如何做好新时期事业单位人事档案管理工作

□胡 妤

人事档案就个人而言，是个人身份的一种象征，就单位而言，是为组织人事工作和经济社会发展服务提供重要的依据。作为公益一类事业单位往往忙于应付日常繁复的行政事务工作，却疏忽了对人事档案的管理。随着事业单位制度体制改革不断深化，2018年底中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》，为人事档案管理科学化、制度化、标准化和现代化管理提出了新的要求和新的挑战。

一、事业单位人事档案管理具有积极意义

人事档案无小事，从档案本身来看，它记录并保存着个人基本信息、学习经历、工作经历以及反映着个人工作中德、能、勤、廉情况，主要工作贡献，专业培训学习情况，工资变动、奖惩、考评结果等。从延伸的角度来看，人事档案对个人职务定级和晋升、职称评审申报、五险一金的办理、退休工龄认定等多方面提供重要依据。因此，干部人事档案是事业单位的重要组成部分。

干部人事档案对干部群众来说它关系着工作人员职业规划发展，对组织来说它是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。中国共产党第十九次全国代表大会将习近平的中国特色社会主义新时期确定为全党的指导思想，落实干部标准，建设高素质专业干部，所有这些都需要在干部人事档案工作中落实，需要从制度层面进行系统规划和全面部署。

二、事业单位人事档案存在的问题

1.领导不够重视，管理人员责任意识不够。在国家层面，1991年中央组织部修订了《干部档案工作条例》，并出台了《干部档案整理工作细则》，目的是更好地为干部工作服务，为国家积累档案史料。关于干部人事档案管理，仅在27年后对《干部人事档案工作条例》进行了新的规定。从交通运输系统来讲，未曾下发结合本系统实际而印发的人事档案管理相关文件。可见，大多数事业单位人事档案管理意识相对较弱。交通运输部东海航海保障中心于2012年正式成立，各项规章制度中也未涉及相关工作。由于制度不完善，工作人员思想松懈，执行不严，所收集的材料不够全面。有些档案记录的信息或文件无法准确、全面地反映个人的实际情况。这在一定程度上影响了文件的质量，且对档案的利用率不高。

2.人事档案管理规范性不够、专业性不强。人事档案的规范管理是真实性的制度保证，是人事档案最重要的特性之一。近些年报刊、新闻频频播报档案内容造假，甚至发现有些事业单位的干部人事档案出现涂改、造假等情况，严重损害了档案的权威性和可信性，这就迫切要求国家和单位从制度建设入手，收紧“围栏”、建设“大坝”，从根本上消除了干部人事档案造假的土壤和条件等问题。

众所周知，事业单位绩效工资改革正不断推进中，人事管理工作量非常大，人事档案工作仅是人事工作一小部分，通常缺乏关注。势必会出现管理水平不高、精力投入不足问题。特别是大多数管理人员没有经过系统培训和研究，缺乏文件管理的理论和实践。近年来，中心人教处也在积极寻找人事档案管理培训基地，以便更加规范、科学地做好人事档案管理工作。咨询上海市人社部、档案管理局等有关部门寻求解决方案，均未得到有效帮助。

3.人事档案管理水平不高，利用率低。在信息技术快速发展的时代，大多数机构的人事档案管理由单位内的人事部门完成，还停留在纸质档案的建立和保管层面，即使有些单位不断加入信息化手段，由于信息系统疏于维护更新，其管理的重心还是在实体管理上，先进的计算机技术尚未得到广泛运用。由于人事档案本身具有机密性、专一性和一次性等特点，导致人事档案利用率低，不能反映其价值。中心人事档案的利用使用次数屈指可数，曾在2006年事业单位工资改革中集中查阅、核实信息；2017年参加上海市社会保险过程中逐个查阅人事档案，因此而发现人事档案管理存在诸多问题，列如参加工作时间填写不一致、工龄计算有误差等，导致延迟进入社会保障的时间，不利于正常工作的有序发展。

