高校行政管理办公自动化问题的研究与分析

高校行政管理办公自动化系统是以校园网为平台，通过现代化的办公设备、互联网技术、大数据技术等等，让教职工的办公活动由各种人机设备来帮助完成，实现网上教务管理以及办公信息发布等等。现今阶段，很多高校已经建立了行政管理办公自动化系统，并取得了一定的成果，但对于还没有完善行政管理办公自动化系统的学校，其学校自身发展也受到一定影响。因此，高校应该认识到行政管理办公自动化系统的优势，逐渐改变传统的办公方式，实行无纸化办公，提高办公效率，实现信息资源共享，降低工作成本，提高工作效率，提升行政办公水平。

一、高校行政管理办公自动化问题

（一）缺乏完善的行政管理办公自动化制度。随着新课改的不断发展，高校的教学重点多关注在教学效率以及教师的科研上面，很大程度上忽视了高校全面发展的趋势，在行政管理办公自动化方面无法满足老师的需求。行政管理部门发挥的作用不大，行政管理人员的职业素质涵养也不够，降低了行政管理部门的服务效率，给师生的学习办公带来了一定的影响。高校领导对行政管理办公自动化的理念还是比较薄弱，仍停留在传统的思想观念上，不敢尝试信息化技术带来的优势，给行政管理办公自动化系统的建设带来了一定的阻碍。还有高校工作人员在电脑技术方面缺乏较强的专业素养，也无法为学校提供更好的技术宣传，无法将办公自动化系统更好地推广在实际的办公中，大大的降低了学校办公效率，因此学校在电脑方面应该多引进一些专业人才，为学校的办公化系统建设打下良好的条件。

（二）学校缺乏整体规划目标。在高校信息化建设中，没有完善的整体系统规划，容易忽视办公自动化系统这一环节，不能够及时的了解用户的需求，用户体验较差。部分行政管理办公自动化软件设计的不够全面，只强调了软件的表面性没有深入的研究与分析实际的应用功能。因此，办公自动化软件技术使用的质量不高，更不能够及时的发现所存在的问题，也无法及时地进行创新改革，无法将行政管理办公自动化系统的优势发挥出来。久而久之，学校在办公自动化软件应用上面就会越来越少。当前很多高校也不能够真正的实行校内资源共享，很多的软件缺乏管理性，不能够有效的传递信息，在信息资源共享方面，也是一个重大缺陷。

（三）自动化办公系统的安全性无法保证。由于很多高校不重视行政管理办公自动化系统的建设，表面化与形式化比较严重，可谓说是一个“摆设”，即使建立了办公系统，没有对其进行维护与更新，很容易遭到外界的恶意攻击以及入侵，造成数据大量损失，系统出现严重的故障，无法办公，给师生在办公运用上带来了很多不便，在一定程度上也损害了学校的声誉。因此，办公系统的安全性需要加强。

二、高校行政管理办公自动化实行的有效策略

（一）有效地维护自动化办公系统。高校在行政管理办公自动化系统的研究实施中，需要对办公系统的安全性引以重视，师生创造一个良好的网络环境。要认识到自动化系统的优势，安排专业的维护人员定期对办公自动化系统进行维护与更新，为系统设立更好的屏障，建立较强的密码保护，防止黑客进入。在系统运行中，如果遭遇病毒入侵或者是黑客攻击，很容易造成数据大量损失，系统无法运转，对高校的办公工作带来很大的影响。因此，高校领导应该加以重视，在办公自动化系统的安全问题上，加强管理的力度，对办公自动化系统进行定期的维护与更新，为师生创造良好的网络环境，提高办公效率以及学习效率。

（二）规范自动化系统，实现资源共享。在高校中部门较多，因此部门的职能也有不同，信息的储存分享也会不同，因此需要系统对这些不同部门的工作进行规划分类，通过多个服务器进行集中的管理，各个节点的服务器相互协调好，更好地发挥自身系统的功能，有效的实现资源共享。科学合理地确定共享信息，学校办公系统所涵盖的信息资源都是通过行政部门来传达的，办公自动化系统的开发研究需要合理的利用数据库资源，在此基础上来合理的确定共享的信息。需要注意一点的是，所确定的共享信息要满足学校高层管理人员对学校管理工作的决策需求，同时也必须适应各个关联部门之间实现资源共享的需求，与此同时，要对数据信息进行不断的修改以及补充，自动化系统建设初期就应该考虑到这一点。有效的联系局部的数据库，学校行政部门一直以来都是独立于其他部门的，所储存的数据信息有所不同。为了更好的实现自动化系统的资源共享，需要及时的分析独立的部分数据库，寻找所存在的差异，断的进行研究分析，更好地去建立起一个完整的全面性的数据库，然后将这些信息资源可以向用户公开，也方便了行政管理工作的实行。规范数据，确保数据的科学性合理性，高校在实行办公自动化系统，为学校的信息资源汇总共享带来了很大的便利提高了行政管理的效率。

（三）提高办公系统的安全性。互联网系统的开放性和共享性，为用户带来了极大的便利，满足了人们的使用需求。网络环境有利也有弊，高校行政管理办公自动化系统中储存着重要的信息数据，因此，在实现分享的同时，必须做好系统安全工作，防止黑客攻击以及破坏系统，避免造成数据损失。在办公室的话，系统中需要建立一套安全运行维护机制，完善安全保密制度，具体为在自动化系统中设置信息加密，人脸识别，身份识别以及病毒防治等等，全方位的保证，系统的安全性。设置安全管理部门，要求安全管理人员对办公自动化系统以级别的形式划分，实时加密设置访问权限，对重要的数据和文件要做好备份工作。高校还应该定期的开展办公自动化系统的安全教育工作，针对对象是全校师生，提高师生的思想道德品质以及老师的职业道德素养，为做好办公自动化安全保障工作打下良好的条件基础。

（四）提高办公人员的素质。高校要想行政管理办公自动化系统的有效实施，就需要建立一支专业化的办公队伍，引进高素质的人才，提高人员的素质，当办公自动化系统出现故障时，运用专业的技术解决，在最短的时间内恢复系统，最大限度的减小数据丢失的损失。定期的对办公系统进行维护与更新，要求专业人员必须及时的检测到系统中所存在的问题。高校应该对办公人员进行岗前培训，确保持证上岗，积极的开展培训会议，定期进行培训，包括办公自动化系统的理论知识以及实践技能，确保这些工作人员能够熟练地掌握办公自动化系统的重要的知识以及操作技能，还有维护系统的技能。只有确保了办公人员的素质，还有利于行政管理办公自动化系统的有效实施，提高行政管理的效率。

三、结语

随着互联网的不断发展，高校也应该适应时代的趋势，行政管理办公自动化系统的建设是一项复杂的工程，需要长期的进行规划以及细致的研究分析，高校结合自身的情况去加强办公自动化信息系统建设的力度。针对于系统所存在的问题，及时的运用有效的策略加以解决，实现高校信息化建设的目标。为高校吸引更多的生源打下良好的基础，提高高校现代化管理水平，促进高校教育的稳定发展。