高校数字档案馆建设路径研究

顾 伟

(安徽大学 档案馆，安徽 合肥 230039)

近年来，我国数字档案馆建设工作迈出了实质性的步伐，取得了较好的成绩。全国每年有越来越多的省、市、区、县数字档案馆系统通过国家档案局验收，其中，建设水平较高的数字档案馆被认定为全国示范性数字档案馆。与传统纸质档案管理相比，数字档案馆建设是在遵循档案管理各项业务要求的基础上，充分利用“大、智、物、移、云”等信息技术所开展的档案信息化建设工作。运用这些现代化的技术手段极大地扩展了档案收集的范围，丰富了档案信息资源的种类，优化了档案管理的方式，提升了档案管理的质量，拓宽了档案服务的对象，实现了档案管理由传统手工管理到现代科技管理的质的飞跃。在此过程中，出现了各种不同的数字档案馆建设路径，有以“源于实践，依托科研，注重实效”为特色的“萧山路径”[1]，也有以“标准规范，技术成熟，内容挖掘”为主体的理论路径和以上海自贸区电子档案单套制管理为代表的数字档案馆建设路径[2]。

高校档案馆作为高校内设机构，与独立建制的省、市、区、县档案馆相比在工作职能、档案管理体制和档案服务方式等方面存在较大的区别。因此，高校数字档案馆的建设路径不能完全照搬于省、市、区、县数字档案馆的建设路径。要切实推进高校数字档案馆建设工作，就必须选择一条符合高校数字档案馆建设方式的建设路径，按照高校档案管理的实际要求，找准方向，大胆探索，在继承的基础上创新发展，开展科学有效的建设。本文在具体分析高校数字档案馆建设特点的基础上，从现状和建设目标两个方面厘清现阶段高校数字档案馆建设的现实基础和目标定位，并以此为依据指明高校数字档案馆建设应该采取的建设路径，最后，结合实际提出高校数字档案馆建设的实施措施。

1 高校数字档案馆的建设特点

国家档案局颁布实施的《数字档案馆建设指南》明确指出：数字档案馆建设内容应包括基础设施建设、管理系统建设、应用系统和服务平台建设、数字档案资源库建设、档案保障体系建设五个方面。高校档案馆作为全国档案系统的重要组成部分，应按照该指南的要求开展数字档案馆建设工作，但高校数字档案馆在基础设施建设、档案服务平台建设和档案服务方式等方面与省、市、区、县数字档案馆建设相比有较大的差异。因此，高校数字档案馆建设应依据高校档案实际特点而开展。

1.1 基础设施建设的特点

在《数字档案馆系统测试指标表》中，基础设施的建设要求被细化为主机房、网络平台、服务器、存储备份设备、基础软件等7个部分，涉及数字档案馆建设硬件、软件、存储、网络、安全等内容。省、市、区、县档案馆作为独立的事业单位，基础设施建设是由其自身负责建设、实施和维护的。但在高校中，档案馆作为高校二级部门，数字档案馆的基础设施建设工作一般是由档案馆提出建设需求，报学校审批后交由相关职能部门(如网络信息中心)建设完成的。这些基础设施的建设工作不仅需要大量的财力支持，而且在建成后还需要一支稳定的专业技术人员去使用、维护，高校档案馆独立开展上述建设工作不仅执行难度较大，而且现实可行性较低。因此，从高校档案工作的实际和高校信息化建设整体角度出发，这些基础设施建设最好是由专门职能部门完成。

1.2 档案服务平台建设的特点

省、市、区、县数字档案馆服务平台的建设一般是按照局域网-政务网-因特网三级网络进行建设的，以此分别向档案馆内部人员、本级党政机关和公众用户提供不同层次的数字档案信息资源利用和共享服务，同时，根据档案信息安全保护的要求，对局域网-政务网-因特网三级网络实行物理隔离或逻辑隔离，以防止档案信息的失密。相比而言，高校档案馆主要的服务对象是师生员工和毕业校友，档案利用服务的业务场景较为简单，档案服务平台提供的业务功能较少，因此，在具体实践中，高校数字档案馆较少采用三级网络的建设模式，而是采用逻辑隔离的方式按照校园网-因特网两级网络架构建设档案服务平台，为校内外档案用户提供档案信息服务。

1.3 档案服务方式的特点

在档案服务方式上，省、市、区、县档案馆的服务理念是在梳理档案对外服务事项，做好电子档案信息资源收集和档案数字化加工工作的基础上，尽可能将所有的对外档案服务业务，如档案利用的申请、登记、审核、检索、查阅等，实现全流程在线办理，落实“最多跑一次”“让数据多跑路，群众少跑路”的要求[3]。但是，由于高校各部门信息化程度的差异和不同门类档案管理方式的差别，高校档案工作在服务方式上不仅存在线上服务和线下服务两种方式，而且还有线上和线下相结合的服务方式。

