室资源。在清理的过程中，要做好档案的筛选工作，避免与其他文档混淆，导致删除有用的文档。定期清理垃圾文件能够提高企业办公室文书管理过程中有限资源的利用率。

2.3 办公室文书管理统筹兼顾

企业自身的发展必须要与市场经济转型相呼应，得益于网络信息技术的发展，生产的模式早已经摆脱传统束缚，企业的业务范围也更加广泛。为了满足市场多元化的需求，企业内部档案信息管理必须要做到统筹兼顾。对于管理工作的规范化和标准化提出高要求，并且要严格把关。办公室文书档案管理工作对于相关人员专业知识素养有着极高的要求管理方案和措施要满足企业各个部门的要求，不能偏向一方，要保证资源的合理分配，为后续信息化管理工作排除潜在的隐患。

3 结论

综上所述，本文已经从信息化技术的角度对企业的办公室文书档案管理现状以及优化措施进行了详细的阐述，提出了创新改革办法，切实的保障了企业的可持续发展。