本科院校实验室档案管理浅谈

何丽丽,陈滋双,赵艺雯,姚武冰

(台州学院 ，浙江 椒江 318000)

实验室的工作档案是实验室各个方面中都不可或缺的原始文件，它记载了实验室建立和进步的历程，保存和管理好各类实验档案会对以后的实验教学和科学研究工作提供很大的帮助[1]。

1 实验室档案管理的重要性

第一，随着实验室各项工作的开展与建设，实验室的每年产生的档案数量众多，档案不仅记录了许多重要的数据，还记载了珍贵的第一手资料，这些资料对实验室以后的教学工作、科学研究和数据整理分析都提供了真实的参考依据。如果不加以分类管理，那么查询档案时会花费很多不必要的时间和精力，事倍功半。

第二，原始档案资料的被整理总结概括，可以让本科院校及时地发现一些漏洞和不足的存在并及时进行改正，促进整个实验室的发展，从而完善整个管理系统[2]。档案管理在整个管理体系运行中发挥着参与、教育、指引等作用。

第三，实验室档案是在实验室管理建立、实验教学及科学研究项目过程中产生的贵重资料，是本科院校进行概括、交流的重要文件。只有取其精华去其糟粕，从先前记录的档案中汲取经验，才能更好的促进实验室的档案管理工作，使教学管理水平得到提升，让建档的优势更好地被发挥[3]。

2 实验室档案管理的内容

2.1 实验室发展规划管理及各项规章制度

包括自实验室建立以来，实验室的创立、整改建设记录、实验室安全管理评比及获奖证书、年度总结书、实验工作安排方案、实验人员日记以及历年来各级别的相关文件及各种规章管理制度和责任制等[4]。

2.2 实验人员管理

包括实验系主任、实验教学老师、实验指导人员、外聘人员、管理工作人员等。人员档案可分为实验室工作人员变更档案、技术档案及健康档案三大类,技术档案主要包括人员基本信息、学历证明、资质证书、培训证书等,健康档案为实验人员体检报告[5]。

2.3 科研项目管理

包括各级各向的科学研究、创新发明等项目的全部相关资料，以及发表过的论文、获得过的专利、专著的成果鉴定书和其他获奖情况等。

2.4 实验室仪器设备管理

包括仪器技术资料、仪器配件、使用说明书、仪器设备使用记录、维修维护记录、仪器借用、设备采购合同、验收记录、期间核查、低耐用品账目等资料信息管理档案。

2.5 实验室经费管理

包括科研经费、差旅费、会议费、仪器试剂采买费、知识产权事务费、接待费、咨询费和学生劳务费等。除此之外还包含客座研究人员的相关补助、学术交流与国际合作的有关费用、绩效奖励等[6]。

3 实验室档案管理办法

(1) 实验室工作档案保存期限一般可分为短期和长期两类,每个实验室都要配有文件柜来保存一些文件。

(2) 学生的预习报告、实验报告、成绩记录、老师制定的年度实验教学计划、实验课表等均属于短期保存资料，一般来说最少保存3～4年，其中学生的预习报告和实验报告应在学生写毕业论文的学年返还学生本人。

(3)实验室的工作人员需要牢固树立关于档案管理的意识，鼓励实验室人员坚持并积极做好档案原始材料的搜集和整顿，且按时上交给相关人员和部门。

(4) 每一个实验室要分别根据档案的内容进行细致分类并做好编号整理，一式多份，并交由实验室、图书馆和管理科等相关部门留存。重点档案一定要按照学校制定的规定送至图书馆或管理部门存档，如果需要对档案进行查阅，必须办理相关手续。

(5) 在新实验室成立之前要先进行预建档，待新实验室成立之后再做好建档工作。当实验室体系的制度或规定整改时，或者实验室有人员的变动时，档案管理人员要及时记录变动情况并办理档案移交的有关手续，避免档案不连续导致发生其他问题。

(6)凡需借阅实验室档案的到相关部门办理借阅手续。借阅阶段须妥当保存，不得毁坏或丢失，不得私自复印做其他用途，阅后若不及时归还则拉入黑名单。

(7) 即使保存与仪器设备有关的资料，即保留至其无法使用时为止。

4 档案管理现存问题

4.1 管理人员缺乏档案管理方面的知识，档案意识比较薄弱

由于多数院校对实验室档案管理人员配备问题缺乏足够的重视，导致拥有档案相关专业知识的人员十分匮乏，即使有一定数量的管理人员对实验室的档案进行管理，但这些人员缺少档案管理各方面的知识，以致出现了收集的档案不完整和不能正确对档案进行分类管理的问题，这便升高了档案的管理难度。其次，在实验室发展过程中，多数人员会把工作重点放在试剂采买、科研项目、教学工作等方面，是以档案的管理工作易被忽视。实验室档案管理人员档案意识的薄弱，必然会使档案管理的效果下降[7]。

