档案利用的供给侧结构性改革研究

文/戴 法 杨圆圆

利用是档案管理的最终目的，僵化继承国外传统档案管理，束缚了档案价值的发挥，尤其在世界经济全球化、社会信息化、文化多样化的大发展大调整时期，对档案的利用需求尤为凸显。档案利用供给侧结构性改革，就是要全面了解产生逻辑和使用需求，通过提升专业知识改变服务意识、建立与需求匹配的服务机构，主动推送档案编研成果，满足用户需求，实现档案价值

我国档案管理的理论和方法，大多是继承了苏联上世纪五十年代基于手工时代的档案管理理论和方法。尽管采取了在当时先进的“编研”方法，以激活档案价值，然而在信息技术飞速发展、智能技术广泛引用的当前，档案工作仅以档案为惟一核心，很难发挥档案的价值，国家档案局在2018年3月份解读政府工作报告时明确指出“在档案利用中，档案管理部门是供给侧，只要认真研究思考，档案工作供给侧改革大有文章可做”。这就为我们档案管理价值突破提出了革命性的指导方针，我们可以看出档案管理的核心是二元核心，一个核心是档案本身，另一个则是利用者。供给侧架构性改革，就是指从提高供给质量出发，用改革的办法推进结构性调整，矫正要素配置扭曲，扩大有效供给，提高供给结构对需求变化的适应性和灵活性，从用户的需求出发，提高生产要素生产率，以更好满足广大人民群众的需要来实现档案的价值。

一、档案需求侧和供给侧的矛盾

在目前文档管理的供给侧方面，文档管理在理论上是先进的，有的公司使用了文件配置（即文件的自动批分和分发），但这只是以件为单位的主动提供服务。而在需求侧，这种以件为单位的供给，远远不能满足管理和技术人员的需求，用户需要更系统、更专业、更完整的产品，用于管理和生产；档案管理者在成果文件档案利用方面，还固守着上世纪50年代的按照某一分类原则的组卷，编研也是把组卷档案的再次固定组合。档案管理者被动地提供实体档案的查阅利用，让需求方感受到我们称之为“硬管理、冷服务”的服务方式。这些不以人本思想为指导，没有从供给侧方改变服务方式，不仅使用户不满意，而且不愿意把档案及时移交到档案管理部门管理。在需求侧，不同的用户有不同需求。例如：在同一个核电站，设备管理人员需要以设备为单位，查找到完整的设备档案，以实施维护、保养、预防性维修以及技术改造等；运行人员则需要从以系统为单位查找到完整的系统档案，研究这一设备在系统中的位置、功能、逻辑关系等；对于人力资源管理来说，就需要检索到采购、维修、运行这一设备的人需要学习哪些知识和技能，哪些人可以采购、维修和运行这些设备。

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2017）把项目档案根据档案所属领域分为党群行政、经营管理、工程设计、基本建设等12大类；在开发档案管理系统时，因受到工程技术专业的限制只是从形式上把纸质的流程改为电子流程，展示形式上与以上法规和标准保持了一致，用法规分类体系构建档案系统展示、利用目录结构。档案管理人员没有站在利用需求者的角度，同时需要利用的业务人员对上述分类原则不尽了解，并且这种分类方式与业务人员以系统、设备或文件类型进行档案检索、使用的习惯不一致，从而影响档案利用效率。

从档案管理技术看，随着“互联网+大数据”“云技术”“人工智能”技术的发展与广泛应用，档案管理从表面上也采用了信息化技术，广泛地使用了互联网技术，似乎档案利用不再受时间和空间的限制，可以在线查询、远程服务。事实上，档案供给与需求并没有革命性的改革，只有从人和文件、供和需的对称与平衡上开创思路，提升档案服务质量和方式，方可解决供需矛盾。

二、档案管理供给侧结构性改革策略

档案管理的供给侧结构性改革和经济改革一样，要主动了解需求、提升产品质量，选准产品研发角度，突出供给重点，方可全面实现供给侧结构性改革，充分发挥好档案价值。

1.档案管理人员意识形态的改变是改革的源动力

文档信息的价值随着经济全球化、社会的信息化的过程，其价值越来越大，档案管理人员只有从提高供给质量出发，用改革的办法推进结构性调整，强化文档管理是“提高社会生产力水平，落实好以人民为中心的发展思想”，才能增强改革的源动力，实现好档案管理的供给侧结构性改革。

