试论不动产档案管理中的利用和保密

吕小飞

（四平市不动产登记中心，吉林 四平 136000）

在国土资源局的要求下，进行不动产登记和管理时，应将土地之上的房屋、河流、林地等均作为登记管理的主要对象，在针对不动产进行登记和记录的过程中，就是完善和更新不动产档案信息的过程，同时这也是响应国土资源局发展要求的重要体现。此外，在针对不动产的档案进行管理时，应在保障档案信息完善的基础上，处理好档案的保密和利用工作，在保障档案信息利用率的基础上，保护档案信息安全，这也是当前开展档案管理时需要面临的重点管理问题。

一、立足于法律法规，完善档案管理和利用制度

针对不动产档案管理工作，我国相继推出了多个法律法规，旨在提升档案管理的安全性和利用率，其中以《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国房地产管理法》为主。在法规中针对不动产档案的保密性给出了明确的规范，为了严格的落实不动产方面的档案管理工作，保障档案管理的规范性与合法性，要求相关管理人员应加大对法律法规的学习力度，对有关的档案管理方案与制度进行不断完善，使其更加契合不动产的档案管理要求。此外，还应对档案利用者的真实意愿进行有效了解，确保为利用者提供良好的档案服务。在档案利用的过程中，既要保障档案信息的真实性与可靠性，还要做好档案信息的安全防护工作，以免引发档案保密和利用的冲突，降低对相关权利人的损害影响。

二、提升档案管理人员的专业素质，准确发挥管理职责

不动产的档案管理工作与其他管理工作不同，存在一定的特殊性，对档案管理人员的自身素质能力也提出了更高的要求，其自身不仅需要具备专业的档案管理能力，还需要了解相关的法律法规，同时掌握多个学科的内容。在划分档案分区的过程中，要求管理人员具备较强的逻辑分析能力和判断能力，能够真实了解各个档案信息的内容，准确划分各个管理分区。此外，还要求其能够全面掌握档案管理相关的规范要求和法律法规，在法律规范的范围内开展各类管理工作，不得出现触及法律的行为。同时还应兼具爱岗敬业与为人民服务的精神，在出现不符合规范要求的档案提取现象时，能够结合相关的法规使利用者了解无法提取档案的直接因素，使其积极配合档案管理者的工作。

三、严格落实相关法律法规，规范档案管理行为

没有纪律不成方圆，档案管理就是要尽职尽责地保证档案的完整与安全，不动产档案查询涉及电子档案的查询和纸质档案的查询两个方面，档案可实行双套保管手段，在任何一方出现问题后都有启用另一套保管的档案来弥补。当电脑系统故障或更新数据库误删除或硬盘部分损毁都有可能把已存储的档案电子档案数据丢失，只要找到纸质档案进行补扫即可。如果纸质档案由于找不到，打印一份电子档案急用也是可以的。例如某居民因楼上漏水，急切地找到中心资料科想查询楼上住户的联系方式，我们先不去判断事件真假，虽然事关紧急利用档案的人也不是权利人，也不是该房屋权属的利害关系人，我们无法给予他想要的结果。只有通过所在地区的公安局下设的派出所的片警带着公务证、介绍信履行正常的手续后，才可以调取相关档案，即有利于权利人又保护了自己。

四、正确处理档案利用与保密的关系，化解双方的矛盾问题

利用与保密的关系问题，在利用工作中表现最为突出，应尽可能处理好。保存档案的目的就是为了利用。因此，从原则上讲没有什么档案是不能利用的。但是，档案不仅是可供各项工作利用的重要材料，而且部分档案还是党和国家，单位与个人的机密，我国《宪法》第13条规定：“国家保护公民的合法的收入、储蓄、房屋和其他合法财产的所有权。国家依照法律规定保护公民的私有财产的继承权”，因此，房屋产权档案作为一个特殊的专业档案有其自身固有的保密性，因而在开展公开查询的工作时，片面强调保密忽视利用不对；片面强调利用，不注意保密也不对。

从本质上来讲，档案的利用与保密具有相同的目的，均是为了实现不动产档案信息的利用价值，使其在社会生产中发挥良好的作用。保密工作主要是为了确保相关权利人的合法权益，在不损害相关权利人利益的基础上，更好的利用档案资料。在房产档案的公开查询工作中，需要面临更为复杂的管理内容，主要表现为利用者的所属部门不同，档案利用的目的也存在一定的差异，同时各个人员的素质存在一定的差距，如果无法实现对档案利用的规范管理，必定会威胁档案信息的安全性，一旦出现档案信息泄露的问题，就极有可能威胁相关产权人的自身利益，对单位以及个人造成较大影响。为此，在公开查询系统中，也应将档案利用与保密作为重点关注内容，正确处理二者的关系。

五、完善监控系统，保障档案信息安全

为了提升档案信息安全性，除了采取双套保管方法外，还需要设定相关的档案提取等级，对于一些保密性要求较高的档案信息应严加保护。在借助计算机进行档案管理时，应在其中设置多个等级权限，每个权限中设置专门的访问密码，开展管理工作时，相关人员在进行系统访问时，需要具备对应的权限方能提取信息和利用信息。在此过程中，便可实现对档案利用全过程的控制工作，降低档案泄漏的几率。此外，对于档案的修改与打印也有对应的权限，系统中会对档案信息的操作过程进行全面映射，这有助于在发现问题时，及时找出问题根源，保障档案信息利用的规范性。