高校图书与档案管理工作中存在的问题及策略分析

张立云 任伟

摘 要：随着社会经济的快速发展，我国对高校图书与档案馆管理的工作也越来越重视，其工作内容包括归档、分类以及存储、查询等，具有真实性、现实性与保密性等特点。但是在高校图书与档案馆管理工作中还存在着一些问题，因此，作为管理者，需要加强图书与档案的管理工作。本文通过分析高校图书与档案管理的现状，探讨如何加强高校图书与档案管理工作的措施。

关键词：高校图书馆;档案管理;问题;策略

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）19-0204-02

档案是国家以及社会机构或组织、个人在参与社会活动时形成的历史记录。而高校图书馆的档案是非常珍贵的文献资料，包括教学、科研等对高校未来发展有着无可替代作用的资料。但是，随着社会的发展，在高校图书馆档案的管理工作中逐渐暴露了一些问题以及不足之处，急需采取有效的措施去改善。

1 高校图书与档案管理的工作现状

1.1 高校图书与档案管理的概况

随着科技的进步，我国早已进入数字化时代，大部分高校已由传统的图书馆转变为电子图书馆，完成了图书档案建设数字化。高校也根据自己的实际情况制定了适合自己高校图书与档案管理的政策，将图书馆档案的归档、整理、保存以及利用、统计等各项工作通过信息化数字处理系统进行规范化、简便化以及制度化的管理。通过电子信息技术，在图书馆档案的分类、检索等工作效率方面有了很大程度的提高，同时，在高校图书与档案的管理工作效率上也获得了大幅度的提升。

1.2 高校图书与档案的范围与分类

图书与档案的管理工作包括行政类档案以及业务档案和资产类档案。

（1）行政类档案包括工作简报、图书馆的通知与通报、图书馆通讯以及《中国索引》等。除此之外，还包括科研教学管理、图书馆馆史、图书馆扩建以及新闻的报道、馆庆报道、项目管理等。

（2）业务档案指的是高校图书馆的建设以及发展情况、读者的服务工作、图书馆的安全以及交流工作。

（3）资产类档案是指高校图书馆内的储存设备、仪器等固定资产档案，其中包括图书、电脑、电子图书、监控、扫描仪、打印机以及书架等。

除此之外，高校图书馆的档案还包括高校以外的其他图书馆赠予高校有价值的文献、书籍、资料;在高校各项活动中所留下的照片、影像资料以及奖品等。

2 高校图书与档案管理存在的问题

2.1 对图书馆档案管理不够重视

长期以来，人们都认为档案的管理就是对文件的存储与保管，包括档案管理员也认为档案管理这项工作不是高校的主体工作，无论重视与否、做得好坏都不会阻碍高校的发展，导致很多人对档案管理这项工作缺乏认知，重视度不够。

2.2 图书馆档案管理制度不健全

高校其他的业务都有明确的规章制度，但是图书馆档案的管理制度却一直得不到完善，仍处于不严谨状态，管理员缺乏对档案的统一管理意识，造成很多档案、文件归档不及时、混乱，很多高校的资料保存不完整甚至丢失，这都与档案管理制度不健全有着密不可分的关系。

2.3 图书馆档案管理设施陈旧

由于高校对图书馆档案管理工作不够重视，在档案管理设备上投入较少，使得在当代的高校里面，图书馆档案的管理设施陈旧，不能及时更新，各种的档案管理工作依然使用最原始的、纯手工操作的方法或者使用未及时升级的借阅管理系统，导致无论是管理员还是教职工、学生查阅资料时都要花费大量的时间。

2.4 管理工作不到位

（1）图书馆档案管理岗位没有设置专职人员来处理日常的档案管理工作，高校大多会让行政人员顺便兼任档案的管理工作，由于档案管理工作内容较为繁琐，造成行政人员没有足够的精力管理日常的档案材料，而档案不能及时归档不仅影响了图书馆档案管理的整体水平，对高校长远发展来说也造成了一定的影响，由于管理不到位，还会造成很多重要的材料丢失。

（2）高校对档案管理员没有正规的上岗培训，很多管理人员没有经过学习与培训，对业务不熟练，在工作的过程中显得很不专业。同时，由于他们对档案管理工作不够重视，他们对档案管理的意识也较薄弱。

（3）有的高校甚至连正规的档案室都没有，没有地方存储资料，档案不能集中管理，更做不到对檔案的保护以及保密工作。若当地气候湿热，档案室没有良好的通风条件，很容易造成纸张档案发霉，导致档案的完整性与美观程度受到很严重的影响。

2.5 档案资源严重浪费

高校图书与档案馆中有很多重要的科研资料以及教育教学资料，但由于高校以及档案管理人员对档案管理重视度不够，大家没有认识到这些资料的重要性，使得这些资料得不到很好的利用，档案不能被利用就失去了它的意义，导致档案资源浪费严重的现象[1]。