三、新时期做好事业单位人事档案的新举措

1.加强理解，重视事业单位人事档案的管理。制度建设是治本之策。从国家层面，新《条例》是在新时期党的建设的基本要求基础上，全面把习近平总书记的重要指示精神贯彻到总结中国共产党十八大以来吸收干部人事档案工作的经验和实践。从制度机制、内容建设、日常管理、利用评估、纪律等方面全面、严格地规范干部人事档案工作。为今后各级各类干部的人事档案提供基本遵循。它明确了新时期干部人事档案的定位，是党的重要执政资源，始终服务于广大干部，服务于党的新的伟大工程。制度执行是关键所在，从事业单位角度出发，有必要加强单位内各级领导对人事档案管理的重视，进一步提高档案意识。一是开展学习培训。深入诠释《条例》，准确把握《条例》的精神和要求。二是完善配套制度和相关措施，落实《条例》要求。三是加强督促检查。建立人事档案管理考核制度，以便有力有序地推进工作。

2.加强管理模式创新，用新形式、新方法应对新形势。从国家层面来看，新《条例》首先是管理体制的创新。在《干部档案工作条例》中简化和整合日常管理的具体内容，形成以宏观层面指导和原则要求为重点的党内部规章，兼顾实际操作。其次是管理形式方法创新。突出全面、从严要求是新《条例》特色之一。其中，十大类干部人事档案的具体内容已经完善；新设“纪律和监督”章节；新增档案审核内容等。从事业单位角度来看，按照新《条例》精神，首先要加强干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，重点审查干部的出生日期、参加工作时间等基本信息和重要社会关系，检查档案内容是否真实，材料是否齐全，是否存在影响干部使用的情况。其次，人事档案工作应坚持解决问题的关键。根据干部人事档案涂改造假等重点问题，采用严格的制度和严格的纪律，规范档案的建设、管理和使用环节。要有具体措施：一是严明“建”的职责。按照各自职责，共同建立干部人事档案内容，确保归档材料的真实性。二是严肃“管”的纪律。对档案管理环节，细化工作要求，阐明系统规则。三是严格“用”的程序。明确利用的工作要求、范围和程序。四是严抓监督惩处。建立监督检查、问责制度，对干部人事档案中违规违纪违法行为作出规定。

3.加强人事档案管理人员队伍建设，提高专业水平。人事档案管理必须首先指导人事档案工作人员重视档案管理工作，并定期开展档案管理工作培训。根据新《条例》要求，特别对干部人事档案工作的纪律和监督方面加强培训学习，重点抓好三个方面：一是严明纪律。提出“十一条禁令”的纪律要求，划出工作底线，标明工作禁区，竖立护栏。二是严格监督。明确规定监督职责，建立全面的多维立体监督制度，如上级监督、自我监督、内部监督、其他部门监督、社会监督。三是严肃追责。违反有关规定和纪律的，应当按照有关规定予以纠正。涉嫌违法犯罪的，应当按照国家法律法规处理。

4.创新人事档案管理和利用方式，注重实用性。事业单位干部人事档案属于人才信息资源数据库，其工作核心在于利用使用。这必须将先进的科学技术手段纳入人事档案管理，强化服务理念，严格使用程序，创新使用方法，提高利用效率，充分发挥档案资源的作用，体现凭证价值，提高档案的管理效率。新《条例》强调，干部人事档案使用主要包括查（借）阅、复制和摘录等。新《条例》明确了七个方面干部人事档案的使用范围，并率先提出了干部维护合法权益的方式和要求。事业单位组织人事部门应利用大数据等信息技术，建立和完善干部人事档案科学运用机制，提供准确、高效的服务，如干部资源配置、领导班子建设、干部宏观管理、组织人事工作规则研究等。只有通过合理应用各种人才信息资源才能促进其最大化实现相应的效用。

总之，人事档案管理工作在事业单位的发展和个人发展中发挥着重要作用，加强事业单位人事档案的应用与管理，帮助促进和实现档案事业的可持续发展。在新时代和新形势下，人事档案管理只有不断改革和创新系统和模式，形成新的档案理念，为适应档案事业的发展，为档案管理的科学化、规范化、现代化做出应有的贡献。