4.2 实验室档案管理缺乏相关的规章制度

不少高校的实验室档案的规章制度流于形式，管理杂乱无章，分类方法没有科学性、统一性，且在档案价值的开发利用上存在着重保藏轻使用的现象。况且，在实验室认可对实验室档案进行约束的情况下，也未能制订出合理完善的档案管理方法，因而也就无法对实验室档案管理工作进行理论上的指正和引导。正因为档案管理制度的不合理，所以使得档案的规范性和准确性无法被保障[8]。

4.3 档案管理的方法落后

就目前而言，实验室档案的服务类型一般分为收集、整理和检索等，而沿用传统的手写模式的方式很容易导致记录的东西消失不见，目前储存的档案较少运用现代化手段管理，这导致收藏的档案的有效使用率较低。即使档案室存有众多的纸质版信息资源，但是档案室的工作人员没有进一步对档案整理合并、开发利用，没有引入云端数据库，这就使得档案信息资源无法形成一个以资源存储为核心，档案信息建设为基础的统一体系。

4.4 现代化程度低，资金投入不够

大多数学校实验室档案管理现代化程度较低，档案工作场所不够，硬件设施缺损，档案保管设备不齐全，这已经影响了保管与使用。此外，档案保存需要防火、防水、防虫、防尘及定期打扫清理，这些均需要一定的资金支持，这样才能够确保实验室保管的档案质量[9]。

5 改进档案管理问题

5.1 归档工作制度化

本科院校实验室档案管理人员一定要彻底执行有关档案管理工作的法律法规，在管理过程中造成档案文件损坏、丢失、泄露等失职和不负责行为的，根据国家制订的《档案法》及学校校规制订的相关规定，对当事人给予相应的处分。

参考和借鉴其它院校的档案管理制度，制定契合或修缮本校档案管理的相关制度。要明确专人负责各个实验室档案的搜集、整顿、组卷上架工作，要组织有关人员学习档案管理的必备知识和技能，统一认识，落实档案管理制度，推动实验室档案工作的顺利开展[9]。

5.2 提高实验室档案工作的必要环境和设备

高校的实验室应有设有专门的档案室，并配有对应的硬件设施，实验室的设施基础决定实验室的上层管理。高校要加大力度整合实验室档案资源，对实验档案进行统筹调配，调整实验室档案室布局，注重档案室的规划布局、环境营造和有效管理。同时高校需要并根据地方政策有关的评估指标体系，结合各实验室的实际情况，采取详细的针对措施从而提高实验室档案工作的必要环境和设备。

5.3 提高档案意识

部分工作人员对档案管理工作的理解不够透彻，没有真正理解到档案管理工作的重要内涵，对档案管理工作的认知仅仅停留在表层，没有提高到实验室档案发展的战略高度上。他们在档案管理工作上没有积极参与性，没有为实验室档案管理提供积极的效能。因此有关部门要加大档案管理的宣传力度，加强实验室档案人员收集档案的意识，对他们进行具体的档案管理知识培训，通过学习相关文件，让他们更清楚地认识到档案管理工作，人人有责。

5.4 实行档案工作管理现代化

随着社会的发展和进步，电子文件已经占据绝对的优势，档案管理工作从传统的档案管理方式向科学管理化、智能化方式的转变已成一种必然趋势。利用计算机网络技术管理档案有很多优点，它可以确保档案的完好性，提高档案的质量，是多数档案达到标准的要求，例如存储实验室档案卷目录、建立数据结构和文件目录表、规范命名，这些都可以提高工作效率，保证实验室档案文件的精确性。可见将档案管理由纸质版转化为电子版，这种紧跟时代的档案管理方式适合应用于实验室，但具体的现代化管理还有待于我们进一步的探索和规范。

6 结束语

档案管理是本科院校实验室建设和管理运行的重要保证，其工作复杂繁多，具有基础性、科学性和连续性的特点。档案在实验教学工作、科学研究方面起到了对比改进的作用，管理档案程度的优劣直接影响到实验室工作的正常开展，因此，本科院校要更加重视实验室档案管理。然而，现阶段实验室在档案管理方面仍存在着一些需要解决的问题，院校需要相应的采取一些措施，这样才能很好的提升本科院校实验室档案管理的水平。