过程方法在管理体系结合审核中的运用

张祥兆，陈慧智，尚春芳

中国石化中原油田分公司 安全环保处（技术监督处）（河南 濮阳457001）

0 引言

体系化管理是现代企业管理的必然选择，是完善公司治理体系的重要举措。同众多石油石化企业相同，中原油田相关油气生产、科研及专业化服务单位根据上级要求并结合自身发展需要，逐步建立起了HSSE管理体系、质量管理体系、能源管理体系等多类管理体系。按照中国石化管理体系建设要求，油田管理部门需要监督、评价第三方认证审核，定期开展管理体系推进审核，评价管理体系的符合性、有效性。但实际工作中，因为多数单位体系未整合，且多采取条款审核的方式，因而集中显现了单体系、条款审核的诸多弊端。从单体系审核方面看，一是基层单位需多次接受体系审核，增加了负担；二是各类体系审核各自为战，割裂了各体系间相辅相成的关系。从条款审核来看，一是重文件化的程序，对体系的结果关注度不够；二是与企业实际运行脱节；三是忽视了过程与过程之间衔接;四是缺少不同管理体系一起审核的结合点。

运用过程方法进行管理体系结合审核，可以很好地找到多类管理体系结合审核的切入点，从审核的原理、路径上予以整合，同时组织两个或两个以上管理体系一起审核，优化管理资源，减轻基层负担，提高审核效能。

1 过程方法是管理体系结合审核的切入点

1.1 企业的本质是过程运行

做任何事情都是通过过程来实现的。任何一个油田企业都由很多复杂的过程组成，企业的所有工作都是与过程以及过程构成的价值链有关。这些过程相互关联、相互作用，企业的实际运营就是执行这些过程。过程通过企业产品或服务形成、交付，既打通了企业的经脉，也清晰地定义了它们之间的关系，有了业务过程、管理过程和支持过程之分。同时，过程也具有了“重复性、动态性、连续性”的鲜活特征，需要按照组织内外部环境、顾客、相关方要求的变化，敏捷调整应对，以实现预期结果，即产品、服务合格，顾客满意、安全生产、绿色低碳。同时也要避免非预期事件、事故的发生。

1.2 各类管理体系都应融入业务过程

业务过程如采油厂的采油过程、集输过程等，是企业满足顾客要求、实现创效的过程，是企业存在的根本，也必然是企业管理的核心，所有的管理活动也必须围绕业务过程展开。因而各类管理体系标准都明确要求“确保体系要求融入组织的业务过程”[1]，并将其赋予最高管理者的责任，要消除管理的“两张皮”，必须发挥好领导作用。

不管是HSSE体系，还是质量管理体系、能源管理体系，都需要将管理的要求融入业务过程，业务运行中也必须同时明确质量、安全、环保及能源管理的要求，并落实好控制措施，实现过程受控、目标完成。同时考虑财务、内控、装备、党建等方面的要求，也就有了围绕业务过程所开展的财务管理、内控管理等，共同构成了企业治理体系，所不同的是各个管理体系的侧重点有所不同。

1.3 各类管理体系审核均应关注业务过程

质量管理体系过程与HSSE管理体系过程、能源管理体系过程存在着区别与联系，不同体系过程之间的联系和共同点，就是结合审核的结合点。质量管理体系审核需要关注顾客的要求与期望及产品、服务形成、交付过程；HSSE管理体系审核需要关注组织产品生产、服务提供活动中危险源的辨识、风险评价和控制，以及组织所有活动、产品和服务对环境影响因素的控制，以此类推，共同点、落脚点都必须围绕业务过程实施和开展。但不同管理体系过程的区别和不同点，也需要区别对待。

2 运用过程方法结合审核需要关注的重点

运用过程方法审核，不同于体系要素审核。要素审核强调对照管理要素或标准条款进行符合性审核，关注的是要求、记录，更多的是“点”上的问题。应用过程方法进行多类管理体系审核，需要学习过程方法，从“过程”视角，关注过程的所有要素、过程风险和过程接口。

