浅谈新形势下办公室管理工作的思考

朱红英 福建省南平市建阳区水利局

行政机关事业单位中办公室管理工作实际上是一项非常基础，但又十分重要的核心工作，它的存在使得各个部门、各个工作岗位之间的协调性不断增强，相应的沟通也更加顺畅，工作效率变得越来越高。因此，对于在新时期从事行政机关事业单位办公室管理工作的人员来说，想要工作稳定就要在充满挑战和机遇时做好自身的基础工作，从而更好地为企业的发展奠定坚实的基础。

一、办公室工作的特征和要求

虽然办公室的工作表面上看起来很简单，但由于工作内容多而涉及范围广，因此行政事务管理是很复杂的。具体来讲，机关单位运营过程中的大量后勤服务与保障性工作，以及以材料整理与提交、信息收集与上报等为例的行政事务，都由办公室人员负责处理，与此同时，上级指令的逐层传达以及基层信息的反馈等，也都被划分至行政办公室的职责范畴内。此外，办公室除需负责内部办公管理之外，其与单位财务管理、生产经营乃至文化建设间，都有着非常紧密的联系。因为办公室工作的复杂性和多样性极强，所以其对工作人员的专业水平、综合能力及工作态度的要求也都更高。换而言之，如果想使办公室工作质量和机关单位运营要求相符，则办公室人员必须做到以下几点：第一，面对复杂、枯燥的工作任务，必须认真负责且遵守职业道德，确保分内工作完成得严谨细致；第二，严格执行上级发布的指令，并确保沟通的良好顺畅，事务处理完成后需及时汇报；第三，需与工作实际相结合，将办公室制度严格落实于具体工作中，从而保证办公室工作能高效、有序的开展。

二、新形势下做好行政机关事业单位办公室管理工作的策略

（一）进一步深化服务理念

首先，在行政机关事业单位办公室管理工作过程中，必须做的一点就是树立起“大服务”的根本性理念，将办公室的工作定位于“服务型”工作，不断增强工作人员和部门的服务意识，使其能够脚踏实地地干好自己本分之内的事情。积极对服务的对象进行扩展，不仅仅是领导的决策，也要对基层单位、各个部门之间的协调配合进行服务，针对职工群众所提出的各种问题，秉持公正、公开的原则，最好是能够匹配专业人士处理此类问题。其次，由于行政机关事业单位办公室管理工作的特殊性和复杂性，要求工作人员在实际工作中能够保持清醒的意识，一旦出现工作失误也要勇敢地站出来承担责任，始终要秉承“严谨、细心”的工作态度，做到大事小事毫无错误与遗漏。

（二）强化办公室管理工作的督查督办

结合办公室的实际情况开展一系列监督工作，并逐步落实到工作中。通过加强监督检查办公室的建设，各部门在提升工作积极性、主动性、系统性和相互配合性以及薪酬意识等方面都得到了极大的提高，工作效率和工作质量得到了极大的提高。为了积极响应大力弘扬实干精神的号召，围绕公司中心工作，推动思想再解放、方法再创新、工作再抓实，形成人人负责、层层负责，一级抓一级、层层抓落实的工作局面，针对办公室管理工作来说还需要加大督查督办的力度。第一步，强化督办通报考核。形成“按月报告、按季通报、按年考核”的常规机制，帮助各部门“晒成绩单”，展示工作推进最新成果，做到学有榜样、比有参照、赶有目标。各部门要按照“首办负责制、限时办结制、责任追究制”要求，实现“分工唯一、责任唯一、奖惩唯一”，形成“凡事有交代，件件有着落，事事有回音”的良好氛围。第二步，聚焦中心工作。三是创新监督管理方式，不仅要根据重要性等级，监督项目分类，设置不同的考试权重，指导职能部门在杂务日常工作中区分优先级，提高工作的针对性、有效性和科学性。以及需要较长时间处理“持续性事项”，在截至时间前设定多个定期回馈节点的时限，以方便有效跟进处理过程。同时，重点监督和考核从过去的“按时反馈率”改为现在的“按时完成率”，加强成果导向。此外，我们还要坚持公平正义的原则。完善考核机制，避免“做事越多，扣分越多”，完善更多部门的工作。

（三）提升办公室管理工作人员的素质

现如今对于行政机关事业单位办公室管理工作人员的选拔都是通过相关考试实现的，主要的选拔方式为笔试，但是面试的作用也不容小觑，虽然只有短短的几分钟，表现出来一个应聘者的基本素养还是比较显著的。这样的人才选拔方式相对而言笔试所占据的比例较高，很多选拔出来的人才具有足够的理论知识，但是业务能力令人担忧。在这样的基础上，加强对行政机关事业单位办公室管理工作人员的考核和工作技能培训十分关键，而且还要尽可能地提升办公室管理工作人员的责任意识与对办公室设备使用和维护的认识，防止出现一些不必要的失误。总的来说，从事行政机关事业单位办公室管理工作既需要较高的业务素质和较强的综合协调能力，又需要“敢于啃硬骨头”的勇气。为此，办公室借鉴系统内外各单位的先进经验，强化企业内部行政管理工作中统筹管理和考核职能。同时，优化行政管理工作的相关信息系统，切实将一些复杂、烦琐的工作从材料收集和整理中解放出来，把精力用在协调、沟通和落实当中。

三、结束语

行政机关事业单位办公室是一个综合性很强的综合性工作部门，承担的不仅仅是实施、研究、参谋等比较宏观的工作任务，又必须肩负起文件审核、业务接待、督查督办等微观的服务型任务，属于行政机关事业单位发展过程中承上启下的关键“枢纽”。新时期，行政部门办公室管理面临着一些问题，相应的管理效率不高、工作类型冗杂、业务人员素质亟须跟上时代发展、新政策对规范管理不断提出新的要求等，严重影响了行政部门和事业单位的整体工作效率，对其工作水平的提升产生了负面影响。