数字化网络技术在高校档案管理中的应用

◆杨维东

数字化网络技术在高校档案管理中的应用

◆杨维东

（沈阳师范大学新闻与传播学院辽宁110034）

在当今社会发展的快节奏下，档案信息是当今社会的重要识别资源，整个社会信息系统要以档案信息为核心内容来开展活动。如今，计算机网络技术正在飞速的发展，社会生活的方方面面都离不开计算机网络。计算机网络技术的广泛应用加快了档案管理向现代信息管理迈进的步伐，这将为各行各业的档案数字管理提供技术保障。本文对高校档案在日常管理中存在的问题，进行了深入的分析和探讨，进一步了解数字网络技术在高校档案管理中的应用。

网络技术；高校；档案管理

0 引言

档案作为一种教学、活动的历史记录，在高校中起到十分重要的作用。同时学校档案也是对学生生活状态，学习状况的现场直播，它对学生以后的人生道路走向有着重大的意义。当今网络技术已经普遍，在各行各业均能看见它的身影，并且它是未来高校档案信息化的管理趋势，其应用价值不可估量。高校档案是高校历史发展的见证人，全方面的记录了高校的历史变革历程。高校档案的管理工作十分重要，它是学校事业发展的关键枢纽，是勘测高校各方面素质高低的一把戒尺，但是进行档案管理并非易事，要实现档案全方面的管理，必须介入现代信息技术加以辅助。

1 将数字化技术应用于档案管理的必要性

当今时代，我国在校学生已经达到了二千八百多万人，高校工作人员的数量也达到了一百万。要对这个庞大数量的人群进行管理并非一件容易的事情，档案是对他们进行有效管理的有效方法。假设这些人没有档案，我们将很难实现对这将近3000万人的管理。在互联网技术还没有得到快速发展之前，大多数档案都是以纸质方式来呈现的，这就出现了一定的弊端，例如，首先字迹容易氧化，不容易保存，其次纸质档案因为管理不当容易丢失和破损。最重要的是当面对众多档案时，最大的麻烦就是整理问题，分类整理工作并非易事，相反，是极其的复杂，并且在极大程度上影响了档案的使用效率。综合来说，使用互联网技术管理高校档案，使档案数字化已经成为了一种趋势。

当今世界已经被数字化、信息化、网络化所覆盖。网络技术在各个领域被广泛需求，并在各个领域都起到了巨大的推动作用。高校档案是高校管理的核心内容，因此高校档案管理必须融入到数字化网络中，同时管理者也必须充分掌握网络数字技术，将此项技能应用到工作中来，只有这样，才能在最大程度上帮助高校管理众多档案，帮助高校档案管理工作向现代化的步伐迈进。

虽然档案数字化管理对高校管理档案工作有着极大益处，但是一些高校仍然不能很好的接受这种管理方式，他们认为这样会使得档案信息被盗取，绝大部分高校仍然过度依赖纸质档案，虽然纸质档案不容易管理，整理工作也比较复杂，字迹容易氧化，内容容易遗失，但是他们依旧支持纸质档案排斥档案数字化，致使在极大程度上阻止了我国实现档案数字化管理的进度。

2 数字化网络技术的优点

如果我们能合理的应用数字化信息技术，并把它融入到档案管理工作之中，这将是档案管理工作的重大突破。数字化信息技术在一定程度上解决了所有纸质档案在管理中所存在的问题，例如，在一定程度上减少了管理人员的工作量，提高了整理效率，并且对档案进行储存，这样就再也不用担心档案遗失和破损等问题的发生了。

曾经有这样一个案例：18岁花季少女徐玉玉由于被骗子骗取了大学开学学费，突然心脏停止跳动，至此一个花季女孩就永远的闭上了眼睛。究其主要原因：一是女孩徐玉玉思想太过天真，相信了天上掉馅饼的事情。二是个人档案信息被盗取，这就是纸质档案的最大漏洞，不法分子充分利用了这点，到处招摇撞骗。然而数字化网络技术可以填补这一漏洞，在极大程度上保护了他人的个人隐私。

合法利用数字化网络技术，有利于实现各个部门的资源共享。管理部门可以对此建立一个专门进行档案管理的数据库，把所有档案进行归纳、分类、整理后存入数据库里，并且可以像互联网文献检索一样，建立档案检索窗口，无论在何时何地，只要各部门通过了管理部门的批准，均可以搜索自己所需要的相关信息。这样在极大程度上提高了工作速度，并且实现了各个部门的资源共享。

传统档案的整理需要大量的人力物力，致使在极大程度上影响了档案的整理速度。然而这样整理档案，主要是因为人为的整理效率低，为了提高工作效率，他们不得不雇佣大量员工，进行大量的复印工作，这就导致了管理成本急剧上升。相反，现代化网路技术以计算机为载体，一台计算机一个小时的工作量是一个人的10倍左右，极大程度上提高了工作效率，同时也在一定程度减少了人力的雇佣，节约了管理成本。

3 怎样才能将数字化网络技术融入与档案管理中

玉不琢，不成器，人不学，不知义。这句话充分说明了规则与制度在管理中起到十分重要的作用。如果我们想要将高校档案管理制度完善到一个新的高度，我们就必须制定可靠科学的改革方案。完善的工作管理制度可以提高数字化档案整理的完备性。并且在一定程度上为以后的数字化档案管理奠定坚实的基础。

我们要想抛弃老式档案管理方式，实现档案信息数字化，我们就需要投入较高的资金，做好基础性工作。基础性工作包括加强信息的安全性能，实现信息的资源共享等工作，但是要想实现这些工作绝非易事，我们需要完备的电子硬件，配置具有较高的安全性、储存容量大的网络设备，例如扫描设备、光盘库等。这些设备虽然性能好，工作效率高，但是价格昂贵，需要大量的金钱支持，因此，各大高校可以向政府请求经费的使用，增加对档案信息数字化管理的开支，但是管理部门也应该做到财不乱花的行为规范，在经费使用方面，争取花最少的钱，办最好的事。

如果要想把数字化网络技术充分融入到档案管理中，就要从实际问题出发，员工素质培养和招聘贤士等方面。实际上，档案信息数字化人员需要具有完善的网络信息技术。它对管理者具有严格的素质要求，正因如此，才需要征集贤士来实现档案信息数字化。随着档案信息数字化的不断发展与完善，对相关工作人员的技能需求也越来越尖端，因此应该对相关工作人员进行不断的更新与培训来满足档案信息数字化的具体要求。

加强群众的信息安全意识，目的是为了确保档案信息被合法利用。档案信息数字化虽然比传统纸质档案在保护私人隐私方面具有一定的优势，但是人无完人，一山更比一山高，还是有不法分子，例如黑客想法设法的对信息进行盗取。正因如此，对于一些涉及重大事件的档案要严格保密，使其秘密化。例如，学校相关机密，和涉及到个人隐私空间等问题。同时对操作系统也要及时更新和修复漏洞登录时要严格进行身份识别，可以像QQ一样设置访问权限与异地登陆识别等。

4 结束语

高校管理工作中的核心内容是高校档案管理。通常我们将档案信息数字化的过程比喻为红军万里长征的过程，它的完成需要长时间的探索与实践。在这条不断探索的道路上，我们要确立长期不变的目标，一步一个脚印，踏踏实实的完善档案信息数字化，及时填补漏洞，积极将数字化网络技术充分应用到高校档案管理中。

[1]朱玉明,琪娜.高校档案数字化业务外包初探[J].内蒙古教育(职教版)，2015.

[2]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程，2015.