大数据视野下档案管理思维方式创新分析*

贾曼

（西北民族大学 甘肃兰州 730030）

大数据技术逐渐渗透到各行各业中，档案行业也不例外。以往的档案管理中，在管理意识、档案利用率、信息化水平等方面存在着诸多问题。现如今应积极引入大数据技术，在此基础上创新管理思维和方式，使档案管理朝着信息化、网络化、技术化的方向实现可持续发展。

一、大数据概述

继云计算、物联网之后大数据诞生，在IT产业再次掀起一场技术革命。当今时代背景下，数据信息呈现爆炸式增长，目前主流软件系统工具已经无法满足要求，而大数据的应用可在较短的时间内完成信息筛选、分析、整理等工作，为政府、企业的科学决策提供有力的技术支持。大数据的主要特征体现在四个方面，一是数据体量较大，从TB级别提升到PB级别；二是数据种类多样，且格式和结构均不尽相同；三是价值密度较低，具有较强的商业价值；四是信息处理速度较快，可实时获取所需信息，有效弥补传统技术存在的弊端。目前，我国企业得到迅猛发展，内部资料信息也飞速发展，电子文件的数量大量增加。为了满足新需求，档案管理应朝着信息化、数字化的方向转变，大数据的应用有助于挖掘档案价值，为使用者提供更多优质高效的档案服务，促进企业和社会经济的共同发展；大数据技术对档案资源高效共享具有促进作用，将各类档案资源进行有机整合，构建共享平台，使资源利用率得到显著提升；企业档案是在企业发展过程中逐渐累积起来的重要资源，具有较大的借鉴和参考意义，档案资源的利用不但为企业发展提供充足的信息支持，还可为社会发展提供更多服务[1]。

二、当前档案管理存在的问题

（一）档案管理重视程度不足。在企业经营与管理中，对档案管理重视程度不足现象十分普遍。从领导角度来看，部分领导十分奉行“利益至上”原则，他们将工作重心放置在与企业经济效益息息相关的部门和工作中，由于档案管理无法为企业带来直接的经济效益，而常常处于“放养”状态，甚至一些公司的档案管理部门成为“养老圣地”，一些从一线退下来的老员工基本都安置到该部门中安稳退休，使档案管理层次降低，老龄化严重，一些青年人员因无法获得展示空间而纷纷离职，导致严重的人员流失，整体管理水平大幅降低。此外，在招聘档案管理人员时门槛较低，人员综合素质不高，缺乏责任意识和服务意识，传统管理思想根深蒂固，影响档案管理质量，部分管理者不具备计算机操作技能且对新技术的学习持有抵触态度，导致档案管理逐渐落后于时代发展潮流，难以与大数据背景下的新需求充分适应。

（二）基础设备缺失。在大数据背景下，企业档案管理信息化速度不断提升。据调查，当前部分企业在档案管理方面存在基础设施配置较差、管理方式单一等情况，大多数企业仍沿用传统纸质统计方式，对档案管理效率提升带来较大阻碍。与西方发达国家相比，我国档案管理信息化程度较低，在计算机软件、硬件配置方面仍留有较大的上升空间，并且还存在着存储受限、维修难度大、系统崩溃等问题，计算机系统故障频发，防火墙安全设施存在明显缺陷，对档案信息安全构成较大威胁[2]。

（三）档案利用率较低。档案资源高效利用是档案管理主要目标之一，同时也是衡量档案管理水平的重要指标。从总体情况来看，与发达国家相比，我国企业在档案利用方面存在一定差距，主要体现在两个方面：一方面，档案资源和结构存在问题，资源优势难以得到充分发挥，支撑和保障作用受到限制；另一方面，档案人员培养意识淡薄，一些先进技术的作用难以展现，部分档案资料仍以纸质形式存在，即便部分档案资料已经实现信息化，但缺乏信息共享平台，使信息交流受阻，各类档案形成“信息孤岛”，影响档案利用效率，无法与社会发展新需求相适应。

三、大数据档案管理思维方式创新措施

（一）积极转变管理思维方式

大数据背景下，档案管理部门的思维方式也应随之转变，积极树立网络思维、共享思维、技术性思维，以此来提高档案管理实效性。

1.网络思维。该思维是在信息技术的基础上产生的，具有发散性、整体性、动态性等特征。在档案管理中树立网络思维，充分发挥大数据技术功能，可为社会和用户提供更多优质的服务，例如，数据挖掘、数据分析技术，可针对存储的数据进行整理和分析，与分析结果相结合为用户提供所需信息。这将要求管理部门灵活利用大数据技术，对档案资源进行研究和分析，挖掘其中蕴含的深层价值，为档案服务提供更大助力。在大数据背景下，档案服务的宽度和广度得以延伸，为了满足人们的多样化需求，为其提供更加智慧化的服务，管理者思维应积极朝着网络化转变，将更加真实、有效的信息呈现给用户，满足用户的个性化需求[3]；

2.共享思维。大数据的主要特征之一便是资源共享，在档案管理中，管理者应积极树立共享思维，对地区信息资源进行整合，使其成为一个有机整体，促进各个档案室间的相互合作，使数据库能够得到不断地丰富和完善。目前，信息资源种类众多，建立共享档案数据库能够有效满足各个档案部门的资源需求，提高服务能力，改变以往档案资源独立、分散的状态，变分散为联合，提高档案资源开放度，以此来提高服务质量、促进社会发展；

