坚持数字化战略引领 亿幅成果促跨越发展——云南省档案馆十年砥砺档案数字化纪实

■ 杨健生 连 超

2019年3月，云南省档案馆数字化档案累计突破1 亿画幅，馆藏文书档案数字化率达83%，其中建国后文书档案数字化已进入清理扫尾阶段，建国前档案明年全面完成数字化已然在望。馆藏档案机读目录已超过1100 万条，实现省级机关电子文件归档系统全覆盖，数字档案与纸质档案同步接收进馆。经十年努力，云南省档案馆已经拥有的规模庞大的数字档案资源，引领档案“收、管、存、用”各项业务全面提质增效，档案保护与开发齐头并进，进入精细、科学、高效的档案管理新阶段。十年来，云南省档案局馆在档案数字化道路上砥砺奋进，取得可喜成绩，予人回味与借鉴。

担当责任 突破制约谋发展

云南地处西部边疆，经济社会发展滞后，人才短缺，技术薄弱，各项事业发展困难重重，云南省档案局积极争取，不断突破制约，全力推进档案数字化。

担当责任，积极争取支持。数字化是档案事业发展战略方向，我们深知没有投入事业就难以发展。2009年，经积极争取，云南省政府批准总投资达9000 余万元的省馆数字档案馆建设规划。为确保落实规划，我们高度重视项目预算编制工作，每年六、七月，云南省档案局主要领导即牵头谋划来年项目，组织精干团队精细编制预算，由于工作扎实，在评审中获得较高评价，财政部门多次予以增加预算奖励。我们的努力还得到国家档案局肯定，在国家重点档案抢救保护项目、保护与开发项目方面予以有力支持。目前云南省档案馆已累计投入数字档案馆建设经费近7 千万元，超过之前50年业务经费总和，其中投入档案数字化加工及机读目录制作经费4 千余万元。云南省省档案馆还充分发挥示范效应，带动全省各级国家综合档案馆累计投入档案数字化经费超过1.5 亿元，档案数字化总量已超过4 亿画幅。

甘于奉献，持续接力往前拼。云南省档案馆珍惜机遇，每年档案数字化量都超过1 千万画幅，虽工作压力巨大，但从未考虑过减缓步伐，因为发展机遇稍纵即逝，只有担当责任，努力往前拼，才能不断推动档案事业实现跨越发展。省馆档案数字化工作先后更换3 名负责人，轮换近30 名监管人员，但无论人员如何变化，除法定大假外，管理部门及外包公司都始终坚持每周工作6 天，每个工作日都有100 余人开工10 小时以上，确保档案数字化工作快速推进。

强化人才，不断提高科学水平。高质高效安全推进档案数字化，关键在于人才支撑。云南省档案局安排具有项目管理经验的人员负责档案数字化工作，逐步招录、遴选计算机专业人员并安排到专业机构进行为期1月以上的IT 技术强化培训，持续组织工作人员开展业务学习，着力构建具有较强档案业务能力、熟悉计算机技术、懂管理的档案数字化人才队伍体系。为确保档案数字化工作的科学性，又组织具有甲级咨询资质的机构编制“云南省档案馆数字档案馆建设可行性研究报告”，对档案数字化工作进行全面深入研究，奠定坚实工作基础。配合档案数字化的进程，积极开展档案科研，自2012年以来，每年都有科研课题获得国家档案局档案科技立项及优秀档案科技成果奖励，其中“纸质档案数字化验收标准体系研究”“民国档案文件级目录制作方法研究”获二等奖，“数字档案馆多平台档案数据同步管理研究”获三等奖，档案数字化工作科学水平不断提高。

创新理念 扎牢基础引领发展

云南省档案馆在启动档案数字化伊始，即以需求为导向，提出一系列基本理念，为工作平稳进行奠定坚实基础。

把握需求，统筹兼顾夯实基础。所谓“需求导向”不能片面理解为以档案查阅利用需要为导向，而是全方位考虑档案“收、管、存、用”等需要。我们认为档案数字化既要满足方便快捷的查阅利用需要，又要满足档案保护及档案文化产品开发等高品质应用需要；既要考虑“实际使用”需要，还要考虑档案备份的需要；既要考虑数字档案应用的技术要求及节约成本的需要，也要科学把握IT 技术迭代及成本变化规律。基于这些认识，我们突破当时的标准和普遍做法，确定以300DPI，24 位全彩色，TIFF 格式进行扫描，制作1 套无损压缩数据用于保存，并压缩制作1 套PDF 数据用于日常查阅的标准和技术路线，为高效率开展档案数字化工作奠定坚实基础，经十余年实践检验，其实用性及合理性愈发显现。