2.1 关注过程的所有要素

过程方法强调按照组织的质量方针和战略方向，对各过程及其相互作用进行系统的规定和管理，从而实现预期结果[2]。运用过程方法审核更多的需要关注“线和面”上的问题。以采油厂的集输过程为例，简要阐述需要审核的方面。

1）识别输入方：包括油田及采油厂、采油管理区、外包方、地方政府、街道社区等。

2）识别顾客：广义的顾客定义，包括产品、服务的接收者，也包括下道工序。

3）识别输入及要求：包括井排来液（温度、压力、液量、含水、加药等）、设备设施、顾客要求、生产计划、能源等。

4）识别输出及满足程度：符合要求的原油、天然气、污水，以及“三废”、噪音等。

5）谁来干：包括岗位职责、员工配备、能力和资格等。

6）如何干：包括方案措施、程序文件、作业指导书、规程规范等。

7）需要什么：包括财力、物料、设备工具等。

8）过程绩效：HSSE方面包括安全健康防护、伤亡率等；质量方面包括过程能力（PPK、西格玛水平或百万机会缺陷等）、合格率等；能源方面包括吨油处理成本、热效率、机泵效率等。

将上述方面形象地想像成一只乌龟，头部是输入方、输入，尾部是顾客、输出，四肢分别代表“谁来干”“如何干”“需要什么”和“过程绩效”。这就是过程分析常用的“乌龟图”。

不管是HSSE，还是质量、节能管理，输出结果出现了问题，都需要按照上述方面，对照要素控制要求，查找出是哪个因素出现了问题。

2.2 关注过程中的风险

每个业务过程涉及众多的管理要素，如“人、机、物、法、环、测”，每项要素都有“要求”，如果与要求出现偏差，可能会对预期结果带来不确定性，也就是带来了风险。ISO 9001质量管理体系要求等标准明确指出“基于风险的思维是实现体系有效性的基础”[3]。管理体系结合审核需要从企业的业务过程着手，把审核的重点统一到“基于风险的思维”。

ISO 9001质量管理体系审核需要关注与业务过程有关的设计质量、产品及服务形成过程、产品服务的放行等质量方面的风险；HSSE体系则需要关注与业务过程有关的职业安全健康的危险源、环境影响因素等。不同的管理体系对风险的类型有着不同的管理要求，但都需要结合企业的业务过程，依据过程方法去识别、评价和控制，否则将有失偏颇。

2.3 关注过程的接口

1）过程之间接口的应用。一个过程的输出可以是另一个过程的输入，并与整个管理网络关联[4]。企业各种过程之间有着密切而又复杂的相互关系、影响，审核这些业务过程应特别关注过程与过程之间的接口，接口是上一个过程的输出和下一个过程的输入之间的连接处。如果接口不相容或不协调，过程的运作就会出问题。

2）接口相容确保整体最优。运用过程方法结合审核强调的是管理的系统性。就像由球星组成的球队，不一定是最好的球队一样，随便组合的团队，协作性可能就会有问题，甚至还可能因为理念和原则不同导致内耗，影响目标的达成或者无法达成目标。运用过程方法审核需要理清各个过程之间的相互作用和关系，以确保整体最优，而不是局部优化。从整体的角度去审核体系，能验证控制的连续性。因为在实际工作中，会经常性地发生由局部功能失效或问题导致的系统失效，所以要确保整体的管控以及控制的连续性。

关注过程的接口，需要融合“上道工序为下道工序负责，下道工序为上道工序把关”的理念，不传递、不接收不合格品。

3 运用过程方法结合审核的步骤和注意事项

3.1 过程审核步骤

1）审核准备。一是熟悉、了解受审核单位的过程及接口，可以提前集中梳理，充分做好审核的前期准备工作；二是建立过程抽样规则，可以根据受审核单位情况，对过程全部或部分抽取。

