企业采购行为误区及改进措施探析

摘  要：采购成本的控制是企业管理的关键环节，如何在企业采购活动中确保企业资金能够得到合理运用从而降低现金损失，在很大程度上决定了企业管理能否成功。尽管许多企业在降低直接成本方面做得很成功，但由于传统观念和对供应链的狭隘认知使得降低间接费用成为更大的挑战。笔者结合目前企业采购管理的创新理念，列举了企业在采购行为中的常见误区，并针对性地提出了企业在采购成本控制中的改进措施，为相关企业在采购环节树立新思路并提供参考，达到企业的降本增效和保持企业竞争活力的目的。

关键词：采购成本控制;采購行为误区;改进措施

一、采购成本管理现状

（一）采购成本管理的障碍

供应商的动机是尽可能保持业务量并维持高利润率，这就意味着他们通常不会主动根据现有客户的需求来优化产品和服务。而企业未能有效对其供应商和所有供应环节具备深入的了解，是采购成本管理的主要障碍。在传统的采购成本管理观念影响下，企业的采购行为将出现一些误区。

（二）采购行为误区

英国ERA公司（Expense Reduction Analysts）是一家致力于研究企业成本并提出解决方案的专业咨询公司，在其统计中列举了常见的企业传统采购理念和习惯误区：

1、供应商会对类似客户提供类似价格。但事实是新的产品和服务不断更替，公司采购的产品或许需要定期更新。

2、获取团购价就是最优交易。但事实是你可以直接向供应商提供你的总支出预算，解释你需要购买的商品并让他们做针对性报价，从而获得更好的价格机会。

3、供应商会给熟客提供最好的价格和服务。但是事实在没有探索其他选择前，都不能确保公司达成最优的交易。

4、更大的采购量带来更低的价格。但事实是即使你没有花很多钱，你仍然可以通过多做功课来达成一笔好的交易。

5、货比三家会有更低的价格和更好的服务。但事实是你是否做了更多的工作来获得最好的价格，包括争取所有的附加服务，询问重要的问题，询问折扣或奖励金等。

6、低价意味着低质量。但事实是供应商的配送方或服务方并不知道谁拿到了最低价。

7、低价采购代表低价成本。但事实是因价格低而超需求量采购带来的损失。

8、某类产品的采购策略适用于他类产品。但事实是没有哪一种采购策略和经验能保证所有成本项目都最经济。

9、在招标（询价）文件中提出所有问题。但是事实缺乏与供应商的定期沟通就不能提出正确的问题。

10、同一供应商全国统一定价优于本地或区域定价。但事实是很有可能有其他方案能更好地满足你目前的需求。

二、改进措施

（一）采购前期

1、回顾历史数据。ERA分析发现不少客户的供应商数量和非合约采购的数量可能比他们想象的更多，他们不知道谁在执行采购，甚至还在为已经交付或从未安装的产品和服务付钱，这些都会造成企业实际费用支出经常与预期有差异。所以，在采购前期通过梳理历史合同和数据进行比较十分有必要。比如：发现在原供应商采购的价格大大高于市场价，或原有运输合同并没有覆盖现行区域而执行高费率等。

2、深入了解供应商及其所在行业。加深了解并利用供应商的专业知识，对行业发展趋势、替代品、专业术语、行业惯例以及行业内其他公司的合同条款加以分析，找出采购成本和价格的动因。比如，特定的专业术语：诸如 “再加工”、“翻新”之类的术语很可能具有不同的含义而造成采购成本的差异。

3、纠正采购的假设前提。在回顾历史和深入了解供应商的基础上，企业需要系统地重新审视采购的假设前提，做出必要的纠正，以确保这些前提保持必要、适当和有效性。比如必须为每项采购提供保险、保险费率不可更改、低价时大量采购等。这些习惯性的假设或理念如果能被审视和纠正，可以显著地节约成本。

（二）采购中期

1、明确定性要求。视招投标流程为维持或改善供应关系或拓展新业务的机会，可以明确任何一个降低采购成本的定性要求，包括最小订货量、定制包装、减免运费、质保条款等等。

2、站在供应商的角度进行谈判。换位思考可以使谈判更加有效。谈判时除了保证隔离利益相关方，还应尽可能考虑到所有有利于供应商的合同方案——帮助供应商节约成本，最终被节约的成本就可能转移给自身。

3、决定最优方案并立即实施。在确定了合同各项条款后就应尽快选定最终决策方案并且立即实施，因为未收回的现金流入等同于现金流出。同时注意在执行新的合同时，确保正确应用新的折扣、返利及信用政策，避免错误。

（三）采购后期

1、重新评估与供应商的关系。回顾合同的执行过程，并通过持续再评价流程将新的意见或建议应用于当前的供应商关系。在此基础上，梳理现有合同，在合同期即将到期前，要积极主动与供应商就新合同进行谈判，避免现有合同中的自动条款被触发。

2、重新审视采购流程。根据已执行合同和企业自身的实际情况审视现有采购流程，纠正或制定更加科学的流程规范采购活动，并通过严格的监督和持续改进减少不必要的损失。

3、革新企业文化。可持续的成本降低需要由企业文化中的成本管理理念来驱动。让控制成本的思想融入企业文化变革的方法有很多，比如：加强相关知识培训、管理层确立成本节约基调、引入审计和监控手段、重新制定薪酬考核机制等，以此树立全员参与的成本意识。

结语：

虽然许多公司在降低销售成本方面投入了不少资源，但在降低制造成本的方面却未能有效突破，导致了不必要的现金流出。本文针对错误的采购理念和习惯进行了列举分析，并针对采购成本管理的障碍以及采购环节常见误区，按照采购行为的发生顺序，提出一些正确做法供企业参考，以期在不降低供应商的产品质量和服务水平的基础上科学节约采购成本，并释放现金流用于更有效益的项目，促进企业可持续性发展。

参考文献：

[1] 王永刚.企业采购成本控制措施研究[J].中外企业家，2019（25）：36-37.

[2] 李敏.企业采购管理成本的控制与分析[J].现代商贸工业，2019（32）：106-107.

作者简介：

卢浩然（1984.1-），男;学历：本科;研究方向：经济与管理。