浅谈单位印章的管理与使用

◎张洪霞

（吉林省核工业地质局 吉林 长春 130062）

印章在社会各个行业都是不可缺少的。在日常工作中，印章的管理和使用涉及方方面面。管理人员要注意每一个细节部分，处理好这些细节问题，才能管理好、使用好印章，发挥它应有的作用。

一、严格遵守国家对印章管理的有关规定

新中国成立后，国家对印章管理工作曾经在1979年、1993年和1999年出台了相应的有关印章的管理规定。1993年国务院印发了《国务院关于行政机关和企业事业单位印章的规定》（国发〔1993〕21号），对国家行政机关和企业事业单位印章的规格、制发和管理重新作了统一规定，对以前相关的规定进行补充和完善。

随着社会经济的发展，有些规定条款已不再适用，在1999年国务院印发了《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），对国家行政机关、企业事业单位、社会团体印章的制发收缴和管理做了新的规定，使之更完善更适合当今社会的需要；《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》更详细地对印章的规格、式样、制发、印章的名称、文字、字体、图案、印章的材质等做出规定，具有很强的操作性。

二、制定与本单位职能相适的印章管理办法

一个单位要制定出相应的印章管理办法，对印章管理的一些具体事项逐一进行规范，是管理印章有法可依、有章可循，按一定程序办事、按部就班工作，避免一些不该发生的问题，使工作达到规范化制度化管理。本单位印章管理办法，主要包括以下五部分内容。

第一，印章的刻制、启用、本单位印章的刻制由办公室按规定到公安机关指定的刻制单位刻制；各处室需要刻制业务印章的必须经法人同意、由办公室统一办理，任何部门和个人均不得自行刻制公章。

第二，印章的保管。单位的公章、钢印、主要领导人的个人名章，由办公室指定专人负责保管，各处室的业务印章由本处室负责人指定专人保管。未经分管领导批准不得私自转交他人代管。印章的管理者要妥善保管《用印登记簿》。印章应放置于防盗性能可靠的铁皮柜或专门加锁的抽屉内保存。

第三，印章使用审批与登记。单位的印章要经过审批才能用印。使用单位公章须经领导签字批准；凡需要加盖领导个人名章须经领导本人或办公室主任批准；使用各业务处室印章，须经各业务处室负责人批准；制发的公文以单位法人签发为用印依据；其他用印事项须经领导批准做好用印登记。凡盖章出具的介绍信、证明信必须保留存根，原则上不出具空白介绍信。严禁在空白纸上、空白奖状和证书等上面盖章。

第四，印章的使用范围。（1）使用党委印章：以党委名义制发的公文、办理的审批事项、报出的各种报表及颁发的各类奖状、证书；开具党委的各类介绍信、证明信。（2）使用本单位印章：以本单位名义制发的公文、办理的审批事项，报出的各类报表、考核表，颁发的各类奖状、证书；开具本单位的各类介绍信、证明信，同有关单位签订的合同、协议、委托书等。（3）根据具体业务工作的需要，由相关业务部门使用相应的印章。

第五，印章的停用、销毁。因单位撤销、名称变更、印章损坏等因素造成印章停用，应及时将原印章交回办公室，办理交接手续，停用的印章将形成实物档案进行封存留档。印章损坏的应停止使用，按有关规定进行销毁。

三、不断提升印章管理人员综合素质

办公室是一个单位面向社会的窗口，工作人员的言行举止影响着单位的形象。因此，办公室工作人员要注重道德修养，提高综合文化素质，培养良好的工作作风。被指定为专门管理印章的工作人员，不光要具有上述的一些素质，还要具有更高的要求。首先，在政治上可靠，要求有一定的政治面貌；其次，对工作忠诚、负责，要忠于职守；第三，要崇高的道德修养、优秀的个人品质、爱岗敬业的精神，对所从事的工作兢兢业业，认认真真做好每件小事。

印章管理人员要掌握正确用印的方法。有的同志拿过来就盖，不注意细节，结果不是歪了就是模糊了，看着不好看，而且也缺乏严肃性。对印章的使用一般要求是位置恰当，形态端正，字迹清晰，这是基本的要求。为达到这一基本要求，在用印时要防止歪、倒、偏、斜、糊（模糊不清）现象的发生。怎样防止呢？最简单的办法是在印章上做一个清晰的记号，这个记号要做到两点，一是要正向，二是要对印章所刊文字行找出中间位置，做好这两点就可以解决用印歪、倒、偏、斜问题。

对于模糊不清问题，要从以下三点来认识和解决。一是主观问题，由于用印人在用印时不稳造成用印模糊不清，解决这一问题主要是加强用印人在用印时的熟练性和认真性。二是印泥质量问题，如有发生及时更换印泥便可以解决。三是如果缺少印油而造成用印不清楚，及时添加印油就可以解决。用印时不仅要做到上述几点，还要注意用印的位置。公文用印在正文后右下方落款处，用印时做到上沿不压正文；下沿略压年月日，做到骑年盖月。

四、推进印章管理工作制度化、精细化

一个单位印章管理工作不做出相应的规定，难免出现麻烦。用印不登记，没有领导审批，时间长了就会出现一些问题，但由于没有记载，责任不清，互相推卸责任，到最后没有一个具体结论，不了了之。这都是对工作不负责的表现。要加强用印领导审批制度，要建立健全用印登记制度，做好用印登记。用印登记包括用印时间、用印部门、用印人、用印事由、批准人、用印份数等项。印章管理人对用印要有监督，对于不合法或不合乎用印审批手续的用印，有权拒绝或提出异议，不能有求必“印”。节假日印章要封存在铁皮柜内，不得轻易交他人代管。印章管理人员如因工作需要有变动时，应建立完善的交接手续，以明确各自的责任范围。

总之，在印章管理上要讲究制度化、精细化管理。工作人员要注意每一个细节、每一个环节，用心去做每一件事情，严格按有关规定要求来工作、按工作程序办理，秉公办事讲究原则，在点滴中体现出对工作的高度责任感和敬业精神。