医院档案精细化管理的价值与实现方式

侯双雪

摘 要：精细化管理水平决定了档案管理工作的价值挖掘与创造能力，但当前我国医院档案管理的精细化水平普遍较低，不利于档案管理工作发展，也限制了档案管理对医院整体发展的辅助作用。因此，本文提出了对医院档案精细化管理的价值与策略进行研究，分析目前医院档案精细化管理的问题，提出具体的改进建议，以期为医院档案管理工作改革提供参考。

关键词：医院;档案管理;精细化;创新

一、医院档案精细化管理的基本价值

精细化管理的本质是对工作质量控制和改善的管理技术，也是一种管理哲学、管理系统和管理工具，通过管理规则的系统化和细化，可以使组织管理各单元精确、协同和高效运行。换言之，精细化管理能够提升管理质量和效率，同时也能够更有效地挖掘管理对象的价值，因此精细化管理适用于绝大多数管理领域。对于医院档案管理来说，精细化管理还具备如下两点价值。

一是提升内外部服务能力。设立档案的初衷是为组织提供完整的工作记录，为组织内部工作的回顾性研究、分析和改良提供资料支持，因此档案管理最基本的目标就是保证内部服务能力及质量。精细化管理则有助于提升档案管理质量，也有利于提升服务效率，这使得档案能够更好地支持医院内部学术与应用研究、常规管理工作、医院交流工作。

二是支持医疗工作与其他医院工作问題的溯源。医院最核心的医疗工作是一种风险相对较高的工作，虽然目前医疗风险控制研究与应用成果较为理想，但医院在实际运作过程中的风险管理和控制工作仍有大量岗位参与，整个风控系统十分复杂，一旦风险未得到有效控制，问题的溯源过程也就相对缓慢。而精细化档案管理能够确保相关工作的历史信息被完整记录，一方面可以支持问题溯源，另一方面也可以通过对翔实的历史档案的分析来发现其他潜在风险并有效预防之。

档案精细化管理对于医院的制度性发展、经济性发展都有十分重要的价值，这是医院档案管理必须经历的发展过程，也是现阶段医院档案管理最迫切需要改革的部分。

二、当前医院档案精细化管理的问题

（一）档案管理粗放

档案精细化管理的基础是对管理对象的精细化分类处理，但就目前我国医院档案管理来看，档案的细化分类工作并不理想，除了传统的患者病例档案外，其他所有内部档案的管理大多存在如下三类问题。

一是档案不完整，主要表现为部分档案的信息内容不完整。例如，在人事档案的管理中，不同时间入职的职工档案记录的信息内容不完全统一，老职工档案中记录的信息通常有所缺失。少数医院并不重视档案管理工作，导致部分档案未被集中保存，或出现了档案遗失的情况。这主要与目前我国部分医院将一些无保密要求的档案管理工作外包且未对承包企业进行明确监督有较大关系。

二是档案分类不明确。许多医院档案管理部门把部分后勤档案交由相应职能部门建档，档案保存工作则由档案管理部门负责，档案建立和保存工作之间存在工作过程隔离的情况。部分在职能部门内经过细分的档案在保存时仍采用混合保存的方式，相应部门再次调用时查找档案的效率大大下降。可见，档案管理部门对档案分类不明确，限制了对档案资源的利用效率。

三是档案信息化不足。信息化发展是档案资源管理的新方向，其主要优势在于可以降低档案管理难度，同时提升档案流通效率。但目前我国多数医院在档案管理中更强调档案数字化，而较少考虑档案流通信息化渠道建设，这也限制了对档案资源的利用率。

（二）基于服务导向的档案价值分类不足

在精细化管理理论下，档案管理不仅要达到更高的管理效率、管理质量，还要更好地挖掘档案本身价值，在基于服务价值进行档案分类后档案的利用率就能够得到显著提升。但目前多数医院在档案管理中未采用基于服务价值的档案分类模式，其原因主要有两点。

一是医院管理层不了解开发档案价值的意义，不重视挖掘档案服务价值。目前，我国绝大多数医院的档案管理工作被列为“基础性后勤保障”类型，只要求档案管理部门做好档案记录、收集与保存工作，以便定期开展工作分析。实际上这种分析工作的频率较低，基本上一年一次，甚至多年一次，由于档案利用率较低，因此许多医院并不重视档案服务价值开发工作。

二是缺少分析各类档案的服务价值的工作机制，不利于对档案的精细化分类管理。由于档案服务的应用频率低，许多医院管理层认为没有必要开展专门的档案服务开发工作，因此无论管理层还是档案部门对于档案服务价值的认知都较为模糊，相应价值分析工作体系与制度建设也未走上正轨。

（三）缺少新型档案服务

对档案资源的深度开发是目前档案管理领域较为前沿的话题，也是档案价值挖掘的新方向，其中主要需要应用到云存储与共享、大数据分析及智能计算等技术。但就当前我国医院档案管理的发展现状来看，应用此类新兴技术的档案开发工作较为少见。

