试论新时期企业机要文书档案保密工作

摘要：机要文档密级高、范围广，关系经济社会的各个方面，一旦发生泄密将会造成难以弥补的损失。随着信息技术的快速发展，办公自动化程度越来越高，机要文档的内容及方式都呈现出新的发展特点，也给机要文档管理带来了许多新问题、新挑战。机要文档与普通文档管理相比保密性要求更高，一旦发生泄密将会造成难以弥补的损失。文章是从当前的机要文档保密面临的形势出发，分析机要文档保密存在的问题，探讨相关的应对措施。

关键词：机要文件;保密对策;制度规范;业务素能

一、引言

机要文书属于国家秘密文件的一种存在形式。机要文书档案管理就是将各级党政机关收发的机要文书资料进行归档管理。与普通文书档案相比，机要文档的保密性和价值性最高，也是最容易发生失泄密事件的一类文书档案。

二、机要文档保密面临的形势

与普通文档管理相比，机要文档管理的保密性要求更高，信息泄密的风险也更高，机要文档的管理保密要求与其他普通档案相比，无论是保管形式、载体，以及利用都提出了新的要求。机要文档主要以纸质为主。近年来，随着信息技术的应用，电子机要文档也逐渐增多，机要文档的电子化管理改变了传统的档案保密形式和要求，如需要设定相应的打开和阅读程序，并且需要在专用的机要计算机上读取。

机要文档管理的保密性、政治性、技术性较强，机要文书档案管理除了传统的安全设施外，还需要制订严密的保管制度，确保机要文档的安全保密，通过严格的保管方式的应用，才能有效提升机要文书档案保管的实体安全和信息安全。机要文档的保密性更高，其后期的查询、利用有着严格的制度要求，也要求严格履行相应的查询利用手续，以防机要文档信息失泄密事件发生。

三、机要文档保密存在的问题

（一）重要性认识不足

机要文档保密的重要性认识不足，保密意识淡薄，安全防范意识不强。对于密级机要文件查阅后随意乱放、工作人员催收不及时等，导致机要文档归档不及时，存在较为严重的泄密风险。尤其是对机要文件随意扫描，并利用互联网邮件发送，长此以往，就为不法分子窃取机要信息提供了可乘之机，极容易造成泄密事件发生。此外，由于思想麻痹，在机要室等要害部门存在不回避外人随意进出的现象，物防、人防、机防措施不力，导致一些重要机密文档在“无形”“无意”中被泄露。

（二）保密规定执行不力

机要文档的保密性较高，国家对机要文档的签收、登记、传阅、回收、归档和销毁做出了严格的要求，对机要文档的快递等都有着严格的要求，但往往对于这些机要文档管理制度或规定“写在纸上、贴在墙上”，制度执行不力。此外，随着机要文档工作面临的形势发生了较大变化，机要文档的保密规定和制度要求不完善、制度体系不健全，导致机要文档保密管理缺少应有的制度保障。例如，一些涉密载体的审批程序不严;销毁的机要文档未严格履行登记手续，销毁文档的份数、时间未注明;机要文档清退未逐份清点;机要档案保管员未签字等。

（三）技术安全防范较弱

随着计算机互联网技术的快速发展，在提升了机要文档管理效率的同时，也给机要文档管理增添了新的失泄密渠道，机要文档保密的技防难度越来越大。据全国人大内司委的一项调查报告显示，目前保密工作处于泄密高发期，其中，发生在计算机领域的网络泄密事件约占整个泄密总数的七成以上。机要文档管理的信息化逐渐面临着来自信息安全领域的非传统威胁因素，技术层面不断涌现出的新情况、新问题也增添了机要文档的安全风险。

（四）人员业务素能薄弱

机要文书的保密不仅仅是技术问题，还涉及法律、法规、信息、管理等若干领域。政府机要文档管理人员多为非专业人员，专业背景千差万别，且普遍存在年龄较大、机要文档保密的信息安全專业知识及计算机应用技能较为薄弱，难以有效应对信息条件下机要文档安全保密领域的更高要求。

四、新时期做好机要文档保密工作的对策

（一）思想上，要充分认识机要文档保密的重要性

机要文档是一项保密性、政治性都很强的工作，机要保密工作容不得一丝马虎和懈怠。政府机关要结合自身实际，利用互联网、政务网等渠道，加强《保密法》等法律法规的宣传，尤其是通过典型失泄密典型案例的宣传讲解，不断提升机要文档工作者的保密意识。此外，机要文档管理者要加大机构、设备等投入力度，为技防、物防以及人防等提供过硬的保障。既要积极添置先进的机要文档保密软件，定期升级文档安全管理系统，修补系统漏洞。

（二）组织上，加强机要文档保密工作领导

机要文档保密是一项系统性工作，属于机关各个部门共同的职责，需要各方共同参与，应从组织上加强对机要文档保密工作的领导。一方面，要严格分工，落实机要文档保密责任制，建立自上而下的机要文档管理机制，成立机要文档保密工作领导小组。其中，分管负责人负领导责任，机要文档员对保密负直接责任，加强机关各部门对机要文档的监管。另一方面，按照机要文档工作流程，重点要加强移动存储介质、计算机设备等信息系统的安全保密工作，以及机要文档库房的安全保密工作，加强对机要文档保密工作的领导，切实发挥单位上下“一盘棋”保密体制机制。

（三）制度上，完善机要文档保密制度规范

从机防、物防、人防等各个方面，加强新形势下机要文档的保密制度及规范建设，不断完善机要文档保密工作的相关制度，用严密的制度体系为机要文档保密编织出一道牢靠的“安全网”。通过规范的制度建设，为机要文档的保密工作构建起长效机制。此外，要定期检查各项制度的落实情况，如通过查岗、查勤等，重点检查各项制度的落实是否存在安全漏洞和隐患。

五、结语

机要文档保密工作无小事，广大档案工作者应首先牢固树立安全保密意识，不断提升自身的安全保密能力和水平;政府相关部门应加大对文档安全保密工作的领导，明确保密职责，加大安全保密的人、财、物的投入力度;还要不断地完善机要文档保密制度，以严密的制度规范机要文档保密工作，提升机要文档保密工作的规范化水平，切实防止泄失密事件的发生，保障机要文档安全。

参考文献：

[1]李晓霞.新形势下如何加强高校机要档案的管理工作[J].办公室业务，2018（3）：147-148.

作者简介： 聂伟，中国石化集团共享服务有限公司东营分公司。