数字化档案工程档案管理中的应用

2019-12-20 08:47张晓丽
卷宗 2019年33期
关键词:档案管理应用

张晓丽

摘 要:數字化建设是当前档案管理的一个新概念和新思路,也是城建档案管理的重要工作内容和必然趋势,因此相关部门需要加大力度,通过提高档案管理人员的思想认知,并不断完善其制度规定,保证城建档案管理的顺利开展。在管理过程中,积极对档案数据进行维护及完善,在信息技术满足需求的情况下,更好地对数字化建设管理工作进行创新,以助于城建档案管理工作的不断发展。

关键词:数字化档案工程;档案管理;应用

为了更好地提高城建档案的管理效率,利用数字化建设进行档案管理能够有效地对城建档案信息进行量化分析并节省一定的资源,逐渐实现数字化的发展和信息化技术应用,因此加强数字化建设对于城建档案管理是很有必要的。

1 档案数字化的涵义

数字化主要是以计算机信息处理技术为支撑,对数据信息进行数字编码,满足快速传输以及准确处理的需求,凸显技术的综合性。档案数字化的发展与计算机技术以及多媒体技术具有不可分割的关系,是新型的档案信息模式,依托数据库、压缩以及扫描技术,实现传统纸质档案管理模式向数字化电子档案的过渡,更显档案数字化信息库的特征。依托数字化存储方式,加之网络化传输的应用,通过计算机系统进行信息处理,满足档案信息利用与共享的目的。在数字化的应用下,档案被合理优化与整合,对提升资源共享率意义深远。

2 数字化建设在档案管理中的意义及作用

1)节省储存空间。传统纸质档案管理中,文件一般都是以纸质版的形式进行保存,一个项目下来,可能形成的文件就已经有一大沓,还需要专业人员进行分类并加以保存,所以对档案文件的储存空间和位置都有一样的要求,这些都是让档案管理人员非常头痛的困扰。数字化建设在信息技术的运行下能够大大节省文件的空间和内存,将传统大量的纸质文档进行扫描压缩,更利于文件的存放,也大大节省了储存的空间。借助数字化信息技术的资源优势,利用多元化的储存方式提高文件储存的兼容性。

2)规范档案管理。数字化建设在城建档案管理中进行应用,保证了档案信息的完整度及准确性,并规范了城建档案的工作方式,无论是从档案信息的收集、整理,还是分析、储存等工作,都有了更为明确的规定及管理。通过利用统一的数据格式和设备,提高了档案管理的工作效率和质量,为档案管理人员的工作带来了便利。加上数字化建设的技术逐渐成熟,有些地方已经使用硬件平台与软件平台相结合的方式进行管理,有效地避免了档案管理的风险。

3)档案信息调取。在城建项目执行过程中,很多时候会因为一些自然因素、环境条件等应急情况的发生而阻碍了施工进度。在城建档案管理中进行数字化管理,能够快速地调取相关参考数据,充分利用这些数据信息,给予施工团队正确的方向思路及解决方案,从而保证施工的顺利开展。与此同时,数字化建设还能够对相关的案例及资料进行查找,随时随地对区域、环境、资源等信息进行查询,对城建工程项目有着重要的作用。

3 如何有效发挥数字化档案在工程档案管理中的效用

1)深化工程档案数字化管理认识。工程档案数字化管理对促进档案管理与开发具有重要推动作用,因此要从思想上加强对档案数字化管理的重视,将数字化管理工作落到实处。合理增加投入,构建数字化档案组织机构,高效应用数字化管理人才,提高配套设施水平,结合工程实际,构建科学与高效的档案管理系统。

2)积极构建完善的数字化工程档案管理机制。强化制度性保障作用的发挥,加快标准化进程,为了深化数字化档案在工程档案管理中的应用,要重视构建先进的管理机制,积极进行优化与完善,提升工程档案数字化管理的科学性与标准化,满足高效性的需求。具体讲,要重视内部数字化建设,遵循档案管理规律,构建合理的数字化管理标准,重视实施目标机制,将工程档案数字化管理的流程、内容以及相关制度落到实处,促使运行体制更加高效与顺畅,从根本上保证工程档案数字化管理具有可靠的依据。