2）审核过程绩效及检查内容。了解过程的顾客和顾客需求，查看过程的输出是否满足了顾客需求；或者是了解了过程的顾客的需求后，审视过程的绩效指标是否能承接顾客需求，如果过程的绩效指标能承接顾客需求，接下来再看过程绩效指标的完成情况，查看绩效指标的稳定性和过程能力。

以过程绩效为指引，检查顾客需求是如何转化为过程的要求，职责和权限是否分配，过程中的各个步骤的策划是否支撑顾客要求的达成，各个步骤所需的资源是否合适[5]，如何确保过程受控，如何确保顾客要求被满足，是否有相应的测量目标对过程进行监视和评价。

3）审核评价。根据审核情况，综合审核组的意见，对有关过程及体系符合性、有效性进行定性和定量评价，指出改进方向。

3.2 注意事项

审核过程及审核评价，审核组需要对受审核单位做出客观、全面的评价，应避免两种现象。

1）避免“公地悲剧”现象。简单来说，公地悲剧是指在没有约束的前提下，每个人每件事都追求利益最大化而忽视公共利益。有分工就会产生公地悲剧。各类管理体系都是企业治理体系的重要组成部分，管理的内容各有侧重，但彼此间相互支持和联动，缺一不可。

2）避免“瞎子摸象”现象。系统是过程的集合，是一个整体。体系的审核评价要从多个角度、多个方面去考察，才能得到客观、全面的结论，这也是多类管理体系结合审核的优势。审核员视角不同，对体系的认知也不同，审核需要综合各个审核员的意见，切不可像“瞎子摸象”一样，片面的下结论。否则审核提出的改进方向将失去意义。

4 运用过程方法结合审核的优势

运用过程方法结合审核较好地避免了以往审核中的问题，与企业运营过程密切关联，较好体现了全员性、动态性、系统性、针对性和时效性特点。

1）全员性。安全、环境、健康、质量和能源等项管理都具有全员参与的共同特性，安全、质量工作是每位员工的事，而不只是质量或安全部门的事情，过程方法可以很好地将管理引申到每个岗位、每个人的职责，运用过程方法审核，可以更好地验证职责设置、履行尽职情况。

2）动态性。管理具有动态性，过程审核也是动态的过程。审核时可以适时根据过程能力表现，或者绩效指标情况，动态调整审核重点、审核方式，从整体角度动态评价过程的符合性、有效性，进而提升审核的系统性、有效性。

3）系统性。过程就像一条流淌的河，过程方法审核打破了部门、职能单元间的界线，在审核职能单元内工作的同时，更加关注了整个过程，有利于消除“公地悲剧”现象，发现部门个性目标与过程目标不一致的问题，即系统与子系统目标不协调的问题，保持控制的连续性。

4）针对性。过程审核需要关注过程接口，发现过程接口和部门接口间的缺陷所造成的流程不畅，从而找出系统性问题。避免职责不清、缺位，以及接口流程混乱的现象。

5）时效性。运用过程方法进行多类管理体系结合审核，可以将各体系的审核有机结合，共同关注过程，省工、省时，提高全要素生产率。

5 结论及建议

在体系审核中，贯彻ISO 9001/24001/45001等标准所倡导的过程方法，可以使各类体系标准的应用更加贴近业务实际。使审核过程形像化，有利于提高审核的深度，更加容易被管理层、广大员工和审核人员所接受。

1）加强审核员的培养。过程审核对审核员提出了更高的要求，需要审核员兼具两方面的能力：一是懂标准，审核员需理解标准的原则、原理和条款；二是理解企业的管理脉络，要掌握企业的业务流程、组织架构及职责分工。

2）梳理清楚企业的“过程”。开展业务过程、支持过程和管理过程梳理，识别过程的相互作用和相互关系、顾客及顾客要求、过程风险，做好各类制度的“废改立”，避免交叉、重复、空档、政出多门等现象。在此基础之上，基于过程方法整合、完善各类管理体系，开展体系审核。

3）建立体系审核机制。根据体系整合情况，着情开展一体化审核或结合审核。