网上办事大厅建设的研究与实现

许元 苏建茹 滕建

摘  要：随着校园信息化建设的不断推进，传统的纸质办公已逐渐被网上办公所取代，而碎片化的网上办事流程很难高效地为师生服务。建设一个统一的网上办事平台对高校建设“互联网+”智慧校园尤为重要。文章阐述了网上办事大厅业务流程建设的意义及难点，以北京化工大学网上办事大厅为例，阐述了流程的实现模式、建设原则及成效，为高校开展网上办事大厅的建设拓展思路。

关键词：网上办事大厅;信息化建设;流程建设

中图分类号：TP393.09     文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）15-0119-05

Abstract：With the continuous development of campus informatization，the traditional paper-based office has been gradually replaced by the online process，however the fragmented online process is difficult to serve teachers and students efficiently. The construction of a unified online service platform is particularly important for the construction of “internet plus ”smart campus. This paper expounds the significance and difficulties of the business process construction of the online service hall. Taking the online service hall of Beijing University of Chemical Technology as an example，this paper expounds the realization mode，construction principle and effect of the process，and expands the ideas for the construction of the online service hall in colleges and universities.

Keywords：online service hall;information construction;process construction

0  引  言

2019年2月23日，中共中央、国务院与中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《中国教育现代化2035》和《加快推进教育现代化实施方案（2018-2022年）》两个文件，旨在推进教育的现代化与信息化[1]。2019年全国教育工作会议上，陈宝生部长也谈到要继续加大力度深化教育管理方式改革，我们需要依托“互联网+”手段，加强信息化建设。随着信息技术的不断发展，高校正在不断完善智慧校园建设，各类业务系统逐步建设完成，部分事务性工作实现了线上办理。

然而，目前高校各部门的业务系统建设还是以条块化建设为主，业务系统间互联较弱，跨部门业务需在多个业务系统里分别填报。师生需重复填报基本信息的同时，流程审批完成的时间也较长，而部分业务系统也存在数据不透明的现象，用户无法及时掌握申请的办理进度，总体的事务办理体验不佳。条块化、碎片化的业务系统已较难满足师生便捷高效的办事需求。高校需要建设一个统一的线上服务平台，打破数据壁垒，避免信息的重复填写，真正做到让数据多跑路，让师生少跑腿。基于这种业务需求，服务集中化、规范化的一站式网上办事大厅应运而生。

1  高校构建网上办事大厅的意义

1.1  概念

网上办事大厅是指办理一种业务，只需在办事大厅平台中填写信息发起申请，流程会自动提交给相应环节审批人，由该节点对应的审批人在系统完成审批，直到所有审批环节完成。流程中的申请、流转、审批均在网上进行[2]。

1.2  意义

高校的事务性工作通常涉及多个审批人或审批部门，办理一个申请可能要在多个部门、甚至多个校区间来回奔走。如申请人对申请的流程不熟悉，对流程的顺序、审批人或审批部门不明确，办事时更是费时费力，往往要先学习整个流程，明确每一步的办理人，然后才能办事，造成了不必要的麻烦。网上办事大厅建设通过梳理业务流程，明确业务流程的审批顺序，将每个审批节点明确到人，明确了职责和权限，对业务办理流程的效率及合理性等方面進行优化和调整，以流程制作推动业务流程的制度建设，实现精细化管理。通过网上办事大厅提交申请，师生只需提交信息，无需知道后续审批顺序、审批人信息等，一键提交后等待办结通知即可，有效地节约了师生的时间精力，提高了办事效率[3]。

2  高校构建网上办事大厅建设难点

2.1  观念难转变

从线下面对面办公模式转换到线上办理业务，师生均需要时间去适应调整。在转变办公方式的过程中师生难免会面临网上平台使用得不适应、误操作的情况。部分业务归口部门从数据安全性等角度对电子化办公的认可度还不高，线上流程仅当作一个线下申请的补充，流程建设优化完成后依然以线下办公为主。

2.2  平台存在数据壁垒

网上办事大厅数据如无法与其他业务系统互通互联，师生在申请流程时需重复填写的信息量将大大增加，同时也很难保证数据的准确性。然而因高校各部门之间业务性质不同，对系统建设的需求存在较大差异，很难以一种业务系统满足各部门的所有业务需要，各部门自身的业务系统建设时间并不同步，数据存在标准不一致、更新时间不统一的问题，因而网上办事大厅在从其他业务系统内调用所需数据时，可能出现系统接口不匹配、编写语言不同导致数据无法使用的问题[4]。

