如何提升房产档案管理规范化水平

文/杨雪梅，山东省菏泽市郓城县房产管理局

房产档案管理作为房产管理局的重要工作内容，在房产交易、房产抵押和房产评估中发挥着法律凭证作用。在我国房地产市场飞速发展的今天，更需要房产档案管理做到规范化与科学化，才能满足利用的要求。但是当前房产管理中还有诸多不足之处，主要表现在信息化建设滞后，在收集、整理与利用等环节不够规范。基于此需要管理人员提高重视程度，积极创新房产档案管理方法，推动房产档案管理的现代化与信息化进程。

1 房产档案规范化管理的重要性

在房屋权属管理中会产生大量的历史数据与记录，能够为房地产事业发展与经济建设提供可靠依据。当前我国房地产发展速度很快，规模也越来越大，房地产交易类型也逐步增多，都大量房产档案需要得到妥善管理，如房产位置、房屋权属、房屋状况和房屋建设年代等。这样导致房产档案管理难度大幅度提升，传统档案管理模式已经难以满足实际要求，需要走科学化、规范化和信息化道路。基于此加强房产档案规范化管理显得尤为重要，管理人员应该增强思想认识，主动转变工作方法，确保房产档案价值进一步得到体现。

2 房产档案规范化管理的策略

2.1 做好房产档案收集与整理工作

为了保证房产档案的完整性，应该做好收集工作，让来源分散的房产档案得到集中管理。1）将房产档案归档范围明确下来，合理确定档案管理人员岗位职责。2）应该安排具备较强业务能力的人员负责房产档案收集工作，保证房产档案收集的及时性与完整性，确保房产档案能够顺利移交。3）要关注档案移交目录、归档卷数和案卷质量，针对房产地址不明确、材料不完整、字迹不清晰的情况，必须要求重新整理，让归档材料做到齐全与规范。

完成房产档案收集工作以后，也要及时进行整理，做好分类与排列工作。1）房产档案管理部门要认真筛选整理收集的文件资料，把好质量关，在重要材料上要妥善保管。2）由于房产档案种类的增多，要将档案管理规则明确下来，在收集到的文件资料上做到科学分类、合理排序、整齐装订。要想更加真实与直观的反映房屋状况，还需要在房产档案中附加房屋照片，与房产材料共同进行保存。

2.2 完善房产档案管理制度

房产档案管理部门应该注重对管理制度的完善，逐步形成全面的网络信息管理系统，督促档案管理人员将自身职责履行到位。房产档案管理部门应该维护档案用户合法权益，加大档案信息开发与利用力度，在保证国家档案完整与安全的基础知识，注重对档案法规的建设。要从现行国家档案法规结合，结合房产管理局实际情况，建立起切实可行的房产管理制度。此外，也要加大对档案管理人员的监督力度，用户办理完业务后必须第一时间把材料放回原处，避免房产档案出现遗失与破损的现象。

2.3 建立房产档案信息归集系统

要想保证房产信息和资料收集的准确性与全面性，对于房产交易中形成的所有信息与资料，必须自动归集至房产档案管理系统中，让档案信息通过文本形式进行保存，让房产档案信息系统和房产交易系统真正结合起来。房产档案管理部门要把房产信息资料处理成图像，归集至房产档案信息系统中，并借助扫描仪、数码照相机等形成图像信息。将原始数据录入计算机系统以后，要利用计算机检索、分类、组合等功能，让收集的房产档案整理为数据库。由于房产档案有着动态变化性特点，要想让房产档案得到实时控制，让档案信息与产权变动更加协调，也要定期对房产档案数据库进行维护与更新。

2.4 重视房产信息安全

在房产档案管理中也要关注安全问题，尤其是在信息技术支持下，房产档案管理效率有了大幅度提升，但是也面临着各种安全威胁。由于人员思想上的忽视，无法熟练运用信息技术处理方法，无法保障房产档案的安全，具体来说表现在以下几点：1）房产档案管理缺乏可靠保护系统，极易被不法分子所攻击，在入侵后能够对后台管理进行操控，对房产信息进行篡改。2）在计算机技术发展过程中，网络病毒活动变得更加频繁，也为房产档案信息化管理造成了不利影响。3）管理人员思想上的忽视，极易引起房产信息丢失等问题。针对上述情况，不仅需要配置相应保护系统，还要加强病毒控制，提高警惕，才能让房产档案得到安全管理。

2.5 更新档案人员知识结构

为了提升房产档案管理规范化水平，要培养更多专业档案管理人员，不仅要具备丰富计算机知识，也要掌握一定的房地产管理知识。在传统档案管理模式下，主要通过纸质方式存储房产档案，而现在通过对现代化技术与设备的应用，对档案管理人员信息素养有较高要求。基于此档案管理人员应该转变思想认识，积极应用先进档案管理技术，做好房产档案收集、整理、存储和利用等工作，为今后房产档案利用创造良好的条件。此外，新时期房产档案管理人员也应该具备多元化知识结构，主动进取，增强创新意识，提升文化素养，通过学习科技知识，拓宽知识面，能够满足当前房产档案管理工作要求，也有利于更加规范管理房产档案。

3 结语

总之，提升房产档案规范化水平具有重要的意义，这关系着现代社会的发展，需要档案管理部门提高重视程度，积极将先进技术应用到房产档案管理中，既保证提升档案管理工作效率，也有利于房产档案价值的充分体现。对此房产档案管理部门应该转变工作理念，对房产档案管理建设作出科学系统的规划，通过先进科技手段与管理模式，此外，还要做好房产档案管理安全工作，保证房产档案的完整性、可靠性与全面性，这样才能真正发挥出应有的作用，让我国城市建设与房产经济发展有更好的条件。