高校声像档案保护及备份策略探析

文/李 婷

随着科学技术的发展，档案的载体形式也发生了变化，特别是声像档案这种形式更能给人以直观的视觉再现，真实、形象地反映了事物的原貌，使其成为一种利用广泛档案载体形式。但因其收藏、保管的特殊性，对声像档案保护及备份成为了一个难题。本文主要通过对高校声像档案保护及备份策略的探析、思考，能够对大家做好声像档案的保护工作起到帮助作用

随着现代科学技术的发展，声像档案的产生和利用成了档案工作的一项重要内容。声像档案与传统纸质档案相比所需要的实际储存空间更小，记录与查阅的方式更为简便，相对与传统的纸质版档案而言声像档案成本相对较低。但声像档案的实际数量比较庞大，种类繁多，如何做好声像档案的收集、保护与备份工作，已成为当前必须解决的主要难题。

一、高校声像档案分析

1.高校声像档案概念和内容

声像档案是一种档案存在的形式，是指以声音或者视频等方式对档案所有人进行记录的一种档案形式。声像档案也被称之为音像档案，主要形式包含照片、光碟、录像、CD、音频等多种形式。声像档案的产生离不开大众传媒的发展，包括电影制片厂、广播中心、电视中心、漫画制作公司等在内的现代多种传媒主体。随着技术发展与普及，各大高校中的声像档案越来越多，几乎可以与纸质档案一争高低。高校声像档案内容十分丰富，包含反映学生主要生活情况、历届领导照片、校友照片、所获荣誉照片、开展各类会议与活动照片及视频、学术报告照片及视频、主要课程视频、科研成果照片等内容。

2.高校声像档案特点分析

高校声像档案除了内容丰富外还具备其他特征。第一，声像档案在形象上的直观性。由于声像档案呈现方式主要是通过音乐或者图像视频等方式进行呈现，这些方式都具备直观性，利用者可以直观地看到档案中记录的具体情况，享受到与传统纸质档案不同的感觉，可以更加客观形象地了解到档案记录和反映的真实具体情况，更好为利用者提供帮助。第二，声像档案在保存上有其特殊性。声像档案的载体可能是移动硬盘，还可能是网络虚拟空间，还有可能是可移动小型U 盘等，无论是采用哪种载体都与传统的纸质档案有很大差别，这种载体存在一定的寿命期限和保存的特殊要求，因此，选择高质量的载体材料和存放设备环境以及做好档案的备份工作是保证声像档案长期存放和使用的必要措施。

二、高校声像档案收集与利用现状

尽管声像档案已经产生一段时间，但是高校声像档案发展相对不平衡，对声像档案收集、归档、利用存在一定问题。不仅声像档案制作的主体不断扩大、数量激增，而且声像档案的安全保护和备份也有一定的难度。

1.高校声像档案收集归档具体标准还不够明确

高校部门多，师生的数量也比较大，其形成和需要进行整理的声像档案数量也庞大，需要的时间长。加之高校声像档案的收集、归档、利用、鉴定的具体标准要求还不是很明确，所以高校声像档案管理工作任务十分繁重无序，而且有些盲目，成为工作障碍，影响了高校声像档案工作规范有序推进的速度。

2.高校声像档案产生情况不可控

高校声像档案的产生情况不可控表现在两方面：一方面，高校与社会单位不同，校园内发生的许多事情并不都是提前安排好的，有时是突发的、不可控的，但是也需要声像档案来记录，这样就增加了声像档案的数量。另一方面，随着技术不断发展，智能手机的拍摄已经为高校每一个学生提供了拍摄条件，高校学生成为高校声像档案制作的新兴主体，其提供的声像档案质量参差不齐，为高校声像档案的整理筛选增加一定难度。

3.高校声像档案保护还不到位

声像档案与传统档案不仅载体不同，而且保存的条件要求和标准也不同，如何使高校声像档案得到安全妥善的保护是一项必须重视和解决的问题。声像档案以电子信息和数字信息为载体，借助网络技术和多媒体技术可以方便快捷地利用，但它的信息安全和保密也成为一个不容忽视的问题，随时会受到外界的冲击和损坏。近些年一些高校学生声像档案中的内容被泄露事情的发生，就对学生生活造成很大影响。