2 高校数字档案馆建设的路径选择

路径选择依赖于现实基础、发展目标等多种因素。只有厘清高校数字档案馆建设现状，明确现阶段建设目标，并结合高校档案工作的目标定位，形成清晰明确的建设思路，才能找出一条既符合高校档案工作实际又带有高校档案工作特色的数字档案馆建设路径。

2.1 现状

数字档案馆的建设极大地改变了档案工作方式，成为档案事业创新发展的主要推动力量。高校数字档案馆建设亦是如此，在近十年的时间里得到了快速的发展，总体建设水平明显提高，在服务学校、师生员工和社会方面发挥了重要作用[4]。虽然不同高校建设情况不尽相同，建设进度有快有慢，但就整体而言，高校数字档案馆在以下三个方面取得了显著的成绩：一是在数字档案信息资源建设方面，按照“存量档案数字化，增量档案电子化”的要求，大力推进馆藏档案数字化外包和电子文件同步归档工作，基本建成了以馆藏档案数字化成果和电子档案为主体的数字档案资源体系。二是在档案管理应用系统建设方面，按照“收集、管理、存储、利用”的基本要求，与信息化程度较高的部门，如财务、教务、科研等部门，先行建成了电子文件在线接收和归档平台，并按数字档案资源长期保存的要求进行分类存储，同时，针对不同档案用户的需要，建立了相应的档案信息资源服务和共享平台。三是在档案利用服务方面，不仅能够通过电脑、微信公众号等多种渠道为档案用户提供档案服务事项预约、业务在线办理、在线查档等档案利用服务，而且也能利用网络开展多种形式的档案宣传教育活动，如网上校史展、档案专题展等。

另一方面，客观地说，高校数字档案馆建设还处于发展阶段，各方面建设还需要进一步完善和提高。具体来说，在数字档案信息资源建设方面，数字档案馆建设不仅要有档案数字化、电子文件接收等“量”上的要求，而且还要有对“量”上准确性、有序性、规范性的管控，以及对数字档案信息资源进行数据治理、清洗等“质”上的要求，以此保证数字档案信息资源的准确、可信。在档案应用系统建设方面，许多系统在功能上还存在着需要改进、优化和细化的地方，同时，不同档案业务系统之间的融合程度不够，容易形成二元化的档案信息管理模式，为档案信息共享和业务协同制造障碍[5]。故此，我们应该在切实把握高校数字档案馆建设存在问题的基础上，找准痛点，继续高质量地推进高校数字档案馆建设。

2.2 建设目标

从长远来看，高校数字档案馆建设只是高校档案信息化整体建设过程的一个阶段，同一阶段的不同发展时期也有不同的建设目标。当前时期，高校数字档案馆正处在承前启后的关键环节，各项建设工作均已开展但不够完善。我们要在前期建设的基础上，坚持用创新发展的理念，进一步做好涵盖各项档案业务内容的应用系统建设，并在信息化条件下，改进档案工作方式和业务流程，推进各类应用系统协同化运行和档案信息的共享共用。同时，在加大馆藏纸质档案数字化率和完整收集全校各部门电子文件的基础上，完善档案数据平台建设，加强档案信息资源的数据化程度，实现数字档案信息资源细粒度管控，为后续高档案信息化发展奠定坚实的数据基础。在档案管理与服务方面，部分档案可以逐步实现“双套制”向“单套制”“单轨制”的转变，积极利用新技术，尤其是计算机智能技术和数字人文技术[6]，提高档案信息资源开发利用的能力和水平，提升档案工作对学校发展的贡献力，为学校科学决策、师生员工信息查询提供及时、便捷、安全、可靠的服务，变服务型数字档案馆为智能化、知识化的数字档案馆[7]。

2.3 路径选择

高校数字档案馆建设应依据本校档案工作和校园信息化建设的实际，将数字档案馆建设纳入学校信息化建设的总体规划中，与学校信息化建设同步进行。高校数字档案馆建设应重点围绕学校中心工作开展，树立为教学、科研、管理服务的意识，突出“以人为本，师生主体”的服务理念。在业务层面，高校数字档案馆建设工作应始终围绕档案工作的实际业务需求展开，以档案信息资源建设和档案信息系统建设为抓手，一方面，按照《纸质档案数字化规范》的要求继续做好纸质档案数字化工作，提高纸质档案数字化率；另一方面，也应按照《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求，大力加强电子文件收集力度和管理、利用水平，不断提高电子档案的数量和质量。同时，也应根据《数字档案馆建设指南》的要求，切实做好数字档案信息系统的建设工作，使数字档案管理应用系统的各项功能符合档案业务实际要求，实现档案管理各业务环节的自动化、规范化和网络化，并在有条件的高校中有针对性的利用技术手段开展档案信息资源收集、整理和研究工作，通过提升馆藏档案信息资源开发利用的水平、改进档案利用服务手段，为学校各项事业发展提供真实可信的档案信息和便捷的档案利用服务，形成以业务需求为导向，以适用实用为特色的高校数字档案馆建设路径，从而实现高校数字档案馆建设与学校工作的高度融合和深度契合。

