利用数据共享和分析提升企业运营管理能力

文/梅丽英 黄道禹 龙瀚林

1 流程机器人应用的背景

为了积极应对低油价“严冬”带来的巨大挑战、响应国家信息化应用战略，中海油集团公司自2014年起连续4年开展“质量效益年”活动，并发布了“十三五”信息化规划纲要。运用互联网思维推动产业转型升级和提质增效，在持续推进“数字海油”的基础上，推进“智能油田”建设，提升油田的管理水平。2018年4月20日的全国网信工作会，也全面倡导：依靠信息技术推动企业数字化转型。

近期，为了响应总公司的号召，中海油能源物流有限公司上海分公司全面开展推进公司产业塑造和技术提升的活动。其中最主要是：针对通用物资进行物流集采，统一供应链供应。

随着集采业务的开展，越来越多的决策信息化的深层次要求被逐渐提出。但现有的物资供应管理模式，尤其是信息收集汇总、物资跟踪管理、成本跟踪核算方面仍存在不足。如信息的汇总仍采用手工方式；物资供应链信息分散且无统一快速追踪；财务成本核算跟踪数据来源（ERP系统、集采平台、采办系统、手工业务报表等）无法形成有效的集成与共享；部分报表数据仍需要手工统计或二次整理，工作量大、人工操作效率低，无法实现数据的集成与共享，无法实现业务分布式管理、无法实现人力资源的共享。财务成本跟踪核算方面存在的各项问题，致使以库存物资难以统一利用，数据集成度低，无法满足综合性供应链管理的需求，难以为公司管理决策提供有效的分析决策依据支持，难以对进一步的提质增效提供更好的支撑。由此物流上海公司考虑利用先进的流程机器人技术，帮助实现多级供应链数据共享、达到跨部门多级协同工作，进而提高企业管理信息化能力，助力企业实现数字化转型，为企业的创新发展添砖加瓦。

图1

2 流程机器人的技术说明

流程机器人(RPA)是一种虚拟的机器人,可模拟人来登录现有的信息系统,并按既定的业务规则完成一系列重复性的工作。通过实现流程自动化,员工可以更加专注于高效的、有创意的工作而非重复劳动,进一步释放潜能。在技术上，RPA 具有操作精准性强、7×24 小时不间断工作、可灵活部署、开发周期短等特点。

2.1 RPA主要组件

如图1所示。

（1）处理流程设计工作室：处理流程设计工作室为用户提供了一系列工具和方法，不但可以直接调用业务对象设计工作室创建的业务对象，还可处理各类数据和工作条目，加入判断条件和异常处理机制以及针对目标应用程序的响应速度的应对策略。

（2）业务对象设计工作室：在业务对象设计工作室窗口中，用户可以创建，定义，运行并测试可重用的对象。这些对象被用来向机器人执行资源提供指令，指导其如何与指定的应用程序或第三方工具进行交互。

（3）交互客户端，即机器人：用于执行在和信机器人工作室中建模而成的流程。基于不同的应用场景，机器人可分为两类：前端机器人和后端机器人。前端机器人由其控制着的某些动作触发。后端机器人在无需人类关照的情况下，按照事先的时间或者其他条件的约定，自动进行启动，并完成任务的处理。其处理精度高，速度快，可全天候运转。

（4）控制室：具备完整的集成条件，以及全局的管理能力，可用于机器人分布式或者全局式的管理，包括企业级别的管理、安全、支持以及审计等

2.2 流程机器人主要应用

（1）代替人操纵键盘：自动、快速、准确的进行大量重复的数据录入；

（2）数据选择及处理功能：可通过预先设置的逻辑和流程，进行自动的数据抓取及计算处理功能；

（3）逻辑/流程配置功能：可预先配置好所需的数据、处理的逻辑、操作的流程流程，自动指引完成需要的系统操作。

（4）数据加密及自我管理：数据的传输过程中可进行数据加密，同时提供执行工作队列的监控、告警。

（5）复杂系统的数据共享：将多个无法直接进行接口交互的系统中的数据通过流程机器人技术采集到一个平台中。

3 供应链数据共享案例

项目伊始，上海物流分公司成立专家小组，针对各个不同的系统及业务进行了详细的业务梳理和分析，整理出相应的数据共享规则。详细定义了自动获取业务数据的规则和办法，制定了自动获取数据的办法。通过流程机器人的实施，实现了供应链数据的自动归集，完善健全了供应链数据库。并针对供应链数据进行对应的数据分析，建立整个供应链跟踪档案，实现多级供应链数据的共享服务和管理。主要应用包括以下几点：

3.1 实现和甲方单位的供应链数据共享

主要实现了和甲方单位关联的销售和采购方面的供应链数据的自动抓取和共享。包括以下几个方面：

图2

（1）销售的跟踪及监控管理：一方面，通过流程机器人的实施，实现了销售数据的自动归集，完善健全了销售数据库。并针对销售数据进行对应的销售数据分析，建立销售跟踪档案。另外一方面，通过流程机器人回写功能，实现销售数据的回写，从而实现销售情况的跟踪和落实，实现甲方单位、物流公司、集采平台、物流ERP等多级供应链数据的共享。

