信息化档案管理系统设计与研究

张 虹

（枣庄科技职业学院，山东枣庄 277000）

0 引言

随着计算机及网络技术的发展，信息化档案的管理成为一项非常重要的工作内容[1]。信息化档案应具备显著的逻辑结构，能够完成档案信息的采集、管理、业务办理、安全接入和控制等功能。在信息化档案管理任务中，数据采集、数据录入和文件上传/下载是最为关键的工作流程。如果将这三类任务高效、高精度地完成，则能大大提升档案管理的业务水平。目前，信息化档案管理已经基本实现了日常信息的收集和处理，能够对各种文档类型进行归档和存储，并根据工作人员的要求完成相关信息的数字化转换[2]。作为日常管理工作的基本要点，档案电子化之后的辨别、分类、转交、消除等任务，都可以采用先进的管理模式。比如，档案的信息化服务，可为诸多用户提供合理的快捷操作，既能确保相关信息的安全性，又能尽量提升档案的完整性。每次提取和校对档案信息时，都需要顺应功能的需求和发展，不断提升档案构架的合理性。这是出于对档案管理长远考虑的结果。

1 信息化档案管理系统设计

1.1 档案信息采集模块设计

档案管理信息化能够将所有信息在计算机网络中显示出来，并有助于用户对相关档案资料的搜索、咨询、分析和下载。但是，由于部分档案资料涉及保密特性，这就要求档案信息采集模块具备权限设置功能[3]。本项目中所设计的档案信息采集模块流程如图1 所示。从图1 可以看出，在信息采集过程中需要将旧系统内的数据进行转换，并通过特定的算法进行归档。在权限设置方面，管理人员具备档案管理的所有权，这样既能提升计算机网络的使用效率，又能保证档案信息的安全性。管理人员可以在该模块进行专项设定，比如，针对某个部门或领域进行灵活性设置、细化不同用户的权限，也可在某一时段开发临时权限。

图1 档案信息采集模块工作流程

1.2 数据录入模块设计

对于档案数据的录入，要求具备完备的编辑功能。在执行项目、合同或媒体文件的录入工作时，应当首先对文件进行合理的编号（图2）。系统为档案数据的编辑提供了各种指令，包括增加、删减、排序、修改、保存等。数据录入后支持相应的检索功能，并能根据管理员指令进行复制和导出。此外，档案数据在录入时应及时判断文件的正确性和唯一性。系统提供了多种检验方法，包括后缀名、文件大小、日期等，可以快速判断文件是否错误。如果档案数据录入后需要再次修改，可以直接采用系统中的重归档指令，这样能迅速地替换掉原文件，并在后台将原文件备份。管理员除了能够直接看到新的档案文件，还能查看修改日志，包括录入日志、修改日志和销毁日志等，便于后期档案数据的再次维护。

图2 档案数据录入模块工作流程

信息化的档案数据属于电子文件，根据文件的重要性可设定录入权限，比如某些文件能够根据规则直接对应文件的浏览。档案数据的录入要基于查询功能，否则不但会增大管理人员的工作量，还会增加入档出错的概率。录入后并分类完成的档案数据需要进入“建表立档”阶段。即将可供编辑的档案文件整理成表文档形式，满足不同需求的人群。此外，系统采用挂载方式实现档案文件的批量式修改，操作方便。

1.3 数据的上传和下载

档案文件或数据的长传与下载流程如图3 所示。可以看出，该过程对于文件的上传需要管理员的审核，在下载时可进行快速搜索，整个操作均需要特定的权限。档案文件在存储时，均具有备份操作，防止在长期管理后出现数据的意外损坏或丢失。数据的上传和下载具备的基本功能模块有维护、压缩和加密等。

图3 文件上传/下载流程

2 媒体档案文件的管理与设置

2.1 媒体数据管理

目前，多数档案文件为媒体数据，比如Office 文档、视频、音频等。对于媒体档案文件的高效、精确管理是信息化档案管理的最重要内容，也是衡量档案管理水平的关键指标。在该系统中，管理员可对媒体文件进行权限处理，包括文件的添加、删除、编号、替换、修改等，处理方式为数据模型树模式，与微软系统内资源管理器类似，可直接根据编号进行创建。当媒体档案文件发布后，无需对工作模式进行转换，可直接在最短的时间内完成档案信息的检索[4]。对于档案管理员来说，在部分功能模块中仅能够执行目录编著和发布作用，无法对媒体文件本身进行修改。

2.2 设置与应用

在媒体档案管理的设置和应用方面，系统提供了独立的工作平台，该平台具有可编程性，并为用户和管理员提供了丰富的指令库，能够根据自身情况对档案库内的文件进行自主设置，如档案文件的类型、数据结构、分类手段等。在该平台的设置与应用条件下，信息化档案管理将更加智能化，可以满足更多用户的需求。

3 结束语

本项目中所设计的信息化档案管理系统，可以满足当前飞速增长的数据存储和管理需要，适用于各种行业和领域。档案的信息化管理与服务，可以为更多用户提供更方便与合理的操作，在保证档案信息的安全性和可靠性的同时，又能提升档案管理的可编辑性。随着网络技术的发展，档案管理的需求也将随之改变，只有不断提升档案构架的合理性才能适应档案的长期管理模式。