三、高校声像档案备份策略分析

声像档案想要长久保留下来备份必不可少，声像档案与传统纸质档案不同，在保存上相对有一定的期限，无论是采用的何种载体都需要做好备份工作。

1.做好照片档案的备份

照片档案在高校声像档案中所占比例不低，因此做好照片档案的备份十分重要。首先，对照片进行电子版备份。采用扫描或者直接将照片导入到计算机中，进行备份储存保管。同时要对不规则的照片进行翻拍，保存完整照片。其次，对照片采用电子版与纸质版两种方式储存，实现双套制备份。在照片打印或者冲印中注重纸张选择，选择寿命更长更容易保存的纸张。除了采用纸张打印之外还可以采用胶片印制，胶片相对寿命较长，材质稳定性也比较好，可以进一步提高储存年限，但是这种方式相对成本比较高，高校可以根据具体情况决定是否采用。

2.做好录音档案的备份

音频档案在备份时既要注重音频记录的实效性和价值，又要注重音频档案的音质保护与完整性。同时要定期检查音频档案的质量，及时进行更新。另外也要重视对音频档案载体质量的选择，可以尽量选择一些新的载体，可以选择CD 或者光盘等，这些载体相对的寿命比较长，受外界环境影响相对较小，能将音频档案更为长久保存。

3.做好视频档案的备份

视频档案在具备音频档案特点的同时，其保存所需的储存空间要更大一些，所以在备份时要根据视频具体大小来选择相应的存储载体。现在一般录像机都是一体机，视频输出主要是数字输出，这种方式档案的安全性保存难度比较大，因此可以及时地转换成其他不同载体形式来保存，多方面地做好备份工作，以备用时之需。

四、高校声像档案保护策略分析

高校声像档案的保护除了做好备份以外，还要在协调做好档案保护与利用、技术投入、安全保密工作三方面入手，切实做好高校声像档案的保护工作。

1.协调好高校声像档案保护与利用

保护好声像档案的目的在于利用。在高校声像档案保护与利用方面必须要协调好，要建立和完善相关档案保护与利用制度，并且管理人员一定要严格执行相关制度，把责任落到实处。首先，明确档案收集归档标准。高校需要对声像档案进行筛查，严格筛查就是将不符合要求的声像档案直接剔除，减少后期档案工作量，提高声像档案的质量。其次，档案的保护工作要做好。高校档案管理人员需要根据声像档案具体情况，选择相应的保护措施，特别是注重声像档案保存环境的控制，在档案被调档之后要做好档案整理确保档案的完整性。再次，档案的查阅利用要严格履行手续，不得随意借出。必须在手续齐全的情况下才能将档案借出。

2.增加高校声像档案保护方面的技术投入

在声像档案保存上除了保存旧载体的档案之外，新技术的投入也不能少。高校在声像档案保护方面可以引进新的云技术。在互联网基础上产生的云技术，存储的空间大，相对安全性比较高。将新技术运用到高校的声像档案管理方面，一方面可以为高校声像档案的储存提供相应空间，另一方面其安全性可以进一步保障。在运用新技术的同时还要注重技术人才培养的投入，培养和选择一批在档案保护与管理方面具备高素质高能力的人才。高素质人才能够很快掌握先进技术，能够采取相应的安全保护措施，避免档案的损坏和丢失，更能与时俱进地开展创新，对保证高校声像档案安全保护和合理利用发挥出积极的作用。

3.做好高校声像档案的保密工作

高校声像档案的保密工作也得做好。首先档案管理人员要将全部声像档案进行甄别，将可以公开与不可公开分别存放、保管，避免错将不可公开的声像档案借调出去，造成不良影响。再次，要根据学校的发展情况，结合档案行业管理模式的创新发展，积极推进高校声像档案管理模式创新，实现高校档案管理工作的与时俱进。

综上所述，高校声像档案管理工作十分重要，必须注重运用新技术做好声像档案的保护、保密与备份工作，在进一步提高声像档案管理质量的同时，让声像档案的作用得到有效地发挥，为高校的健康发展做出应有的贡献。