梳理出销售数据的抓取规则：按照订单日期、订单状态、经办人、客户名称（甲方单位）、销售订单号等，定义业务规则创建过滤器进行抓取。

明确抓取的销售订单内容包括：（表头信息：销售订单编号，客户名称，客户部门，客户联系人，客户关联单号，期待到货日期，发货要求，收货信息，经办人，订单来源，创建日期，执行单位，含税小计，未含税小计），（详细信息：行号，产品编号，产品名称，销售协议编号，协议行号，客户关联单PR号，SAP物料号，制造商型号，未含税单价，基准价，含税单价，订单数量，计量单位，含税小计，未含税小计，已发数量，关联采购订单号）。

通过销售订单信息的抓取和归集，实现了从甲方业务单位的销售供应链数据共享。从而帮助物流公司能快速响应业务单位的需求，提高供应链执行效率。

（2）采购的跟踪及监控管理：首先建立销售和采购数据的对应目录、构建了销售采购跟踪档案，完成供应链收、支情况的对应及匹配分析，协助公司管理层进行收支控制，进而实现了企业经营状况的跟踪和监控。其次，通过销售订单对应的采购订单查询和获取，实现采购数据的自动归集，完善健全了采购数据库。最后在采购完成的同时，通过流程机器人回写功能，实现采购数据的回写，从而实现采购情况的跟踪和落实，实现甲方单位、物流公司、集采平台、物流ERP等多级供应链数据的共享。

梳理出采购数据抓取规则：按照销售订单行项目中的“关联采购订单号”列读取对应的采购订单信息，定义业务规则过滤器进行抓取。

抓取的销售订单内容包括：表头信息（采购订单编号，供应商名称，币种，是否直送？销售订单编号，付款条件，所属公司，税率，执行单位，创建人，创建时间，执行单位，收货仓库，默认到货时间，含税合计，未含税合计，审批状态，订单来源，订单状态，未入库单号），详细信息（行号，产品编号，产品名称，协议编号，SAP物料号，制造商型号，未含税单价，基准价，含税单价，数量，销售计量单位，SAP计量单位，含税金额，未含税金额），货运信息（送货地址，发票地址）等。

通过采购订单信息的抓取和归集，实现了采购和供应的挂钩，完成了供应链中采购数据的共享。从而帮助上海物流能准确、及时的监控甲方业务单位的需求执行情况，掌握采办工作进展，提高供应链执行效率。

3.2 企业内部供应链数据共享

及时掌握资金系统的审批数据情况，随时了解资金情况，方便全局掌控。一方面，通过流程机器人的实施，实现了资金审批情况的自动归集，随时了解供应链资金情况。另外一方面，针对供应链实际资金执行情况，回写供应链管理系统，从而落实每笔业务的资金申请情况。实现企业内部多级系统、多级管理的供应链数据的共享。

完善和落实资金申请环节的跟踪及监控管理：一方面，通过流程机器人的实施，获取了资金付款申请及审批的具体情况。另外一方面，通过流程机器人回写功能，实现资金从付款申请、审批信息、审批记录及附件数据，往供应链系统中的数据回写，从而实现采购订单资金情况的跟踪和监控，方便采办人员随时掌握资金情况，提速物资采购流程，实现供应链资金数据的内部共享，为供应链管理服务。

3.3 供应商供应链数据共享

实现供应商采购付款情况的跟踪及监控管理，随时掌握供应商发票及资金付款情况，方便全局掌控供应链资金流动情况。一方面，通过流程机器人的实施，从ERP系统中实时掌控了供应商发票资金付款情况的自动归集，随时了解供应商付款情况。另外一方面，针对供应链实际资金付款情况，回写供应链管理系统，从而落实每笔业务的实际资金使用情况，形成资金管理的闭环。实现企业内部多级系统、多级管理的供应链数据的共享。

目前上海物流的流程机器人协助实现了资金系统、集采平台、SAP系统、供应链管理系统等多个系统中，包括供应、采购、资金等方面的各级供应链数据共享。全面提升了物流上海公司全生命周期的供应链管理水平。

4 未来的展望

通过RPA的应用已经初步实现了供应链数据的智能匹配和处理，一方面帮助节省人力资源，减少数据的重复录入，去除信息孤岛和信息滞后；另外一方面实现了供应链收、支情况的对应及匹配分析，协助公司管理层进行收支控制。

在上述已实施的基础上，将会持续推进RPA技术为更多的业务线服务。帮助管理层获取更多的供应链分析数据，分析出客户的运营规律和即将产生的需求，有针对性的提高服务质量。并通过计划优化手段提高客户运营效率降低其成本更好的服务业主。

另外，通过更多的数据自动抓取，帮助各个管理系统更智能的实现供应链数据的自动匹配和处理。帮助节省人力资源，减少事务性、重复性、低难度业务的处理频率，促进业务协同，提高资源利用率、提高工作效率，从而提升企业在数据智能识读和处理方面的技术水平。

最终，通过协同供应链管理平台，提升企业物资管理的技术水平和能力，实现物流供应链管理的数字化。帮助实现物资全生命周期跟踪，降低库存、减少占用资金，降低其成本与业主共赢。