当然，档案服务的开发依赖信息技术发展，目前许多医院在档案管理方面开展了信息化改革。但相应改革的问题在于信息化改革停留在数字化阶段，而在更深层次的档案资源共享、档案资源聚类与挖掘分析方面少有建树，这也是目前传统档案服务创新的最大症结。因此，准确定位档案服务创新发展的基本方向，以便更好地把握档案管理要点，提升管理质量。

三、提升医院档案精细化管理水平的发展建议

（一）建立专业化团队与规范化管理制度

精细化管理的基础在于标准统一、分类细化且规范，因此医院要想实现档案精细化管理需要先做好如下三个方面的准备性工作。

一是档案管理专职化。医院应对档案管理部门责权进行重新梳理，保证档案管理部门对医院内部档案的最高统一管理权，使分散和转移出去的档案管理工作回归专业部门。同时，管理部门内部应做好专职分工，保证责任明确性，避免交叉管理等混乱情况。

二是档案分类精细化。这是档案精细化管理最核心的环节之一，医院应做好基本的档案完整收集、细化分类，以确保档案质量。医院应从工作制度层面上明确档案收集制度，包括档案记录人、记录条目和内容格式、成档方式、保存途径及交付档案管理部门时的交接负责人等。档案细化分类制度强调依据档案的归属和功能进行二维分类，即先按照档案源对档案进行分类，然后再按照档案具体信息内容进行二次分类。这一分类模式在信息化数据保存时不再区分前后顺序，即建立两套同等级的检索对照表，方便档案部门内部的分类管理与医院其他部门调用档案时的功能性检索。

三是档案流通过程管理精细化。即利用信息化管理手段，对档案记录、收集、保存和使用的过程进行完整地实时记录。采用这种记录方式能够进一步保障档案管理的安全性。

（二）建立专门的档案价值分析工作体系

档案价值分析是档案服务创新的核心工作，通过档案价值分析可以为档案精细化管理提供新的分类标准，医院可以从如下两个方面进行深度改革。

一是建立专业化的档案价值分析工作队伍与工作体系。档案价值分析属于一次性分析工作，在未出现新形式、新内容的档案前，以此分析即可确定档案的服务价值，但随之而来的是新型档案分类管理。传统的档案分类主要帮助档案管理部门提升档案管理效率，而基于服务价值的档案分类服务于其他部门，在建立了专业化价值分析体系后，專职工作队伍可以更高效地利用新分类的档案资源来开发新型档案服务功能。从这个角度来看，精细化管理丰富了档案管理的价值，也确保了服务导向下的档案管理工作的综合质量。

二是积极调查医院各职能部门的档案使用需求，建设便利的档案资源检索与调用渠道。档案资源的服务价值开发是面向外部部门的，而以往档案部门所提供的档案提取服务基本上为人工服务，这种问题在信息化改革后也没有得到很好地改善。因此，未来医院需要在档案管理服务渠道上进行精细化改革，具体以档案服务信息化平台为基础，在对档案价值分类后，进一步对档案保密程度、用户层次与权限等进行细化分类，提供同时具备较高安全性和开放性的档案服务平台，提升对档案资源的利用率及利用质量。

（三）探索并完善档案服务创新的基本条件

精细化管理的终极目标是使管理者与员工都能够更高效、更轻松地工作，精细化管理的本质就是打破人对世界认知的局限性，通过细致入微的制度、流程等来确保认知与水平限制不会对整体工作造成阻碍。从应用层面上看，档案的精细化管理在初期能够形成较为完善的管理制度、建成丰富多样且分类细化的档案资源体系、发展出功能成熟且便捷的服务体系，这实际上都能够有效消除管理过程中的风险，但对于精细化管理所追求的终极目标还差一步，即基于精细化管理的基本成果来实现高度智能化的低风险管理。在当前时代下，这种管理最可能的实现方式便是智能管理与分析，具体到档案管理的发展来看有如下两个值得关注的创新方向。

一是档案共享与云存储管理。档案共享是拓展档案服务价值的新方向，主要包括医院内部间的资源共享和医院间的资源共享。前者通过资源共享实现对信息化档案的快速转移，可以进一步提升档案管理质量;后者通过互联网共享实现对档案资源的深度利用，可以进一步提升档案价值。云存储则能够有效利用医院内部多个信息化管理系统、多地分院的服务器系统资源，从而实现成本更低、安全性更高的档案保存。

二是大数据分析及其衍生服务。档案是一种典型的大数据资源，对于档案大数据资源分析可以获得医院经营、发展、医疗服务方面的经验和问题，进而为医院管理决策、问题解决等提供有效支持，同时也能够为外部用户提供更有效的服务支持。因此，医院档案部门可以成立专门的大数据应用工作组，负责对档案大数据的整合与挖掘工作，进一步提升档案精细化管理的价值。

四、结语

精细化管理是保证档案质量和挖掘档案价值的必要条件。现阶段，我国医院档案管理的精细化水平偏低，需要逐步加强管理团队的专业化和制度规范化建设，及早建立专业化的档案价值分析与档案再分类工作体系，并积极探索档案服务创新方案。

参考文献：

[1]沈栋.医院档案精细化管理中“加减乘除法”的有效应用研究[J].科技资讯，2018（5）.

[2]张艳，高晶，王海灏.武汉市某医院精细化数据管理的实践和思考[J].医学与社会，2018（8）.