论纸质文件及电子文件的共存情况及管理措施

刘绪亮

医院档案文件的储存与管理是人类在历史的发展长河中对社会、单位及个人各项活动的真实记录，它使人们可以认识和把握历史及自然的真实发展规律。为人类的今后发展提供了很重要的客观依据。在当今社会，医院档案的主要存储方式就是纸质文件存储与数字化电子档案并存。这就要求我们在实际工作中要灵活运用两者的特性、优缺点并进行详细的分析、研究，争取避之所短，用之所长，来实现两种不同属性文件的同时共存[1]。我们知道医疗纸质文件的发展经过多年的实践已经形成了一套非常独立完整的流程和制度。而医疗电子文件是伴随着数字化的高速发展而新长成的事物。从全局来看，医疗电子文件在文件的处理、储存、更改、利用、输送等方面具有着传统的纸质文件所不可比拟的优势。所以随着电子档案的出现和高速发展把档案工作人员从大量繁琐而效率低下的原始劳动中解放了出来。但是反过来看纸质文件也有着电子文件所不具有的安全性和耐用性。综上可以看出电子文件与纸质文件各有千秋，优势互补，在日常工作管理过程中两者共存很有必要性。由此可以预见在将来很长一段时间内，医疗电子文件和医疗纸质文件可以通过科学有效的使用与管理，从而实现互相借鉴、互补优劣，求同存异、相伴而行[2]。

1 医院纸质文件和电子文件的特性比较

1.1 纸质文件的特性

1.1.1 存储方式的优缺点 纸质文件是指以纸张记录各种信息并加以加工，利用仓库、办公室、档案柜进行储存，来保留各种历史信息的方式。因此它具有很强的真实性和原始性。它是以一种大家看得见、摸得着的形态被储存。电子文件在这点上是无法与纸质文件相比拟的。同时，纸质文件因为它的储存方式的特别，所以它具有不易更改、安全性更强、更能真实还原历史的特点[3]。但是纸质文件由于利用纸张、档案夹、档案盒、档案室等储存工具较多，所以其占用的存储空间太多。同时由于其主要是利用纸张来进行储存，所以其对透气性、光照、温度、湿度等方面都有较高的要求，这就给储存单位和个人带来了难度[4]，所以储存成本较高。

1.1.2 是否有利于环保 因为纸的制作原材料基本来源于树木等绿色资源，所以说纸质文件在取材方面是不利于环保的。在这个角度上来看利用纸质文件保存各种档案对于保护自然环境是不利的[5]。

1.1.3 结合医院工作实际，快速实现资源流通与共享，促进纸质文件与电子文件的共存与发展 医院纸质文件的存在形态决定了它不能快速的实现流通、传递从而实现资源共享。这也决定了它的优缺点并存。优点是保密性与安全性更强，缺点是流通受限制，不能快速地实现档案资料的知识共享[6]。这样在信息处理方面就出现了其灵活性和快捷性不足，同时在信息及时共享方面不能满足当前医院档案及时、快速的时代发展需求。在保证基本的纸质档案的前提下，逐步向电子档案转型，成为了当前医院档案工作的发展趋势。

医院电子病历档案是指数字信息化的病案,是信息技术和网络技术在医疗领域的必然产物,是医院病历档案现代化管理的必然趋势。电子病历档案不仅指静态病案信息,还包括动态的指标信息及所提供的相关服务,它能实现患者信息的收集、加工、存储、传输和检索等服务。与过去的传统式的纸质病案相比,极大地提高了医院的工作效率和医疗质量。提高医院档案管理水平对于保证医院正常运行和医疗安全,促进医院可持续发展,具有重要的意义。

1.2 电子文件的特性

1.2.1 存储方式的优缺点 电子文件是指利用电脑进行数字化管理，它对光盘、磁带、硬盘等存储工具及网络具有较强的依赖性，这种方式在信息保存方面具有存储容量大、密度高、体积小的特点，这样就节省了大量的存储空间和人力、物力的投入。鉴于它的利用电脑和网络的特性，所以其在信息使用和文件查找、分类等方面具更高的开放性和共享性[7]。同时在信息传递方面更快捷，更具有可操作性。但其在真实性、原始性和作为凭证方面不如纸质文件具有保障。

1.2.2 是否有利于环保 由于电子文件是不利用纸张进行存储的，所以，这种存储方式大大减少了纸张的消耗与浪费，对于环保方面来说是优于纸质文件存储方式的，是非常有利于环保的[8]。