避免主观，稳步有序整体推进。我们认为不能将“利用率高档案优先数字化”，僵化理解为“按利用率或预测利用需要”对档案数字化工作进行排序，甚至主观筛选哪些档案应该或者不应该数字化。我们发现除指定任务及个例外，通过评估档案利用需求指导档案数字化，难以取得预期效果，还容易造成管理工作的混乱。我们还注意到每个档案馆都有一些全宗确实存在查阅相对较多的现象，这些全宗的形成部门主要为处理本地区全局性或综合性事务的部门，准确地讲这些全宗不应称为“利用率高”的全宗，而应称为重要部门全宗。基于以上认识，云南省档案馆确定“重要部门全宗优先，按全宗整体推进，不主观筛选档案，逐步覆盖全部馆藏”的档案数字化推进策略。观察十年来档案数字化成果的应用效果，看似笨拙的愚公移山式策略最符合利用需要。

引领辐射，提高档案精细管理水平。档案数字化实质上是现代档案管理基础业务工作，云南省档案馆注重不断发挥数字化引领作用，提高档案精细科学管理水平。始终坚持档案数字化与文件级机读目录制作工作配合推进，做到有数字档案必有文件级机读目录（民国档案也不例外），并有序开展数字化档案开放鉴定，推动档案管理利用精准到件、页。积极争取，投资建设3000 余m2的重要档案及电子档案备份库，已组织90 个馆到备份库集中备份，增强数字档案长期保存能力。有序实施已数字化档案封存，已封存近30 万卷档案，做到库房规范、装具整齐、固化架位，原则上不再提供利用档案原件，有效减少保管过程中对档案原件的损害，杜绝利用过程中丢失、损毁档案。纳入数字化工作内容，同步记录档案破损信息及照片、邮票等特色档案信息，为精准开展档案保护工作奠定基础。引进系列先进设备及技术，建设近1000m2的档案修复中心，与数字化工作配合，有序修复破损档案，推动档案保护工作走向现代化。

精益求精 严实管理确保质量与安全

安全保密是档案数字化工作的根本要求，高质量是档案数字化的坚实基础，数量丰富是档案数字化的目标，开展档案数字化必须实现安全、质量、进度相互协调、互为保障。

建章立制，落细落小保安全。自开展档案数字化工作以来，云南省档案馆不断建立和完善采取人防、技防措施，强化安全管理。先后制定近20个管理制度及工作规范，建立安全管理的各种技术措施，在承担项目的外包服务公司建立安全管理人员架构和责任体系，建立监管日志、工作人员、档案、设备、存储载体登记册等监管工具。尤其是强化档案及数据安全，配备由监管人员直接管理的档案周转库房，做到每天严格清点并登记档案使用情况，严格管理移动存储载体，做到登记领用，当天归还。坚持外包服务公司完成项目任务离场时，严格清点及移交其所有存储载体。为防止安全管理流于形式及疏忽大意，确保外包服务公司严格落实制度，采取现场管理人员每天巡查抽检、部门负责人不定期突击检查的两级督查措施，对照各种监管记录，核查现场情况，确保各项安全管理工作正常运转，将制度要求转化为规范的日常管理行为。

跟踪监管，衔接有序管进度。在推进档案数字化实践中，我们发现进度慢并不意味着安全和高质量，如果各个环节工作不协调，进度拖沓，风险更大，隐患更多。我们采取“档案高频次、小批量调用入场，限制场内库存，限时出场归还、限时质量验收、限时移交数据”“小步快走、衔接有序”的进度管理策略，快速高质量推进档案数字化。为做好进度管理，监管人员建立工作进度管理表，聚焦关键环节跟踪监督，数字化管理部门建立日报、周报、月报等管理工具，随时掌控进度，并每月向局领导报送档案数字化工作动态表，一旦发现进度异常，立即采取针对性措施进行调整，确保进度。