3.技术性思维。该思维由西方现代化中衍生而来，通过对外部自然的控制，达到提高效率的目标，从而获得最佳物质利益。在大数据背景下，管理者应积极树立技术性管理，加强档案室与新技术间的联合，根据标准统一存储，借助数据分析技术对档案资源进行分析，从中提取有价值的信息，并以恰当的方式将结果展示给用户。档案部门还应注重大数据技术的引入，依靠新技术提高信息化、技术化水平，做到双向理想控制，不但可以对档案资源进行控制，还可掌控用户的需求，例如，在档案资源挖掘时，要想创新自身服务体系，则需要进行数据分析。随着用户需求的日渐多元，应从深度、广度等多个方面进行，挖掘潜在的资源并进行处理，使该项工作成为档案室的主要工作之一，使档案工作做到与时俱进。

（二）创新档案管理制度

在大数据背景下，应积极转变档案管理思维，在数字资源生命周期基础上建立健全管理制度，才能够为数字档案馆建设打下坚实的资源共享基础。为了打破“信息孤岛”现象，促进各类档案资源之间的互联互通，应坚持“互联、开发、共享原则”，从档案资源创建、组织、服务到储存有机串联起来，形成一个高效可行的数据标准规范体系。同时，还应与各个环节特征相结合，制定出与之相对应的操作规范，使各个环节均可实现数据化、信息化转变，加深大数据与档案管理间的联系。规范体系的建立可坚持“开发、参与、互联”等方式，促进工作模式的顺利转型和创新，使服务能力得到显著提升[4]。

（三）构建智慧档案云平台

在大数据背景下，只有引入先进的管理技术才能使档案管理做到与时俱进。在提高管理技术时，可通过构建智慧档案云平台的方式来实现，该平台主要分为四个层次：第一，底层。作为该平台的基础设施层，主要功能在于整合物理资源，该层属于虚拟的资源池，可为智慧档案馆提供信息存储、传输服务以及网络和数据资源；第二，平台层。该层用户无需对底层基础设施进行管理和控制，但可对核心应用程序进行控制和部署；第三，应用层。该层能够提供综合业务服务，主要包括档案查询、数字资源利用、档案政务服务、电子档案身份查询等相关服务；第四，终端用户层，该层可提供端到端的流程服务，且流程较为灵活，可与用户实际需求相结合进行跟踪、修改和执行。在智慧云平台中，顶层设计十分关键，只有做好顶层设计，才可使云平台真正为用户提供更多高效便捷的档案信息服务。

（四）信息化建设与服务水平提升

现如今，档案管理部门对信息化建设的重视程度逐渐提升，在大数据背景下，缩短与发达国家间的距离，使其更加规范化、智慧化发展，离不开信息化建设。企业应将该项工作纳入到整体规划之中，提高电子档案与文件的管理力度，特别是对于数据资源的利用，更应借助智慧云平台来实现管理。对于纸质档案来说，管理部门应对其进行电子化备份，借助网络可随时查阅，在保障质量的基础上促进数字化查询服务开展。例如，设置身份认证模式，使档案传输更加安全，避免资料泄露等造成不必要损失，使服务质量得到显著提升。具体来讲，在大数据背景下，企业纸质档案的载体应进行转变，通过构建数据库的方式使全部文件均得到合理的归档和保存。与纸质档案相比，电子档案更加清楚明了，可通图像直接将其转变为有用信息。简单来说，档案资源从纸质化向电子化的转变，可使数据分析更加深入。大数据的主要特征体现在数据处理工具的众多方面，在日常工作中，档案管理者也应具备信息化服务思维，以此思维指导工作，使档案信息的内在价值得到深入挖掘[5]。

（五）创新企业档案管理服务模式

在我国档案发展“十三五”规划中要求，档案工作应树立“创新、绿色、共享”的发展理念，企业档案管理应以该理念为指导思想，提高服务意识，改变以往以保管为主的工作模式，转变为以开放共享为主的服务模式。在实际工作中，在强化企业纸质档案管理的过程中，应不断提高档案管理数字化层次，通过加强宣传推广等方式，对优秀的企业档案文化进行传播，有助于增强企业档案影响力，使档案资源的作用和优势得到充分发挥，促进企业的健康长远发展。此外，组织结构决定功能，以往档案管理制度采用自上而下的管理模式，忽视档案信息在各个部门中的沟通共享。在新时期背景下，应积极借助大数据技术构建智慧档案平台，创建扁平化的企业组织结构，要求档案部门与企业中的建设部门、产品销售部门、员工管理等多个环节紧密结合，通过创新服务模式，促进档案资源的交流共享。档案管理者个人素质对管理效果具有一定影响，企业应定期开展培训教育活动，使管理者掌握更多档案管理知识和技能，提高计算机操作水平，深刻而清楚地认识到档案管理对企业发展的重要性，树立责任意识，在日常工作中做好自身的本职工作，提高档案管理效率。

四、结语

综上所述，大数据时代的到来为企业档案管理带来了发展机遇，在日常管理中，档案工作者应积极转变思维方式，树立网络思维、共享思维、服务思维，在新思维的引导下拓展发展空间，提高档案管理的整体效率和水平。