3)重视数字化工程档案管理人才的培养与教育。提升档案管理人员专业能力与综合素养,对于工程档案数字化管理而言,高素质的专业人才不可或缺,因此要重视对档案管理人员进行专业化培养与教育。积极开展专业化培训,对先进管理理念、思想与模式进行宣传与讲解,并有效落实,强化与工程事业发展实际相结合,以期培养更多掌握档案管理、通晓数字化管理模式的综合性人才,为工程档案数字化管理提供丰富的人才储备。首先,发挥计算机的优势,进行各种信息的编辑与整理。为了增大档案利用价值,强化管理效率的提升,要通过计算机进行档案资源的管理,遵循行业发展规律,进行合理编制与保存。其次,对档案管理体系进行规划,强化信息管理的整合与规范,保证档案信息的准确性与可靠性。为此,在进行信息模式转变的过程中,要遵循规律,有条不紊,最大化地发挥数字化技术的价值。最后,对资源库进行优化与完善,保证开放性与先进性,及时进行更新,有效发挥资源库的价值。在工程档案数字化管理中,要转变档案信息管理模式,发挥信息化模式的价值,尤其要重点进行检索划分。此外,重视选派专人进行资源库的管理,以维护运行的安全性与稳定性。

4)以工程档案特征为基础,做好阶段性收集。工程项目涉及诸多阶段与时期,因此档案管理工作要重视专业人员的合理分配,强化人员培训,将阶段性工作落到实处,做好档案收集与整理,保证分工明确、交接有序,切实提高档案管理工作效率。另外,要重视原始档案的保存。档案数字化的目的是便于调取与共享,而原始文件的保存在根本上维护了档案的可靠性与准确性。

5)数据上得以更新。由于城建档案管理涉及的数据较多,相关部门可以通过建立数据库的形式进行数据管理,确保数据得到及时的更新和有效。数据库是一种很好的数据建立系统模式,能够高效地处理及归纳到具体的档案数据,从而完善城建档案管理的工作。建立相关的信息数据库后,必须对档案管理人员进行账号资料的确立,保证其随时进行更新及调取资料信息。相关部门要对数据库执行过程进行规范,确保城建档案数据的准确性和更新度,更好地推动档案数字化建设工作。与此同时,还要确保数字化建设的安全网络构建,在制定相关规定的时候,必须明确规定档案管理人员的责任,确保数据的安全及准确。例如,设置身份证验证、短信验证、账号密码设置、选取安全系数高的设备等,严格审核数字化建设中的数据安全,保证数据处于安全的网络体系中。

6)健全数字化工程档案管理机制。针对当前各种类型的档案管理软件,为方便管理以及信息对接、共享,要制定数字化档案管理规范,完善和优化当前的管理模式和规则,制定科学的标准,将数字档案管理的流程和内容落到实处。

7)保持档案管理与施工进度同步。工程项目从开始到完成,整个过程历时较长,所以需要将档案管理与施工进度相结合,档案收集整理和归档保管与施工进度保持同步,这样才能保证档案的齐全完整。在归档的同时,针对类似的项目,查看注意事项,特别是在施工后期避免重复。

4 结语

立足工程档案管理,数字化管理模式依托先进的信息技术,强化档案信息资源的高效管理与整合,维护信息存储的稳定性,凸显较高的应用价值。基于此,要对数字化档案模式进行系统分析,结合工程档案发展实际,明确发展中存在的不足,掌握数字化档案的优势,构建更加科学与高效的发展对策,保证与时代相契合,从根本上有效发挥工程档案的社会价值。

参考文献

[1]黄樟玉.城市建设档案数字化管理的相关措施分析[J].经贸实践,2018(9).

[2]朱乔芙.关于档案管理信息化与数字化的探索[J].广东蚕业,2018(3).

[3]梁霄.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].中国管理信息化,2018(12).

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