规范化管理高校教学档案的实践路径分析与研究①

张亚楠

(徐州工程学院管理工程学院 江苏徐州 221006)

通过对高校教学档案的管理水平进行分析评价可以看出高校整体管理水平的高低，规范化管理下的高校教学档案更加有助于高校各项工作水平的提高，也对教育改革、教学改革的开展起到一定的促进作用。但是目前我国高校教学档案的管理仍然存在着许多问题，不但使档案更加难以利用，而且也使教学档案管理的水平受到影响、因此高校需要对这一部分工作高度重视，从多个角度进行改进，促进高校教学档案管理不断完善。

1 对高校教学档案进行规范化管理的重要意义

教学档案通常包括多种重要材料，比如教学管理类文件、教师业务以及学生学籍资料、评价教学质量的材料等，这些材料都是教师在教学管理以及教学实践过程中不断总结而成，因此具有一定的参考价值，其重要性不言而喻，因此对高校教学档案进行规范化管理的意义重大[1]。

第一，通过教学档案的建立，高校在开展教学活动中可对各项教学内容以及教学管理进行参考，并对教学过程进行分析和判断，使相关工作人员能够得到更加准确的判断以及科学的决策，教学工作开展得也会更加有序。因此高校教学档案工作对高校教学水平以及质量的提高起到至关重要的作用。

第二，学籍档案对于学生来讲，至关重要，将学生在校生活的所有历程进行详尽记录，档案材料直接影响学生毕业后的就业、深造等相关事项。纸质档案资料的保管形式存在很多弊端，一方面学生学籍档案存量大，另一方面档案查找起来也很繁琐，因此，高校档案规范化管理与学生学籍档案管理息息相关。

2 高校档案管理目前亟待解决的问题及现状

在我国高等教育事业不断发展的今天，各大高校的规模在不断发展壮大，教育层次以及形式呈现出多样化发展的态势，导致档案管理工作越来越复杂且变化多端，因此对高校来讲其管理制度的要求也越来越高，队伍建设等方面同样有着全新的要求以及标准[2]。目前高校档案管理工作存在几项亟待解决的问题，主要包括以下3个方面。

2.1 教务管理人员需要增强档案管理意识

第一，通常在我国高校教务工作开展过程中，所有的教务人员都是直接接触到教学档案的第一人，教务人员对待教学档案管理是否重视可以直接决定教学档案能否在管理过程中按照标准进行规范管理，确保在收集教学档案过程、整理教学档案过程、移交教学档案过程中能够按照规定准确无误进行。但是现阶段的教学档案管理工作开展过程中，有一部分教务人员的工作重点在教学工作以及科研工作上，并没有对教学档案产生过多的重视，因此出现许多原始教学档案的相关资料没有及时得到归档。除此之外，由于教学档案的工作量比较大，而教务工作人员往往精力有限，无法对档案材料进行主动收集、对拓宽档案材料收集范围更是存在一定难度，因此导致档案收集局限性情况的发生。

第二，常规的教学档案管理应当配备专职人员，并且配备相关完善的设备以及工具。但是由于目前很多高校针对档案管理的重视程度较低，因此对专职人员、相关经费及设备等物料的配备并不充足，由于缺少对教学档案管理的良好政策扶持，资金的短缺，导致管理制度迟迟得不到完善。

第三，在某些高校当中，很多部门的教学人员或科研人员对档案管理的意识较为薄弱，或认为自己的教学资料以及学术成果应为个人所用，因此在工作过程中没有及时将其交至档案室作为留档资料进行保管，最终导致档案收集的不够完整连续，对教学规范性文献的形成造成一定影响[3]。

2.2 需对教学档案管理专业化程度进行提高

第一，高校的教学档案管理工作属于一种较为基础的业务性工作，此项工作并不像教学或科研一类的部门，在短期就可以产生一定的效益，而是需要长期的积累才能实现，因此高校管理部门往往会对档案管理工作不够重视，并且没有对其投入过多的资金进行建设，很多档案管理部门都不具备重要的基础性硬件设施，甚至还有一些高校并未配备档案馆，更无法去谈档案规范制度如何落实的问题。

第二，教学工作对于高校来讲极为重要，同时也是一项重要的基础性工作，因此对教学档案管理工作的加强非常有必要，“教学档案管理”顾名思义，重点在管理上，但是所谓管理并不仅仅是单纯地将所有教学档案收集到一起，或分门别类摆放好就代表管理工作已经完成，事实上教学档案管理的过程专业性非常强。而目前许多高校的档案管理都会经常出现档案资料乱堆乱放，教学档案不连贯，中间有缺失等情况发生。

第三，目前很多高校的教学部门都缺少专业的教学档案管理人才，普遍都是由行政部门的相关人员同时负责，但是由于行政人员大多没有档案管理工作经验，也没有经历过专业化的培训，对档案管理的基本常识以及专业知识都不够了解，因此教学档案归档不够科学合理，无法得到有效利用；另外还有一些行政人员由于身兼多职，在本职工作繁忙时常常容易忽略档案管理的工作，因此出现教学档案归档不及时或有缺失的情况发生，对规范化管理高校教学档案产生一定的影响。