3 高校数字档案馆建设的实施路径

3.1 科学定位，切实做好制度体系建设

在制度层面，应针对数字档案馆建设过程中存在的业务规范性不强、建设随意性较大、人为影响因素较多的问题，出台一系列具体可行的制度性文件，对人员、资金、管理过程进行管控，对建设方案的可行性和取得的成效进行监督，以此保证数字档案馆建设的合理、有序、规范。这些制度性文件不仅应含有具体的管理性规章，而且还应含有业务标准性规范，应能覆盖数字档案馆建设、运行、维护和持续发展的各方面内容，例如，颁布关于数字档案馆建设领导体制和全校相关职能部门协调机制的规章制度，确立电子档案归档范围、数字档案长期保存规范、电子档案真实性保障的业务规范，以及建立立档单位电子文件收集、整理和移交的实施办法等。

另一方面，我们还应以发展的眼光，阶段性的对这些制度性文件进行修订和完善[8]。技术的发展会推动管理方式的变化，尤其是计算机人工智能技术日新月异的发展，必将迫使档案管理系统业务功能的不断升级，由此会导致数字档案管理模式和方式的改变。制度建设如不能随着技术的发展而及时更新，则必将对其产生阻力，因此，我们有必要及时修订与技术、业务发展不相适应的规章制度，为数字档案馆建设提供制度保障。

3.2 创新发展，扎实做好顶层设计和总体规划工作

数字档案馆建设一项实践性非常强的建设工作，我们应该在充分了解业务需求的基础上，将计算机技术应用于解决实际业务问题的过程中，形成一条以技术应用带动业务创新和实践创新的高校数字档案馆建设之路。同时，高校数字档案馆建设的顶层设计和总体规划要依据各个高校的发展现状，合理地提出相应的建设内容，既要“脚踏实地”也要“着眼未来”。基础条件较好的高校可以在《数字档案馆建设指南》的基础上，按照适度超前的原则，结合智能化、智慧化等未来数字档案馆发展趋势，提出高水平的建设方案。基础条件一般的高校应首先完成数字档案馆建设的基础内容，然后，按计划、分步骤地逐步提高数字档案馆建设的水平，最终达到建设要求。

3.3 找准痛点，着力解决数字档案馆建设的关键问题

高校数字档案馆作为全校各类档案信息资源永久保存的基地和各方面利用档案信息的中心，其建设的关键环节在于档案信息资源建设和档案应用系统建设两方面。在档案信息资源建设方面，要大力推进数字档案信息资源由纸质档案向电子档案的转变，提高纸质档案数字化率，同时，也要积极利用OCR、数字签名等技术做好电子档案由数字向数据、可读向可信方向的转变，为电子档案具备法律凭证效力做好准备。

在档案应用系统建设方面，既要从信息化的角度，重新审视档案业务流程，促进档案业务的流程再造，也要从业务的角度出发，优化、细化档案应用系统功能，实现档案系统的再信息化。同时，要运用逆向思维的方法，善于从档案利用服务工作中发现的问题入手，改进档案应用系统功能。

3.4 馆以才兴，大力做好档案人力资源建设

数字档案馆建设是档案信息化发展过程中的新阶段，在这一阶段中，高校数字档案馆建设需求不断增多、难度不断增大，因此，对档案工作者的工作能力提出了更高的要求，不仅需要档案工作者能够熟悉档案管理的各项业务流程，而且还需要档案工作者具有较高的信息素养，能够将计算机技术与档案业务工作相结合，懂得如何利用先进技术改进工作方式、优化工作流程，以提高工作效率和服务水平。同时，在数字档案馆建设过程中，我们也应该注意不同学科、不同年龄层次人才队伍的培养和引进，加强人才之间的协作与交流，充分发挥其自身的主观能动性，形成一支知识结构组成合理、团队分工明确、既懂业务又懂技术的复合型人才梯队，以满足高校数字档案馆建设的人才需要。

4 结语

高校数字档案馆建设不是一蹴而就的工作，而是一个长期发展的过程，在不同的建设阶段有不同的建设要求。因此，高校数字档案馆的建设路径也应与之相适应，在坚持、实践、总结、修正的过程中不断完善，才能取得实效，为高校档案事业的发展指明方向。