基于互联网技术的智能化档案管理

张庆

（黑龙江省绥棱县劳动人事争议仲裁院，黑龙江 绥棱 152200）

一、前言

物联网主要是指物物之间相连的互联网，物联网以互联网为基础和核心，主要利用智能感知、识别技术等实现物与物之间的连接。近年来出现的物联网技术为档案智能化管理提供了有利技术条件，档案管理部门在物联网时代应利用物联网技术推进实施档案管理智能化，对于提高档案管理的现代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。

二、软硬件配备水平的提高应采用物联网技术

传统档案管理通常受到实体建筑和不断累加设备的制约，时间、空间等因素对档案管理和使用都造成了一定限制。另外，很多企事业单位在档案管理中，因财力不足所限，在档案管理中都未设置专项基金，缺乏齐全的档案库房建设、计算机基础设施配备，档案管理软件不具有较高的研发使用水平。近年来出现的物联网技术，为采用该技术建设新型智能化档案库房、提高软硬件水平创造了有利条件。因此，在档案管理中企事业单位应加大投入人力、物力和财力，将现有资源与档案库房设备有效整合，档案库房建设现代化，购置信息设备，使档案管理提高智能化水平。感知层、应用层及网络层构成了物联网技术体系，物联网技术涵盖射频识别、传感器、网络通信及数据处理融合等多种技术。

三、档案自动化生成及管理的实现可采用物联网技术

企事业单位档案管理在物联网时代已将传统手工方式彻底摆脱，在生成档案的方式上产生了很大变化。在收集、生成及管理档案过程中，物联网技术主要在以下几方面体现出其重要作用：在收集档案过程中，首先企事业单位档案管理部门可充分利用互联网技术收集社会及个人的档案材料。送达档案部门后的各类材料，由档案管理员将其根据不同类别分别向不同盒子中装入，通过在档案收集子系统中应用RFID功能模块将档案直接生成RFID标签内的数据，将档案日期、题名、责任者、页数等信息采用读写器向标签上打印后在档案上粘贴。入库档案根据储位管理模块发出的入库指令，系统对档案标签信息进行读取，并对其进行自动识别后向存放储位放置。在档案管理中应用电子标签后，档案生成效率明显提高，为档案管理提高智能化、自动化水平打下坚实的基础。另外，应用物联网技术更便于用户阅览档案实体内容。在借阅档案过程中，用户将关键词输入借阅系统的自动化识别功能模块，可实现对档案位置、格式等相关信息的查询，使用户明显缩短档案查找时间。档案管理员将档案取出后，系统能够对被借出档案状态进行显示并自动记录，档案被用户借出时，智能安全监测门的RFID阅读器可向借阅模块反馈相关档案信息，并对比、反馈信息与出库档案信息之间是否存在差异，若监控系统发现反馈信息与出库档案信息之间存在差异，监控模块将产生提示警报，应有管理人员对档案进行再次确认后才能将档案出库。用户将借阅的档案使用完后，RFID阅读器可对借阅档案记录进行自动消除，档案由档案管理人员向原存放位置送返时，系统可对查阅使用和完成还卷工作这一过程进行自动记录。

四、档案存储环境监控系统应采用物联网技术进行完善

在保护及管理实体档案过程中，广泛应用物联网技术，可使档案保管环境明显提高节能性、安全性及智能性。在监控档案存储环境方面物联网主要体现出以下几方面的作用：一是在安全保管和监控档案过程中，对传感器及物联网射频识别技术的有效利用，使智能管理系统建设实现一体化，应用微动侦测技术，实时监控重要区域内档案库房或其它馆内人员的活动及出入状况。若出现异常情况，可采用有关联位置的监控摄像机跟踪记录人员移动轨迹，而且监控系统还将产生提示警告，将事发区域门禁自动锁闭，并向安保人员发出通知。二是在节能控制档案保管环境过程中，应基于网络层和信息处理系统分析，对档案库房部署智慧感知平台，全面控制库房内的有关信息数据。针对此方面，可结合库房温度调节系统进行探讨，档案库房智慧感知平台可结合档案管理标准温湿度自动管理控制设备，对库房内温度进行自动调节，其自动调整过程主要根据精细化环境参数使档案保管环境、温湿度保证处于比较安全的范围。不仅能够是设备降低能耗，还能够使档案管理安全系数明显提高。

五、结语

总之，随着互联网技术的发展延伸而产生了物联网，物联网技术对于提高档案管理数字化水平具有非常重要的影响。物联网时代不断发展的物联网技术使各行业提高了技术水平，在各领域中对于物联网技术的广泛应用具有重要的促进作用。各类型机构在推进档案管理现代化方面应基于深入研究分析，对智能化档案管理系统优化设计，在软硬件设施建设、档案存储环境监控系统及生成自动化等方面应用物联网技术，使档案管理水平全面提高，进而使档案资源实现最大的价值，对于提高档案管理的现代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。