强化发电厂档案管理信息化建设的方法研究

林小群 国家能源蓬莱发电有限公司

现今社会我国经济不断进步与发展，人们在生活中和工作中的用电需求出现大幅度增加，进而推动了我国发电事业飞速的发展。为了顺应时代的发展与满足人们的用电需求，我国相关部门对发电厂的发展提出了新的要求。

一、数字化档案管理系统及其建立目的

（一）数字化档案管理系统概述

信息技术推动了各行各业的快速发展，每个行业都跟随着时代的脚步开启了数字化管理时代。电子信息数字化技术在档案系统领域的应用带来了档案管理工作的历史性变革，为科学管理档案工作提供了重要的技术手段支持，推动档案管理工作从以往传统的人工管理模式转化为数字化档案管理模式。依托信息化发电厂的档案管理工作更为清晰和完善，为发电厂系统管理提供了有力的支持。发电厂数字化档案管理系统目前还处于起步阶段，在数字化的道路上还有一个漫长的道路要走，还需要不断探索，建立起功能更全、更智能化的数字化档案管理系统，这也是未来发电厂档案管理工作的整体发展趋势。

（二）发电厂数字化档案管理系统建立的目标

无论采取什么手段，档案管理的最终目的都是为了对档案信息的集中统一管理。智能化的检索手段以及网络信息优势，有效的提高了工作效率，为实际工作提供更为快捷的系统档案信息管理服务，推动档案信息资源实现共建共享，加快发电厂信息化建设。档案信息的数字化，是将发电厂现有的各类档案包括纸质档案、声像档案、财务档案、人事档案以及工程图纸档案等进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案之间的相互转换，并以此为基础将档案信息与其他的管理系统、办公系统进行关联，大幅提升整体工作效率。

二、发电厂数字化档案管理系统的设计

（一）档案管理功能

档案管理功能是发电厂数字化档案管理系统设计的最为基础的功能，主要是指实现档案管理模块数据管理功能，包括数据的录入、档案统计、文档扫描以及档案网上借阅等功能，实现对档案从录入到使用、销毁以及各类统计等全方位的功能。

（二）档案检索功能

档案检索功能是指用户通过计算机检索对库存档案进行案卷级、文件及条目检索和全文查询的功能，方便实用，快速高效，大幅度提升检索效率和质量。

（三）赋权审批功能

在电子档案管理系统设计中，需要实现管理员对其他用户的身份进行赋权，选择性的为每位用户开通不同权限，比如为移交档案人员开通录入权限、为用户开通电子档案浏览、下载权限等。同时，电子档案管理系统也兼具档案借阅审批，即对其他未赋权用户提出的档案借阅申请进行审批，有效提升档案管理工作的安全性。

（四）统计输出

统计输出功能主要是指对档案的统计功能和输出功能，包括了档案利用、库存等的统计，案卷封皮、目录、备考表等的输出，使档案管理工作得以更加有效、规范的进行。

（五）系统维护

系统维护功能的设计主要对系统设置、维护功能等功能进行实现，主要包括用户管理、系统参数设置、报表维护、保存期限设置、系统日志管理以及密码修改等权限。

三、强化发发电厂档案管理信息化建设的方法

（一）做好档案数据库建设

数字化档案管理系统的建设是发电厂档案管理工作发展的重要前提。要想提升发电厂档案信息处理的效率，就必须做好档案的数据库建设，将档案以数据信息的方式进行存储，将每条信息整理汇总形成数据库。数据库建设工作，一方面要做好信息的获取功能，发电厂要通过互联网来构建起发电厂档案信息资源的共享机制，为了让数据库更好地服务于发电厂档案管理工作，需要确保数据库系统的完善性。另一方面要做好发电厂档案信息分类工作，要对发电厂各类档案信息进行细分并编目，积极推动数据库检索和存储的高效性，做好时在信息分类的过程中还可以建立起资源目录索引。

（二）完善档案信息安全保障体系

发电厂各类信息资源中，档案管理工作是信息资源中最为重要的一部分。一旦档案信息资源保管出现问题，企业将会产生不可估量的损失，这使得档案系统的安全防护工作十分重要。针对档案系统安全防护工作，一是要做好信息加密工作，通过加密技术来提升发电厂档案信息的安全性，从而避免发电厂内部档案发生信息泄露事件。二是要做好认证技术，为了更好地保护发电厂档案信息的安全性，做好安全管理工作，需要加强对认证技术的运用。

（三）云服务技术的应用

发电厂数字化档案系统的建设，需要加强对云服务技术的应用，积极构建“云”档案馆。依托云服务技术，企业可以实现系统访问用户对发电厂档案信息获取的服务，还能够为用户提供难题解答、在线服务等功能，同时还可以实现发电厂档案信息的远程传输。

四、结束语

通过积极研发发电厂数字化档案管理系统，能够有效地改变发电厂档案管理的模式，通过信息化手段来提升发电厂档案管理的水平，同时发挥档案在生产运行中的重要作用，更好地为个人、单位提供档案服务。