3  网上办事大厅建设的实施

3.1  确定建设原则搭建流程平台

根据对用户和管理者使用需求的调研分析，网上办事大厅在搭建的过程中应遵循以下原则。

3.1.1  便捷化原则

网上办事大厅的建设和发展要以方便师生办理事务为首要原则，以师生需求为第一导向。随着移动互联网技术的不断发展，用户越来越依赖手机获取各类资讯。为实现网上办事大厅多终端、全方位的服务，我校在企业微信APP内关联了办事大厅功能，用户可实现手机异地办公。如图1所示，网上办事大厅按流程时效分为办事中心、待办事宜、进行中事宜、已结束事宜四个主模块。为方便师生快速查找流程，平台设置了检索栏，用户可按流程名称进行检索。对于表单中涉及的用户基本信息，平台通过与校園数据中心对接实现了基本信息的智能化填写，避免用户重复填报已知数据，使用户界面简洁清晰，实现了界面友好。

3.1.2  及时性原则

在对相关流程进行处理后，用户需要对流程的审批结果及审批进程进行查看与跟踪，因此需要平台能够实现向相关用户发送流程审批过程或结果的提醒与通知，以保证流程的时效性，做到用户能随时了解流程进度及待处理流程详情，促进流程审批效率的提高。因此在设计平台时我校将待办事宜模块与邮箱、企业微信平台进行了对接，实现了对当前审批人的邮件及微信提醒，如图2所示，方便用户及时处理各类审批，有效保障流程的时效性。

3.1.3  准确性原则

人事变动引起的审批人变更可能导致流程审批环节的变化，如用户身份数据更新不及时，有可能造成用户错误等问题。因此流程平台使用的用户数据由校数据中心定期同步，及时更新用户身份数据，使数据实现关联互通，便于实现统一化管理，为高校建设智慧校园迈出一大步[5]。

3.1.4  易管理原则

网上办事大厅的流程数据信息应做到易于调用、易于管理，方便用户查找统计。流程平台设置了进行中事宜模块，显示所有当前用户提交后暂未结束流程的进度和明细，用户可查看各个节点的审批人、审批时间、审批意见等信息，随时掌握流程进度。用户可在已结束事宜模块根据流程申请时间、流程名称或流水号随时回查流程详情，并根据具体需要选择打印。该模块可作为用户的数据备忘，方便师生查找过往办公信息。

3.1.5  安全性原则

梳理并精简流程时应保证流程的安全性，所有流程改动不应与流程对应业务的管理办法相矛盾。所有对审批流程节点或表单信息的调整都应在保障流程合理合规的前提下进行。

3.2  线上业务流程制作

3.2.1  前期梳理

筛选出适合线上办理的业务，与流程归口部门进行梳理。根据业务部门的线下办公经验，梳理具体业务的审批流程，根据线下纸质表单明确流程需采集的信息，为业务流程的建设提供基础信息。在梳理的过程中还应根据网上办事大厅的特点对部分审批环节做出调整优化。在保障流程有序、合理审批的基础上尽可能缩短审批流程。

3.2.2  流程建设

根据前期与业务部门共同梳理的信息，确定流程各节点逻辑顺序，在InfoPlus开发界面内按照流程逻辑建设流程模型如图3所示。以公用房修改建（修改建金额小于3万元类）流程为例，对于有明确先后顺序要求的部分审批节点（如图3中的资金管理部门、国资处、基建处等部门）采用串联方式，对于无先后顺序要求的审批节点（如图3中土建工程、装饰工程、给排水工程等相关审批节点）采用并联处理，以便多部门同时处理缩短审批用时。

根据梳理确定的流程审批所需信息，用InfoPath软件制作流程表单，并设置表单的填写格式与初始值，以避免申请人重复填写基本信息。设置各节点审批人员对表单信息的读写权限，审批意见处也只能由对应审批人填写，做到各审批人责任明确，保障流程合理合规。

为优化、精简流程，在流程建设时会加入部分判断设置，使系统根据申请人填写信息的类别选择性地跳过与此类审批无关的节点，并隐藏部分与此类申请无关的信息点，如公用房修改建流程不涉及暖气工程时，系统将自动隐藏暖气系统改造所需填报的信息表，跳过对应的修缮中心负责人，在减少申请人填写信息的同时也减少了审批节点，保障流程的高效合理运行。

