尹府水库工程技术档案管理探讨

李辉光，侯 真，姜海瑞

（平度市尹府水库管理中心，山东 平度 266745）

尹府水库位于平度市东部，大沽河水系小沽河支流猪洞河中下游，控制流域面积178 km2，总库容 1.445 8 亿 m3，兴利库容 0.738 亿 m3，是一座集防洪、养殖、灌溉和城市供水于一体的大（2）型水利枢纽。自建库以来，水库管理单位一直重视工程技术档案的管理，坚持“依法治档”，充分发挥工程技术档案对水库运行管理的服务作用，多次被山东省档案局评为档案管理“一级管理单位”。

1 工程技术档案的搜集

工程技术档案是直接记叙和反映工程建设生产活动的文字、图表、照片、录像等材料。主要有水库工程规划设计原始资料，包括水库工程所在河流和地区的水文气象、地质、地貌以及人口、土地、耕地、经济、文化等自然条件和社会历史现状的基本资料、工程规划资料、工程技术设计书和设计图纸等；水库工程施工及维修加固资料，包括测绘设计施工、基础处理、质检记录、批准文件、竣工验收资料等；水库工程观测及生产运用指标资料，包括历年降雨、径流、洪水特征值、水库库容、供水量及工程巡查检测资料等；其他有关资料，包括管理制度、规程预案及各种计划、考核资料等。

2 技术文件资料的归档整理

工程技术档案是靠工程技术文件材料的积累、归档形成的，要及时把工作和生产活动中形成的、已经办理结束或告一段落的具有保存价值的技术文件资料，收集整理移交给档案室。凡是在当前和今后具有查考依据作用的技术文件材料，都应划入归档范围。包括上级机关的指示、决议、通知、通报及单位的请示、决议、防汛总结、电话记录等文件；工程运行管理中形成的调度运用计划、运行记录、年度财务报表、各种观测汇编资料等；防汛岁修、除险加固计划、设计计划、施工记录和总结材料等。

根据技术文件材料形成过程的特点，归档时间一般分为随时归档和定期归档两种。按阶段归档，如水文观测资料等；按年度归档，如运行管理和调度形成的技术文件材料、水情记载等；一项工程在结束通过鉴定验收后归档；专业性会议，应在会议结束后及时归档；设备、仪器、图纸、说明书等，在购回验收后归档。

归档工作由各业务技术人员承担。工程任务结束后，将需归档的文件材料收集齐全、核对正确，向档案室移交。接收档案必须履行移交手续，填写移交单，并签字盖章。归档技术文件材料，字迹要清楚，签署应完备；层次分明，符合其形成规律；必须准确反映水库管理单位的生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实情况和历史过程。

技术档案的整理包括系统整理和编目。系统整理是将技术文件材料进行分类，并按规定将所属文件依次排列使之条理化、系统化。编目即遵循技术档案形成的规律，保持科技文件材料之间的有机联系，根据便于保管和利用的原则编制档案目录。水库技术档案可根据重要文献、水文、测量及地质、规划设计、施工及竣工、生产管理等内容来进行分类编目整理。

3 技术档案的保管

档案管理人员接收档案必须认真验收，办理交接手续，对接受的技术档案，应分类编目、登记和进行必要的加工处理，力求做到简明、方便使用；技术档案保管要设置专室、专柜、排架方法，要科学和便于查找，办公与档案库房分开，库房要防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、防虫、防水、防光、防高温，并具备齐全的消防器材；要定期对档案进行检查，防止缺、损、霉、烂、虫蛀鼠咬等，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，维护档案的完整与安全。

对必须进行修改的工程技术档案，应由原项目负责人或技术负责人提出申请，经技术部门领导批准后及时到档案部门修改；管好档案的目的是便于利用，必须建立健全各项档案管理制度，加强和充实档案管理机构，不断提高管理水平。

4 技术档案的保存期限鉴定

确定档案资料的保存期限，销毁失去利用价值的档案，应进行认真的鉴定。技术档案的管理期限分为永久、长期、短期三种。凡是在反映工程运行管理活动、总结经验等方面具有长远价值的技术档案，应列为永久保存；凡在较长时间内（15年以上）具有利用价值的技术档案应列为长期保存；凡短期内有参考价值的技术档案，列为短期保存；凡是介于两种保管期现之间的档案，其保管期限一律从长。

水库管理中心建立技术档案的鉴定、销毁制度。鉴定工作由管理中心领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组组织，依据《档案保管期限表》对档案进行鉴定，写出鉴定报告，注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。对已过保管期限的档案，档案管理人员逐步进行详细审查，提出销毁意见，对确无保存价值的，造具清册，由鉴定小组鉴定确认后，经单位分管工程技术档案的领导审批销毁。销毁时应严格执行保密规定，指定专人监销，并在销毁清册上签字。

5 技术档案的现代化管理

随着信息技术的发展，加强技术档案现代化管理工作势在必行。要努力提高技术档案的现代化管理水平，使档案现代化管理工作与单位的办公现代化管理工作同步发展；要努力实现对新技术档案数据的计算机管理，并逐步提高利用计算机管理历史档案数据的比重，利用新的科学技术手段，争取实现对所有的技术档案信息的计算机管理，不断推动提高水库工程管理规范化水平。