精益求精，不断追求高质量。云南省档案馆坚持将质量验收作为档案数字化工作的核心环节，严把质量关。最初，我们采取建立专家库，以1 万卷左右档案为1 个批次，组织专家按20%比例抽检的方式，对数字化成果进行质量验收，以这个方法为基础的“纸质档案数字验收标准体系研究”课题成果还获得国家档案局优秀科技成果二等奖。经4年左右应用，虽然质量验收合格率一直保持99%以上的较高水平，但随着数字化成果规模的不断扩大，质量问题不断被发现和暴露，虽然比例极低，但绝对数量却不容忽视。为进一步提高质量，我们又用了1年时间反复调整完善质量验收方法，但均不能取得本质突破。随后，我们进行全面检讨，认识到抽检和计算合格率的质量验收方法存在根本性缺陷，痛苦的否定了曾为我们带来荣誉的质量验收方法。随后，我们再次创新，实施“与数字化加工进度同步开展100%质量验收，并使用软件进行技术检测”“不计算合格率，确保发现错误全部修正作为合格标准”的质量验收方法。为确保这个以“无限接近零错误”为目标的质量管理方法在实际应用中不走样，我们又采用服务外包方式，引入第三方实施质量验收，同时，监管人员以50 卷档案为一个批次，对完成质量验收的数字化成果按比例复查，监督各公司严格履行质量管理责任，新的方法起到立竿见影的效果，有效解决档案数字化质量管理难题。

高效服务 纵深拓展促跨越

云南省档案馆坚持每个全宗数字化完成之日，就是成果投入应用之时，赢得到社会理解支持，吸引广泛合作，不断推动档案数字化工作向纵深发展。

查阅利用方便快捷，档案数字化更快发展。依托数字化档案，云南省档案馆查阅利用量不断增长，数分钟内提供档案利用的事例已经屡见不鲜。仅2018年12月，1 个月内就为近2000 名利用者出具档案证明，还为近300 人次提供查阅近万件数字化档案，尤其是12月17日，创下单日为110 名利用者出具档案证明的记录，平均用时3.8 分钟。方便快捷的查阅利用催生新型档案利用形态，利用者用闲暇时间、甚至专门挤出时间到云南省档案馆通过电子查阅的方式一睹先辈遗墨照片、培育家风等活动快速增长，成为档案利用新风尚。方便快捷的档案查阅利用服务让社会对档案工作形成新的认识，对档案数字化工作提出更高要求。很多机关单位专门致函要求拷贝数字档案，仅2018年，云南省档案馆就向省委办公厅、西南联大博物馆等单位拷贝提供数万件数字档案。2019年，云南省委办公厅要求加快推进数字档案馆建设，并下达任务要求云南省档案馆年内完成馆藏建国后文书档案数字化。

有力支撑档案开发与合作，档案数字化不断创新发展。云南省档案馆数字档案资源已全面覆盖云南百年历史，容纳过去100年云南每一天发生的重要事件，记录过去一个世纪中在云南有一定影响的人物。近年来，云南省档案馆依托优质数字档案资源，每年编辑4 期《档案信息参阅》、开发5 种以上档案文化产品，已具备1 周完成1个人物年谱、2 周完成1 本专题档案汇编的能力。随着档案开发能力大幅提高，2018年，云南省档案局申报的“南侨机工档案”成功入选世界记忆工程亚太地区名录，实现云南全面参与世界、亚太、中国三个记忆工程的新突破。云南省档案馆每年为数十个国家级和省级科研课题、数十个单位编史修志、上百名专家学者和研究生等开展学术研究及时高效提供档案资料，为中央电视台、云南电视台等数十个单位举办展览、制作电视片提供档案素材。2018年，又与云南师范大学、云南民族大学等签订战略合作协议。档案文化产品开发和档案合作的广度和深度的不断拓展，对档案数字化形成新的期待，成为档案数字化工作新动力。云南省档案馆不断探索和创新档案数字化工作内涵，先后建设复转军人数据库、滇军阵亡将士名录等10 余个专题数据库。2018年，我们启动馆藏婚姻档案数据库建设，力求建成一个汇聚各级档案馆婚姻档案的专题数字档案资源库。2019年，又启动规模更加庞大的民国档案人名数据库建设，探索构建新型数字档案查阅利用平台，并为档案大数据应用奠定基础。

回顾过去，实为指引未来。云南省档案馆档案数字化虽成效显著，但技术层次还不高，还未开始人工智能及大数据应用。在新时代，我们要继续发扬努力奋进、扎实工作的作风，不断深化和创新档案数字化建设，推动云南档案事业实现高质量跨越发展。