机构编制档案管理与服务研究

朱志强

(讷河市机构编制数据中心，黑龙江 齐齐哈尔 161300)

档案记录是对真实事件和信息的具体反映，机构编制档案工作是在编制的管理范围内，对机构人员的工作情况以及信息资料进行整理并记录。开展机构编制档案工作的目的是为管理层的决策提供参考性建议，应重视机构编制档案管理工作，创新档案管理方式。

1 机构编制档案管理存在的问题

1.1 人员素质较低

档案管理人员是机构编制档案管理工作的核心，人员素质的高低会对档案管理工作产生直接的影响。目前，管理人员的综合素养较低，缺乏系统性的学习和管理，特别是档案信息化建设的过程中相关人员缺乏专业素养，对档案要求及材料的收集、整理之类的工作缺乏了解，工作中存在一定的畏难情绪。同时，一些档案工作人员自学能力较差，系统专业的知识培训较少，而新老交接的传、帮、带和衔接工作不到位，对档案管理工作的顺利开展造成了一定的阻碍。

1.2 管理水平不高

部分领导不重视档案管理工作，档案工作流于形式。一些机构编制部门频繁变动，只有兼职的档案工作人员，使得工作人员对岗位职责不明确，档案工作人员工作无压力、无业务技能、无责任心，工作应付心理较重。特别是在需要进行档案信息化处理时，由于需要投入人力、物力、财力，常常因为不足而缺乏对档案信息化的投入。所以，经费缺乏、档案基础业务性工作薄弱，已经成为档案工作发展的瓶颈制约，从而也影响了档案信息化建设的发展进程。

1.3 档案安全意识不强

档案安全是档案工作的重中之重，数字化采集过程中，有的工作人员对电子数据备份的重视程度还不够高，侥幸心理较大。如果没有备份，一旦发生一些不可控的意外事故，很难想象后果。有的档案管理人员档案法治观念比较淡薄，安全底线思维不够牢，缺乏档案安全发展理念，安全责任落实不力，安全整改措施不足，档案安全工作的体制机制难以保障，档案安全风险隐患依然存在。

1.4 档案信息化发展进程较慢

在新时代背景下，信息技术被广泛应用在各个行业领域中，档案管理也已走进信息化时代。数字化可以形成电子数据，但一些档案数量不多的机构编制部门，对数字化重视程度不高，数字化建设走形式、走过场。有的档案管理人员甚至认为档案数量不多，如果查阅电子档案，还不如直接翻阅纸质材料，一目了然。档案管理者的认识严重影响了机构编制部门的档案信息化的建设与发展。

2 新时代下机构编制档案管理策略

2.1 提高档案人员素养

机构编制档案管理工作自身具有业务性和服务性的特征，所以在档案管理工作实际开展过程中，管理人员要具备较强的专业能力和知识素养，要不断提升自身的工作能力，创新工作观念。领导要高度重视档案管理工作，加强档案队伍建设，提高管理人员的业务素质，关心关爱专兼职档案人员。建立档案管理人员业务培训机制，定期针对档案管理人员进行信息化技术知识的培训，通过培训加深档案管理人员对信息化知识的掌握和应用，逐步提高相应的基础知识和业务水平，进一步提升专兼职档案员的档案管理能力，为信息化的建设提供有效保障。在招聘过程中，可以采用优胜劣汰的方式，来提升档案管理人员的竞争意识，使其不断提升自身的能力，为机构编制档案管理效率和水平的提升奠定坚实的基础。

2.2 健全档案管理制度

要建立健全的档案管理制度，对档案基础工作加以规范，进一步推动机构编制档案工作科学化、制度化、规范化。完善档案保管的基础设施，为档案管理的信息化、规范化、流程化、精细化打好基础。档案工作要在规范管理的基础上，进一步挖掘档案的价值，对现有的档案管理与服务工作方式方法做出总结和思考，及时发现并解决工作中存在的问题。一是精，即档案材料的完整性。按月或按季度定期清理档案材料，材料逐件登记，免出漏洞。二是快速，即在对档案资料进行处理的过程中要做到及时有效，文件材料应在机构变化、人事变动、工作调整前及时收集。三是注重在软、硬件建设方面狠下功夫，严格规范档案工作各环节的管理，逐步将档案管理工作纳入科学化、规范化、制度化、便捷化的轨道，使其更好地为各项工作服务。

2.3 落实档案管理实名制度

实名制是在机构编制档案管理中，针对编制、人事、组织等相关部门，在档案管理中做好协调工作，实现实名制的管理。在落实实名制的过程中，做好实名制软件、硬件的建设，实现档案资源的整合和分享。针对“互联网+”模式，对现有的软硬件进行升级改造，推出在线电子文档接收系统及机构编制信息系统，不断提升自身软件、硬件水平，为群众办事提供更便捷、更优质的服务。

2.4 落实档案管理保密制度

加强涉密档案信息资源管理，防止失泄密事件发生。要结合档案日常业务工作注意保密事项，对档案工作人员进行保密知识培训，指导他们在新形势下规范保密管理，做好收存档、借阅等相关工作，通过保密专题培训，增强档案工作人员的保密责任意识、守法意识，提升档案业务工作与保密工作的融合度。完善档案保密管理制度，加强文件保密管理专项整治，做牢、做实保密监控等点工作，梳理把控风险点，提升保密综合管理水平。

2.5 创新档案管理方式

要打破传统的档案管理模式，建立数字化与社会化需求相结合的档案管理体制，适应时代的发展，有效助推档案管理工作整体水平的提升。一是强调管理流程。在管理过程中要实现程序化和规范化的管理方式。二是采用科学化的管理手段。建立与档案数字化相适应的档案管理模式，配备能够用于档案数字化，满足电子文件及电子档案管理需求的新型档案密集架、控温排湿空调、防虫防霉设施等现代化设施设备，确保档案管理工作的安全、高效、规范。三是实现档案智能化管理。在互联网上建立网站或主页，开展方便用户的档案查询利用服务。

2.6 加强档案安全管理

加强实体档案保管，防止丢失和损毁。严格按照档案室管理要求，清理一切与档案无关的物件。严格按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求，加强档案库房设施设备建设，配好装具，改善档案保管条件，提升档案室的承载能力。在对电子档案管理时，应对档案材料做到实时备份，防止造成数字化工作的重复开展。

2.7 落实监督检查

机构编制部门要进一步加大监督检查的力度，扩展监督检查的领域，要定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，杜绝一切安全隐患，确保档案不丢失、不损坏、不失密、不泄密。同时，对应归档的文件材料是否齐全完整、归档文件保管期限划分的准确与否等提出意见，发现问题要及时纠正，真正把监督、检查和指导工作落到实处。