3.2.3  后期维护

流程上线运行只是该流程建设的开端，上线流程的初始版本一般都是将业务归口部门线下经验总结后梳理设计的。随着上线后用户使用量的增加，流程也应根据师生的使用反馈进行版本迭代，建立一个持续优化的流程建设机制，为师生提供更高效的服务。

以我校科研经费合同/协议用章申请（支出类）流程为例，在其上线运行一段时间后发现办理时经常出现因上传合同附件格式不合规等原因造成的驳回。为在保障流程合规合理的前提下尽可能避免重复审批，开发时增设了申请人更新合同附件这一节点，在该节点申请人只能修改合同附件这一信息，其他表单信息均不可修改，提交后返回原审批节点继续审批，既保障了已审核信息的真实有效性，又避免了重复审批，提高了审批效率。

4  网上办事大厅业务流程建设的成效

4.1  网上办事大厅流程建设现状

笔者所在高校的网上办事大厅自2016年12月起开始上线运行，现已建设流程102项，平台流程覆盖人事处、国资处等学院部处24个。如图4所示，流程发起与办结次数逐年提升，网上办事大厅使用率逐步提高，截至2019年12月流程累计运行次数31 961人次。

如表1所示，自网上办事大厅流程运行以来，线上流程有效地缩短了流程的办理用时，提升了事务性工作的服务效率，让师生切实感受了信息化的便捷性和高效性。网上办事大厅能够满足跨校区运行背景下的师生用户获取服务的需要，达到了建设的预期目标。

网上办事大厅的建设促进了流程优化再造，有利于规范岗位职责及办事流程。建设过程中对于部分复杂的流程，我校在流程上线运行后根据流程使用反馈，将流程分类并进行了拆分，如表2所示。流程梳理再造有效精简了申请流程，缩短了审批用时。

4.2  网上办事流程的延伸应用

网上办事大厅的建设推动部分事務性工作实现了线上办理，但对于部分需要纸质盖章证明类的业务，我校采取了线上线下相结合的模式，将申请证明的流程审批部分通过网上办事流程实现，审批完成后证明所需的数据可被自助打印终端设备读取。申请人可在证明有效期内的任意时间在设备上打印证明，实现了证明文件的自助打印。

如图5所示，通过自助设备与网上流程的联动，用户可自助打印人事处、保卫处、工会的收入证明、职称证明、户籍卡首页及本人页、毕业生婚育状况证明等12类不同证明的自助打印功能，为常用的证明类业务提供了自助式便捷服务。

5  结  论

网上办事大厅的业务流程建设，满足了师生跨校区线上获取服务的需求，精简了部分业务的办理过程，达到了建设的预期目标。对于部门无法线上完成的业务，可以采用线上线下相结合的方式灵活处理，从而加快高校信息化建设和网上办事服务建设，为高校推进大数据建设打好数据基础，为教育事业现代化发展提供有效的信息化手段。

参考文献：

[1] 新华社.绘制新时代加快推进教育现代化建设教育强国的宏伟蓝图——教育部负责人就《中国教育现代化2035》和《加快推进教育现代化实施方案（2018-2022年）》答记者问[J].人民教育，2019（5）：14-18.

[2] 王怡丹，高东怀，宁玉文，等.高校网上办事大厅的设计研究 [J].中国教育信息化，2019（21）：94-96.

[3] 周达磊.事件驱动多流程协同交互平台的研究与实现 [D].北京：北京邮电大学，2016.

[4] 翟云.中国大数据治理模式创新及其发展路径研究 [J].电子政务，2018（8）：18-21.

[5] 王丹，张桓，纪元，等.“一站式”学生综合事务服务大厅在我校的探索与思考 [J].教育教学论坛，2018（37）：211-212.

作者简介：许元（1990—），女，汉族，黑龙江佳木斯人，北校区管理办公室科员，助理研究员，工学硕士，研究方向：教育信息化;苏建茹（1963—），女，汉族，河北张家口人，北校区管理办公室主任，研究员，工程硕士，研究方向：教育管理;滕建（1979—），男，汉族，山东桓台人，信息中心科员，工程师，工学硕士，研究方向：教育信息化、网络安全。