法院诉讼档案数字化外包过程中安全保障措施浅谈

文·陈秀娟

按照《最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办〔2015〕161号）以及《山东省高级人民法院办公室关于进一步做好档案管理工作的通知》（鲁高法办〔2016〕40号）的工作要求，济南市中级人民法院成立数字化工作小组，对库藏卷宗的数字化加工采取外包方式，拨付专款全力保障档案数字化工作顺利开展。

在档案数字化外包过程中，档案实体必然经历档案下架装箱、出入库搬运、拆卷装订、卷宗检查、破损修复等环节。各类人员的接触、场地环境变化等因素都有可能导致档案实体的乱序、损伤；扫描、信息著录及数据挂接等环节，可能导致泄密及重大的信息安全事故。因此，安全管理成为档案数字化外包项目监管工作中极端重要的工作。本文结合工作实际，对档案数字化外包工作的具体安全保障措施进行总结和探讨。

一、成立工作小组，做好前期准备工作

（一）成立档案数字化工作小组，协调各部门联系

为了确保档案数字化工作的顺利开展，济南中院成立由办公室主任为责任人，档案科、组织人事处、行政装备管理处、信息中心等部门工作人员为主要成员的档案数字化工作小组，明确各成员的职责和具体分工，实行档案数字化外包全过程的岗位责任制。组织人事处从警官职业学院招聘4名实习生协助档案科的日常工作；行装处解决了加工场地，组织招标并购置了项目所需的服务器、硬盘等设备；信息中心对信息化过程中遇到的技术问题及时跟进解决；档案科负责监督、检查、后续管理等外包全过程工作的跟进与维护。

（二）选择安全可靠的档案数字化扫描公司和第三方监理公司

一是要严格审查数字化加工机构的保密资质、人员设备、加工软件、综合实力、工作经验、售后服务等，确保其有足够的实力和经验承担数字化加工任务。投标单位项目实施应严格遵循济南中院保密要求并建立严格的保密制度，投标单位在投标书中必须详细描述保密措施。

二是要落实外包机构安全责任。项目开始实施前，中标单位签署保密合同，明确保密内容，落实保密条款，在数字化加工过程中造成的泄密事故，由中标方承担全部责任。中标单位所有人员上岗前必须经过保密培训。

（三）制定档案数字化工作规章制度

多次召开由扫描公司、第三方监理公司、档案科、信息中心等人员参加的会议，为数字化外包具体实施进行细节上的反复敲商。先后制定了《济南市中级人民法院档案数字化加工标准》《济南市中级人民法院档案数字化加工实施方案》《济南市中级人民法院档案数字化成果质检方案》等规章制度，确保档案数字化加工工作的顺利进行。

二、加强实施阶段的安全管理

（一）加强对数字化场所的监管

1.数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。涉密工作区域与非涉密场所有明确划分，并作出标识。须保证加工场所不出现移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域。数字化工作人员应统一穿着不带口袋的工作服。

2.全程监控数字化加工过程。监督数字化加工机构配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保加工现场无死角，保证卷宗在监控下流转。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程。安排专门人员不定期对数字化加工场所进行巡查，确保各项规章制度和规定得到切实贯彻和执行。

3.实行人员出入登记制度。未经批准，严禁无关人员参观、拍照。任何无关人员未经许可不得入内。项目场所一切设备、卷宗，未经许可不得使用或随意翻动。对经批准进出的临时人员，应作出文档记录。

（二）档案实体的安全管理

数字化流程至少应包括：前处理、拆卷、扫描、图像质检、录入、录入校对，复检、还原装订、数据备份、数据挂接等一系列工序，其中任何一个环节有疏漏，都可能对纸质档案造成破坏。因此，档案实体的安全管理尤为重要。

1.外包公司要按照工作计划分批调档，并与档案科工作人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写交接清单一式三份，注明交接档案的内容、数量、备注、交接时间和经办人等，双方签字。

2.档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

3.制定一系列工作规范维护档案实体的安全。包括《流水号登记表》《卷宗装箱登记表》《数字化加工修正目录》《涉密文件案件登记表》《正副卷问题登记表》《送（退）卷运输登记表》。同时，建立档案数字化项目技术协调例会制度，制定档案数字化加工中心值班人员职责和管理规定等。

4.档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，严格按有关规定对扫描方进行处罚，并进行修复和登记。拆装档案时，应尽可能保持档案原貌。

5.档案数字化过程中，如发现有涉密标识且无解密标识的档案，必须停止该档案的数字化加工，在登记目录后交给档案科工作人员处理。

6.数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

（三）数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

1.档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段及专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如红外线、蓝牙、USB接口、SCSI接口、光驱接口等。封闭的装置或端口要定期进行检查。

2.档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

3.用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用。非数字化专用的设备和存储介质，包括手机等数码设备严禁带入数字化加工场所。

4.档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。外包公司完成拷贝或刻录的数据介质应及时交接给档案科工作人员，并办理交接手续。

（四）档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

1.档案数字化任务完成后，组织专业人员按照相关要求，对外包公司移交的数字化加工介质、加工监控视频回放记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收。

2.档案数字化任务完成后，监督外包公司拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起无偿移交给档案科，并办理相关移交手续。

3.档案数字化任务完成后，加工操作终端上的数据须在现场监督下销毁，组织专业人员对外包公司所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。

4.外包公司应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交过来，作为项目档案内容进行管理。

三、做好监督质检与后续管理工作

一是指派专人负责对档案数字化全过程进行监管。加强对扫描公司及第三方监理公司工作人员的监督管理，保证每个岗位都有档案科人员在岗监督。绝对禁止将手机、笔记本、存储设备、香烟、打火机等违禁物品带入工作现场，确保对公司的监督管理无缝隙，确保卷宗和数据的绝对安全。

二是成立质检组。第三方监理工作负责对扫描公司加工的数据进行100%的检查，在检查时发现加工质量没有达到招标文件的要求，退回扫描公司重新加工修改。同时，档案科工作人员不定时、不定量地进行抽检，发现不合格的加工品，要求扫描公司全部进行自检，并再次进行抽检。确保达到“著录正确率100%、挂接正确率100%、图像优质率99%”的目标。

三是数字化任务完成后的项目资料要及时归档。数字化外包项目完成后，档案科工作人员应将数字化加工过程中形成的相关材料归档保存。

综上所述，档案数字化外包过程中的安全保障工作不能等闲视之，必须深刻认识其重要性。在数字化外包过程中，要严格遵守国家安全保密和档案管理工作方面的法律、法规及有关规范性文件规定，采取科学有效的安全管理措施，对档案数字化全过程加强监督管理，确保档案实体和信息的安全。