1.2.3 是否有利于快速实现资源流通与共享 电子文件的存在形态决定了它能够快速的实现流通、传递从而实现资源共享。伴随着数字化的高速发展使得文件的记录方式发生了根本的改变。由于其存储空间小，信息存储量大，更能利用存储磁盘存储大量文件资料，还可以实现网络传输，所以大大提高了知识信息利用与处理的速度和效率。在这点上是传统纸质文件的存储方式所不能比拟的[9]。但是，在信息爆炸的时代，随着互联网的高速发展，其安全性也受到了一定的威胁。这种存储方式更容易受到非法侵入、更改及病毒感染。

2 纸质文件与电子文件共存的必要性

纸质文件和电子文件各自存在着优缺点，在实际生活中我们无法完全舍弃其中某种文件的存在形式，也不便于单独使用某种文件形式来储存、保管信息。通过实际的应用，我们会发现在很多情况下两种文件存在形式的优缺点可以互相弥补，取长补短。从此可以看出，两者共存更有利于满足人们对于社会信息越来越多，越来越快的需求。在实际应用中，纸质文件一经完成归档储存就不好再修改，因为只有这样才能保证档案的记录原始性和真实性。当人们需要进行信息处理时，纸质文件不方便被修改就变成了它的缺点。这时电子文件便于修改的特性则弥补了纸质文件的不足[10]。当需要存储比较重要的不能更改的个人信息或机密文件时，往往需要将电子文件打印成纸质文件后再进行存档。由上可以看出两者共存有着很大的必要性。

3 纸质文件与电子文件共存的意义

随着社会高速发展的需要，纸质文件和电子文件的共存模式为人们带来了大量的信息需求。如：使各年龄阶层阅读人群的阅读需求得到了很大的满足。电子文本在年轻人群体中成为了主要的阅读方式，而阅读书本，纸质文件的方式仍然是年长群体的阅读爱好。对于重要的电子文件，在实际应用中我们可以将电子文件同时纸质化存档。这样就解决了电子文件的不安全性。同时确保了历史文件的真实性、原始性[11]。我们如果做到把纸质文件和电子文件同时归档，则满足了人们对档案信息资源的多方位需求，最大限度实现了档案信息资源的利用价值。

4 结合社会实际需要，实现纸质文件与电子文件的共存共赢

在当今社会，纸质文件与电子文件之间的共同存在，造就了它们之间既存有竞争也同时存在着相互协调。那么如何使二者更好的融合，实现共赢的局面呢，这就需要有一个规范的管理办法来解决这一问题。具体如下。

4.1 在医患关系错综复杂的医院发展环境中，如何制定出符合医院发展要求的纸质文件与电子文件的共同操作管理系统

在系统应用中我们可以做到医院纸质文件和医院电子文件都必须同时在统一管理系统上登记、录入和使用。对于使用率高的纸质文件要实现数字化处理。如果需要长期保存的电子文件要同时形成纸质文件来一并保存。这样一来就发挥了纸质文件与电子文件共存的优势，大大满足了使用者和患者的需求，实现了两者的共存共赢[12]。

4.2 两者共存为电子文件的安全、保密技术提供了保障

例如，当前摆在医院电子文件面前最大的问题就是如何确保文件的真实性不被改变。在使用者积极研究防伪、加密技术的同时，纸质文件的同时存在则弥补了这一缺陷。从而促进了电子文件的广泛使用。为当前人们及时、快速阅读、查找、使用各类信息提供了强大了支持和保障。

4.3 实现纸质文件与电子文件的同时归档管理

在医院实际工作中我们可以同时实现纸质文件与电子文件的同时入档，并制定相应的制度实现规范化管理。这样既可以更好的保留档案资料的历史原貌，又可以帮助使用者实现多种方式检索、查阅各种信息资料。在信息化高速发展的时代，采取这种管理模式更容易满足人们越来越多、越来越快的阅读及查阅信息的需求。从而更好的促进了两种储存方式的统一、融合。

综上所述，在当前的信息社会里，纸质文件与电子文件是可以做到并实现优势互补、共存共赢的。二者的同时并存是当前社会信息时代发展的需要，它解决了人们足不出户知天下的追求，在促进社会发展、人类进步方面发挥着越来越重要的作用。