2.6 档案结构不合理

高校图书馆保管档案的形式过于单一，很多档案多以纸张存档，应该增加档案保管形式，例如：增加电子档案的数量以及种类。

3 图书、档案管理解决措施

在高校工作中，图书馆档案管理占据着十分重要的地位，所保存的档案资料，是高校成长轨迹以及发展轨迹的记录，因此，高校中的相关领导应当重视档案管理工作，认识到其所存在的重要价值，促使档案工作能跟上时代发展脚步，能为高校发展奠定一定基础。

3.1 高校相关领导应当重视档案工作

要想档案管理工作能够得到持续性发展，离不开高校相关领导的支持与重视，而要想提高档案管理工作，应当满足其对于人力以及财力的需求。

3.2 档案工作应当由专业人员进行专职管理

在对档案进行管理时，应当指派专业人员进行专职管理。而管理人员应当做到以下几点：第一，具有吃苦耐劳的精神，做事认真仔细，具备责任心;第二，有较强的业务能力，必须是经过专业培训或者学历专业是档案管理的。要想提高管理人员的素质，离不开高校对其投入大量人力、财力以及物力，应当采用“走出去请进来”方式，促使管理人员能外出进行学习，以此来提高自身的业务水平，也可邀请相关专家亲临高校进行指导。管理人员不仅需要对所有管理业务有所熟悉，还应当与时俱进，采用科学、有效的管理方法，通过应用先进技术，促使自身工作效率得到提高[2]。

3.3 提高档案管理人员的管理意识

意识是行动的先导，因此在管理档案过程中，首先应当改变管理者的管理意识，改变过去不重视档案管理工作的局面。要想达到这个目的，应当先做好相应的宣传工作，促使高校上下对于档案管理引起重视;其次，作为管理者，应当提高自身的管理意识，改变以往落后的管理观念，深刻认识到图书馆档案管理工作对于广大师生的影响以及相关工作的开展;最后，高校中的每个部门以及全体职工都应当主动、积极配合档案管理部门的相应工作。

3.4 管理档案应当使用先进设施、设备

对于高校档案管理而言，所使用的设备应当是先进设备，并且每年应当进行更新。在硬件方面，首先确保档案场所拥有足够空间，需要配置空调设备和除湿机，避免由于潮湿环境导致档案受潮;要具备安全意识，要配备防火、防盗设备，还有摄影设备、扫描仪、打印机、电脑等是必须具备的设备。在软件方面，应当安装使用档案管理软件，并将档案文件逐一录入计算机中，建立相关电子档案，能在很大程度中提高档案管理的信息利用能力、处理能力和存储能力，以此來实现档案管理现代化。

3.5 建立科学、健全的管理制度

建立科学、健全的管理制度，是做好档案管理工作的首要条件。因此，高校应当建立一套科学的、健全的管理制度，在制定管理制度时，一定要充分考虑高校具体情况，从而制定出具备可实施性和高校特色的管理制度，制度中要体现出人文关怀，要科学、合理。与此同时，还应当全面落实档案责任制，做到奖惩分明、有责必究，促使在整个管理工作中，能够做到妥善保管、按照规范来操作、按照规章制度来办事。

3.6 采取科学分类方式

由于高校图书馆中纸质档案较多，而其他档案数量及种类较少，如电子档案等，所以应当采取科学的分类方式，依照档案部门的相关要求以及图书馆的具体情况，按照不同部门、不同类型等，将档案分成不同的类型。

3.7 提高管理人员服务水平与服务意识

作为档案管理人员而言，不仅需要提升自我业务水平能力，还应当加强自身的服务意识，促使服务水平得到提高，在工作中树立“工作就是服务”这一理念，端正工作态度，将科研服务以及高校教学当作重点工作，以服务好坏、优良当作是评价档案管理人员是否具备执业道德标准[3]。

4 结语

综上所述，高校应充分认识到图书档案管理工作的重要性，面对档案管理过程中出现的问题，要提出相应的解决措施，加大对图书馆档案管理工作的重视程度，保证各项工作能够顺利开展，通过建立图书档案管理工作体系，制定档案管理工作的规章制度，不断加强对高校图书与档案馆的管理，提高图书馆档案管理的水平以及管理人员的综合素养，提高档案的利用率，促进高校图书与档案馆管理工作能够健康有序的发展。

参考文献

[1] 郭宏莹.高校图书与档案馆管理工作中存在的问题及改进策略研究[J].才智，2017（19）：52.

[2] 周晓清.图书馆档案管理中存在的问题以及解决策略[J].信息记录材料，2017，18（8）：192-193.

[3] 郭琼映.浅析高校图书馆档案管理工作中存在的问题及现状[J].科技资讯，2017，15（12）：219-220.