论大学档案管理探究

杨晓帆

达州职业技术学院 四川达州 635000

在一个国家不断发展的过程中其制度也会随着社会的发展而进行合理的改变。而档案管理的制度也在这样的基础上不断进行完善，更关键的是如今档案管理受到了越来越多用人单位及企业的高度重视，将其视为人才判断的重要依据之一。而很多企业也在不断的探索全新的档案管理方式与理念，以保证档案管理能切实符合公司的需求，实现档案管理的科学细化。

1 提升档案管理科学化应遵守的原则

1.1 服务原则

提升档案管理科学化的第一原则就是加强服务化管理。早期的档案管理对于权限的设置比较严格，只有国家有关部门相关人员才可以进行管理。而且档案作为私密性较高的系统资料，长期以来都属于严密的管理模式，所以导致很多的档案资料都属于长期的封存状态，没有得到很好的利用与管理，其自身的价值远远没有得到有效的利用，而档案其服务的功能一直处于弱化的状态，所以提升服务，是科学化的管理档案的首要执行原则。

1.2 发展原则

我国目前处于信息化高速发展的时代，智能电子科技系统在不断升级。这也给档案管理带来了升级发展的机遇，而档案管理正面临着巨大变革的考验。所以档案管理人员应该从多方面去了解如今电子科学发展的各种手段与因素，以及其外在的发展因素。充分学习并掌握更先进的管理技术，开发新的档案管理系统技术。科学化档案管理的重要考核就是不断的进行发展与功能的创造[1]。

1.3 人员素质原则

提升档案管理科学化的重要因素是人才的培养，只有档案管理人才的整体素养提高，才能带动档案管理更快的发展。尤其是在一些企业内，相关的管理人员或者后勤保障人员都要认真意识到档案管理的重要度。结合现阶段最先进的档案管理手段或系统应用，不断持续的提高自身的技能，将科学管理有效提高，不断融入到实际的工作之中。

2 档案管理信息化

2.1 弥补人工操作的不足

在传统的档案管理中主要是人工操作，但是人工管理存在很多的缺陷，比如十分占用存储空间、人工管理费时费力、查询档案不够便捷、档案利用率低、经常出现档案的损坏和丢失，所以，为了整改档案的管理模式，应该积极创新和学习信息化档案管理。

2.2 改善资源共享的便捷程度

由于传统的人工操作無法快速的传输档案文件，不能够共享资源，极大程度上造成了资金与资源的浪费，还给档案信息的查找造成了困难，但是利用信息化技术对档案进行管理，就可以系统的对档案进行管理，并且将档案内外部进行合并管理。

2.3 提高文件传输速度和文件的安全

在传统的档案管理中，在日常的信息办理中，常常会出现档案的丢失或者人员私藏档案的现象，而且档案文件的传输会受到时间和路程的限制，并且很有可能因为其他原因造成文件的损坏或者延迟，在很大程度上给档案的使用者造成了不便，但是利用信息化的方式管理档案不仅会改善这些状况，还能够高效的提高文件的传输速度，并且对于文件的安全也能够有所保证[2]。

3 创新档案管理信息化存在的几个问题

3.1 档案信息化管理的安全意识较差

档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此要注意档案信息内容的保护，然而这是各级档案工作者常常忽略的，为档案信息安全带来隐患。网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。

3.2 档案信息资源开发及利用水平低

档案信息资源的开发和有效供给不足，档案信息资源的采集以及加工中含有很多重复劳动，数字内容的质量有待提高。当前，我国档案开放的比例还较低，我国已建设很多数据库，尽管有一些取得了好成绩的数据库建设，但大部分都只是“死库”，巨大的信息资源并未能发挥巨大的作用。

3.3 档案信息化管理硬件设施水平不高

档案信息化建设离不开各种硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等。硬件设施的购买需要花费大量的资金，于是使一些事业单位宁愿停留在传统的冗杂的档案管理模式。这是十分不可取的，这势必会造成在档案信息收集和传递工作中效率低下，这也违背了时代的发展要求。

4 档案管理信息化的重要意义

4.1 信息保存的持久稳定性

传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏，对这些损坏的档案信息进行修复难度较大，需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中，有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端，利用计算机系统来实现档案信息的存储，档案保存的更具长久性和稳定性。

4.2 提高档案管理的效率

传统档案管理工作较为繁琐，对档案信息的查询和调阅都需要花费较长的时间，档案管理人员工作强度较大，效率不高。在当前档案管理工作中互联网信息技术的应用普及，为档案管理工作增加了巨大的技术优势，因此需要创新档案管理方式，以此来加快促进档案管理信息化的发展[3]。

4.3 资源共享更加方便和快捷

档案管理信息化模式下，档案信息的搜索和查询在计算机系统中即能未完成，而且具有高效性，充分的体现出了档案管理费资源共享的便捷性。档案管理信息化建设过程中，有效的改善了传统档案管理工作中资源无法共享及资源浪费的现象，全面提升了信息资源的使用效率，而且通过设置专门的部门来对档案进行统一和系统性的管理，并构建档案信息资源共享平台，以此来推动档案信息资源共享的实现。

5 结语

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息工程的提供重要内容，通过实现档案管理信息化，可以有效的提高档案工作效率，促进档案信息共享。