现行档案行政管理模式存在的问题与解决之道

文/王艳玲 李建东 李可，郑州市气象局；南京信息工程大学大气科学院

1 档案行政管理工作的现状

1.1 缺乏充分的认识

众所周知，档案行政管理工作无法为单位创造直接的经济与社会效益，导致部门单位档案管理经费、人员配备得不到保障，企业领导与档案管理人员对档案管理工作认识不足，片面的认为档案行政管理工作根本不重要，只要确保档案完好无损就可以。这种不正确的思想认识，不利于档案行政管理工作顺利开展。

1.2 缺乏完善的管理体制

在档案行政管理工作中，管理体制是核心，开展每一项档案行政管理工作都离不开相应的秩序与制度。由于档案行政管理相关的体系中存在的问题比较多，档案行政管理体制改革无法有效解决档案管理工作中的各项问题，档案行政管理制度得不到有效完善，部分关键档案管理工作存在空白，严重影响到档案管理工作整体性发展。

1.3 缺乏先进的档案管理技术

档案行政管理工作重要而复杂，先进的档案管理技术为顺利进行档案管理工作提供了保障。但是就当前我国现行档案行政管理模式来看，很多单位档案管理技术比较落后，仍以传统落后的管理技术与设备为主。例如，部分单位档案管理部门虽然配备了计算机，但档案信息并未及时输入电脑，以传统手工记账形式为主，使得档案管理工作质量与效率难以提高。

1.4 档案行政管理缺乏专业性人才

档案管理工作具有一定的专业、复杂及机密性，对档案行政管理人员有着较高的专业素质要求，只有专业水准符合要求，才能确保有条不紊的开展档案管理工作。但目前，一些档案管理人员在实际管理工作中，专业知识储备不足，无法有效、合理地管理重要的档案资料，不利于档案管理工作的顺利开展。

2 现代档案行政管理模式中存在的问题分析

虽然档案管理工作在人们心目中的地位越来越高，而现行的“局馆合一”的行政管理模式也在很大程度上促进了档案管理工作的效率和质量，但在时代的发展中，仍旧存在着一些问题。

2.1 缺乏合理的设置依据

因为档案管理工作会关系到各个部门，是一项非常复杂的工作，所以在进行档案行政管理模式的设置时，一定要找到更加令人信服的依据，才能保障其健康发展。但在实际工作中发现，大多数企业、机关事业单位等等，对于档案管理部门的重视度仍旧不够，致使他们的工作一直处于被动状态，再加上行政管理模式的设置缺乏合理性和针对性，所以对具体的档案行政管理工作带来了许多负面的影响，制约着它的发展。

2.2 缺乏明确的职责

在档案行政管理工作中首先要做到的就是职责清楚，责任明确，但现行的档案行政管理模式却缺乏明确的职责说明，这个问题所带来的后果就是使政企不分现象时时发生。就拿“局馆合一”行政管理模式来讲，因为这种管理模式是要将企业的档案由原来的两个部分合并为一个机构，却在实际的工作中使这些人以不同的身份出现，履行着不同的职责，担负着不一样的任务，这样的管理模式在具体的工作实践中一旦出现问题，将会非得推诿扯皮、职责不清的纠纷。

3 进一步加强与完善我国档案行政管理模式的办法及策略

加强对企业档案行政管理的双重领导。在“局馆合一”档案行政管理模式下，地方各级党委政府部门，可以对档案局、档案馆进行双重领导，将“局馆合一”档案行政管理模式融入到党委和政府的管理工作中。

3.1 实现企业档案行政管理和业务管理的分开管理

针对现阶段企业档案局、档案馆发展的行政化，档案行政管理主体弱化的情况，要实现对企业行政档案局、档案馆的分开管理，让不同部门完成不同的工作，从而更好地促进企业档案行政管理发展。档案局作为政府部门负责管理行政事务的工作机构，需要有效行使自己的职能。档案馆则是需要发挥出自己对企业行政档案的安全保管、开发、利用，并要在工作上得到相关档案局领导的业务指导。

3.2 实现“局馆合一”档案行政管理模式的多样化

在社会主义市场经济的不断发展下，档案的应用不仅局限在国家机关和一些事业单位，而是被人们更广泛地应用早社会组织中，企业档案管理所有权实现了多元化的发展，也对档案行政管理体制提出了多样化的发展要求。“局馆合一”档案行政管理模式的多样化发展能够满足企业不同主体对档案管理应用的需求。在社会民营企业、外资企业、股份制企业、混合所有制企业的大量出现下，企业档案行政管理部门需要加强对社会主体档案有效利用和监督管理工作中，加强对有价值档案信息的充分利用。

3.3 现行档案行政管理模式要允许差异化管理的存在

提升档案行政管理效率，允许档案行政管理模式差异化的存在。我国行政机构的内部机构安排是一种上下对应的模式，下级机关的设置需要和上级机关的设置协调统一，内部机构的设置需要保持一致。但是在实际发展中，市区、县城政府内部设置的机构和省级设置的机构之间存在差异。针对这种差别，档案行政管理也要适当进行调整，因地制宜，从而建立一种适合当地发展的档案行政管理模式。

3.4 实现对档案行政管理职能的调整

现阶段的企业档案局单一负责管理档案事务，没有对企业档案文件进行有区分的管理，不利于现行档案行政管理工作的顺利进行。加强对档案行政文件管理的原因是档案大多由文件转换发展而来，如果不对档案文件进行控制就无法保证档案的质量。同时，文档合一发展成为一种必然的趋势，因此需要加强对文件的管控，实现对文件的统一管理。最后，在电子政务的快速发展，面对大量出现的电子文件管理问题，需要加强对相关档案文件的分析。

4 结束语

总而言之，随着我国经济的发展和科学技术的进步，人们对档案管理工作的重视度越来越高。档案管理看似一份简单的工作，却充满着复杂性和繁琐性，要想达到档案管理的有效性，就必须要结合现状，制定科学、合理的管理模式及管理办法。当前，我国现行档案行政管理模式主要是以“局馆合一”模式为主，但这种行政管理模式在实际的运用中存在着许多的问题和弊端，只有找到问题的根源，才能从根本上去进行完善与改进，达到档案管理工作的有效性。