积压档案整理移交的重要性及对策分析

马秀君 济宁市兖州区人力资源和社会保障局

济宁市一学校有三所中专学校整合而来，积压了大量的档案。积压档案是档案管理工作的重要组成部分之一，对积压档案的科学整理和开发利用，有利于高校档案资源的有效管理和资料的丰富与完善。该学校是国家重点中专学，已有65 年的办学历史，蕴含着深厚的历史文化底蕴和丰富的物质文化遗产。档案资料的科学整理和深入开发，不仅能进一步丰富学校的物质文化遗产，更好地彰显学校历史，激活文化内涵，而且能使广大校友获得归属感，使师生产生自豪感、幸福感，从而加深校友及师生对学校的热爱和关注，增强师生对学校的责任感，深化其爱国爱校的人文情怀，进而推动学校各项工作不断向前。学校近期集中整理移交归档，并邀请我们人社局档案管理人员前去培训指导。下面我就了解到的情况从积压档案整理移交的重要性及对策谈些想法。

一、积压档案整理的重要意义

积压档案承载着学校文化传承和发展的关键纽带。文化传承是高校保持自身发展与持久吸引力的基础，其所表现出来的人文精神与思想内涵的重要性不言而喻。该学校现存积压档案是在办学过程中形成的宝贵历史记录，是在学生学业成绩、教学科研、党政管理、基建、财会等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表等形式的真实记载。积压档案中的照片档案，真实记录有关学校重大历史事件、对外交流、校园活动、校园风景、领导关怀等方面的情形；学生档案，记录了学生在校学习的情况，学生学籍信息，各学期成绩，奖惩情况等；教学档案，详细记载了学校的教学理念发展和转变，以及教学研究成果，很大程度上可以彰显学校办学实力和人才培养模式与质量；科研档案，其作用一方面可以规范科研活动，为后人攻克科研难题提供文献参考，另一方面体现着学校浓厚的科学研究氛围，记载着学校科研工作取得的丰硕成果等。因此，积压档案不仅是传承和延续学校文化的重要基础，而且可为学校科学发展提供重要的历史借鉴和内生动力。

二、档案积压的解决措施

积压档案问题的处理，通常可以采取内部集中整理和业务外包两种方式解决。内部整理即部门内部成立专项整理小组，分门别类地对积压档案进行整理。业务外包是指企业整合利用其外部最优势的专业化资源，从而达到降低成本，提高效率，充分发挥自身核心竞争力和增强对环境的迅速应变能力的一种管理模式。将次要的、非核心的辅助性业务以合约的方式承包给承包机构来完成，它们可以利用其专业化、程序化的优势，高效率地完成整理工作。但考虑到档案工作的安全性、机密性，学校档案馆积压档案的整理均采用内部集中整理的方式加以解决。根据积压档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，以档案资料的管理和利用为目标，结合实际情况研究制定切实可行的工作方案和计划。另外，考虑积压档案整理的目标和任务，以及档案整理人员专业能力参差不齐的现状，整理工作启动前期，对人员进行专项培训，通过实际操作演示、授课等方式，详细说明整理方案、操作要求、具体标准等。在以上准备和筹备工作基础上，针对积压档案资料进行了全宗分类、全宗内档案的分类、组卷、案卷的排列等工作，并同步启动系统录入工作。

建议学校成立以档案管理人员为组长，合校前各学校档案负责人和现在需要移交档案较多科室的抽调人员为组员的档案集中整理移交小组，集中学习培训，本着方便查阅的原则，制定统一标准限时解决积压档案问题。

三、档案移交的路径与对策

归档与办理移交同步。单位归档工作与档案移交工作同步进行可以极大地提高工作效率，避免出现重复指导、多头指导与时差性指导。同时又由于计算机相关技术被广泛应用于档案工作，档案实体与信息的分离成为现实，一方面可以全面确保档案实体的安全，另一方面也不影响相关信息的异地同时共享使用。

双套制移交。双套制档案是档案事业在数字化时代产生的新生现象，它既是一种新的档案组合，又是一种数字化时代档案安全管理模式。针对历史档案，要求移交纸质实体档案，同时必须移交相同内容的数字化形式档案；针对原生性电子档案，向档案馆移交电子档案时必须同时移交相同内容的打印件实体档案。这样做一方面可以确保档案信息资源的完整性、及时性，充分体现学校档案馆作为地域范围内档案资源中心与高地的功能属性，全面彰显档案馆的档案文化功效；另一方面可以在不影响档案形成单位对档案日常利用的前提下极大地提高形成单位的工作效率，减轻档案日常管理与安全管理的常规投入与负担。

档案移交工作是一项集标准、规范为一体的专业性、技术性工作，全面依靠档案形成单位与学校档案馆有限的工作人员与技术力量无法全面实现与完成档案移交与接收工作，因此可以借助或者以购买方式引入社会第三方档案资源加入、协助完成该项工作，如档案规范化整理，档案数字化加工与处理，档案管理软件的特色化编制、升级、维护及其他档案产品研发等。通过社会档案资源力量的全面加入，确保档案归档与向档案馆办理移交工作的及时高质量完成与实现。