数据限制性录入技巧三则

王志军

Excel的“数据验证”功能相当强大，我们可以利用这些功能实现数据的限制性录入，从而在一定程度上提高工作效率。这里介绍几则比较实用的技巧。

技巧1：根据其他列内容限制输入

例如某公司的员工信息调查表，在D列填写配偶姓名时，要求C列的婚否一项中必须为“是”，否则禁止录入。此时可以选择相应的目标单元格區域D2：D6，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”功能组打开“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，选择“允许”为“自定义”，在下面的公式编辑框输入如下公式：=C2="是"

完成上述设置之后，如果试图在“婚否”列为“否”的相应行单元格录入配偶姓名，此时会弹出如图1所示的警告信息。

技巧2：分项预算之和不允许超过总预算

例如有一份育儿计划表，从幼儿园到结婚计划预算180万元，要求各分项预算之和不能超过总预算。此时可以选择B2：B7区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”功能组打开“数据验证”对话框，切换到“设置”选项卡，选择“允许”为“自定义”，在下面的公式编辑框输入如下公式：=SUM（$B$2：$B$7）<=$D$2

完成上述设置之后，如果分项预算之和超过了总预算，就会弹出如图2所示的警告信息。

技巧3：限制录入周末日期

在假期计划表的B列填写拟定日期时，要求不能录入周末日期。此时可以使用如下公式：=WEEKDAY（B2，2）<6

上述公式的WEEKDAY（B2，2），是根据B2单元格的日期，返回对应的星期，如图3所示，第二参数使用2，用数字1～7来表示周一到周日，WEEKDAY（B2，2><6，表示限定录入日期小于周六。