2.深入落实“四参加”掌握业务是提供精准专业服务改革的核心

档案管理的“四参加”工作方法，给我们指出了掌握文件关系的具体方法，但我们档案管理人员仅从形式上以旁观者的姿态参加了相关活动，没有把自己作为活动的参与者甚至管理者，全方位地学习该项目所涉及的技术、管理知识。深入地参与到项目活动中去，了解项目管理和技术实施的具体过程，进而了解文件产生、使用的背景，再利用我们档案学整理和编研，方可以整理出项目组成员所需要的系统、准确、完整、有效的档案产品来，为本项目后续改造和运行维护做好文件准备，为项目进一步复制推广做好了准备。比如项目审批阶段，我们只提出需要重点关注以下四类文件的收集和整理：即项目建议书、项目“三同时”文件、可研初设报告、项目调整批复即可，不需要死读归档范围。由此可知，供求关系决定了供者的价值，有了价值，我们就可以挺起胸膛，强大我们的档案学科，在公司管理活动中做到学科自信，档案服务质量自信。

3.建立与需侧匹配的供给侧服务机构是改革的保障

如何对信息资源以及相关信息进行研究，形成有针对性的产品，提供给决策者使用，是建立与需侧匹配的供给侧服务机构的主要任务。比如要谈判，信息资源管理人员不仅会在谈判之前整理出合同的技术条款和精准商务报价，而且让人叹为观止的是他们还会把对方人员的性格、爱好、家庭情况等整理成一个完整资料提供给决策者，以便有针对性地应对谈判。同样，在企业也可以建立精细化的服务专业组，采取矩阵式、集约化的管理方式，对现有的信息资源分析处理后形成产品提供给用户，为企业创造更高效益。矩阵式的管理，也就是让专人参与到项目活动中，全方位地策划项目活动过程中文件运动发展的方式和方向，最终形成系统完整的文件；集约化管理就是组织专人通过访谈、问卷调查、数据分析等方式，为不同用户定制不同的需求产品。

4.标准化的文件元数据可以灵活地组卷是改革突破口

档案编研的新思想可以充分利用档案的元数据的自由组合，形成满足不同需求人员的档案产品。

早在2006年，笔者和国内一些专家一起讨论，编制形成了《核电电子文件元数据》（EJ/T-2008），分析梳理出了超过100个元数据，元数据的标准化工作，为电子文件的管理，提供了输入和计算的基础。在这个标准指导下，在文档系统建设时，从文件发展的全生命周期分析每个阶段要产生或者要利用的元数据作为系统猎取项，作为系统输出成果的基础。我们在学习和了解到用户的需求，在系统检索功能时设计以任意数量元数据为关键字的检索功能，这就实现了一个数据库内的多样灵活的组卷，满足不同用户的不同需求，这也是供给侧产品优化的第一个阶段。

用户用元数据的检索服务是了解了用户的所需，但“产品”的质量并没有从质上提高。为了做到了解用户需求，提高产品质量，档案管理人员要以IT智能技术为抓手，以档案理论为支撑，以用户需求为源泉，开展档案管理系统的智能编研工作，广泛调研学习用户需求的前因后果，把用户需求的隐性需求显性化；再通过试卷调查，访谈和数据分析等把显性的知识标准化；最后把标准知识进一步提炼总结，用元数据的方式把标准化的知识信息化。有了以上的“三化”的过程，就不难实现档案利用的智能化了：即就是把这些知识通过IT技术智能化，使已入库的档案形成用户常用的专题文件，这就达到了产品的“高精”了。同时在系统中设置通过系统的机械学习，把第一个阶段中频繁检索的记录进一步分析，总结提炼出专题成果，也就是机器的智能学习，达到智能化效果。

5.主动、跨时空的服务是供给侧结构性改革服务方式的革命

工业产品和服务都有市场营销，档案管理人员也可以采取营销来发挥提升档案产品的质量。针对我们的产品的特点，开发全新的服务方式——利用云存储、云计算、实现云服务。

“云计算”搭设的“云平台”不仅功能齐全，而且安全稳定，确保系统高可用、云同步管理，实现文档信息资源的集成和共享。利用“云计算”技术，通过“云端”预设推送规则，实现电子文件的智能推送。通过“云平台”的“高可靠”，将重要文件进行多种形式的电子备份，在“高可靠”的基础上，实现电子文档的“高可用”，通过高可用的“云平台”，用户可以随时随地按需使用“云平台”资源，使文档服务更加高效便捷。“云计算”技术处处体现了以人为本的核心思路，让用户获取资源更加快速便捷，用户体验得以升华。基于“云平台”和“云智能”实现高质量云服务，从而为用户提供定制化的电子文档，提升文档利用绩效。面向用户定制化需求的信息系统的投用，缩短了管理流程，极大地加快了文件分发和使用效率，降低了文件误用风险。利用“云计算”技术，打造“云服务”的战略意义在于从繁杂的“云平台”中快捷获取所需资源，做到信息的按需分配，实现了打破时空限制的服务，从而实现文档价值的增值，体现管理以人为本的初衷，实现了档案服务的供给侧结构性改革在服务方式的革命。