2.3 需提升教学档案利用率

第一，虽然现在很多高校中都设置了档案室，但是很多高校对教学档案的利用率却很低，一般情况下都是在学生需要开具各种档案或相关证明材料中才能够运用到，使学生就业、学历认证等需求可以得到满足，但是真正的教学档案价值却没有得到更好的发挥[4]。

第二，现阶段仍然有许多高校采用传统的教学档案管理方法，档案内容在纸张中进行体现和记录，当有需要时采用翻阅纸质资料的方式进行查询，但是由于纸张的特殊性，长期翻阅会导致纸张出现破损等问题，对教学档案理想化的重复使用造成影响，同时也无法实现档案管理的真正价值和意义。

第三，在对教学资料进行查找的过程中，很多高校仍然需要采取人工查找的方式，这种传统查找方式费事费力，一旦缺少详细的检索目录，将会使查找教学资料的过程极度困难，同样对教学档案的利用率造成了一定的影响。

3 对高校教学档案进行规范化管理的实践路径

3.1 将教学档案管理制度进行完善

为了让高校教学档案管理工作能加正规化、制度化，真正步入正轨，需要对具体的档案管理工作行为进行严格制度的制定及完善，使相关人员在经历档案管理工作过程更加有章法、有条理，具体完善方式有以下几种。

第一，由于教学档案涉及到的内容非常广泛，而且来源有很多种，因此对教学档案的内容进行明确，并且确定教学档案的保存要求。在参照我国相关制度的基础上，根据各大高校教学管理的实际情况不同，确定其归档档案的范围，进一步减少文件材料出现不归档、归档有遗漏、归档出现重复等问题的发生，使教学档案更加完整、系统、准确。另外对需要归档保存的教学档案同样也有一定的要求，例如教学档案中的图片或必须清晰、切勿模糊等。同时将符合标准的教学档案装订成册，使其能够进行长期保存，同时也能够方便查阅。最终按照学年度的排列方式进行存档，需要注意的是，教学档案材料必须保持及时收集、整理的原则和习惯，使档案管理工作最终形成定期的自检、自评、及时整改的管理模式，对教学档案日常管理起到重要价值和意义。

第二，应当对高校教学档案管理人员的岗位职责及工作范围进行明确，并且应当设立专门的工作人员进行负责，该岗位的工作人员需要具备高度责任感以及积极的工作态度，同时在建立工作制度过程中，组织者应当由高校学院分管的院长负责，拟定者应当由高校学院档案办公室负责，实现档案管理工作更加科学和专业，另外通过落实高校教学档案管理制度，可以使该岗位的工作人员能够明确自身职责都有哪些，不但能够起到一定的约束作用，还能够在工作过程中有据可查并按照规章制度进行执行。

第三，由于教学档案种类非常多，因此相关档案管理人员应当根据管理对象的特点不同采取分类管理形式，通常来讲高校的教学档案共计分为三种类型，第一种类型为教学建设类，其中主要包含教学教材、教学课程、教学档案、学生实习相关档案、教学工作指导文件、教学相关制度、学校下发的各项文件细则、教务处下发的各项文件细则、教学相关规章制度、教学规划、教学计划及总结、大型会议或重要会议记录的原件等；第二种类型为教学管理类，其中主要包含教学质量评估、考试计划、考试安排、课程表等，主要集中在教学过程的档案；第三种类型为教学成果类，其中主要包含教学成果、毕业论文等。将档案采取不同的分类管理形式可以使教学档案管理工作更加规范，并且能够使教学档案资料从收集到整理，再到保管和查阅的流程更加制度化，使档案资料的保管更加系统连续，减少档案资料遗漏或不易查找的问题发生[5]。

3.2 将档案管理人员的综合水平进行提高

第一，从提升档案管理人员思想素质的角度出发，培养其具备良好的爱岗敬业精神，勇于奉献的热情。特别是很多档案资料属于保密性质的文件，需要重点保管，不得在文件上随机涂抹改动，因此相关档案管理需要具备较高的思想素质，这也是对高校教学档案管理人员提出的重点要求，此外还应当在工作过程中不断地创新，使教学档案管理工作更加完善。

第二，面对高校教学档案管理的各项要求，为了能够更快地适应，需要指导高校教学档案管理人员不断提升自身的专业水平以及专业素质，同时在高校档案中，教学档案是其中的一项重要组成部分，随着教学改革的不断深入，现代化信息技术的不断应用，使高校教学档案管理工作的要求更高，因此为了顺应时代发展的需求，相关管理工作人员应当与其他院校相关部门的人员多加沟通，共同学习成长。

4 结语

在高校教学管理过程中，教学档案管理占据着非常重要的地位，但是目前我国高校的教学档案管理水平仍然需要进一步提高，为了更好地将教学档案规范化管理，需要相关管理人员从自身角度出发，不断完善自我，还应当顺应时代发展的需求，联合信息化技术进行管理，从而实现教学档案在高校教学工作开展过程中更好发挥其价值。