事业单位档案数字化建设路径研究

李晓红

摘 要：数字化建设是事业单位档案管理的必由之路，能够提升档案管理效率，促进档案科学利用，之于事业单位管理能力的增强有着十分积极的意义。本文将探讨事业单位档案数字化建设的重要意义所在，并针对当前实践工作中存在的主要问题制定相应的解决对策，希望能够给事业单位档案数字化建设提供切实可行的思路，促进相关工作的稳步有序落实，从而为事业单位获取更多经济效益以及保持良好发展态势提供有力的保障。

关键词：事业单位;档案;数字化建设;路径

0 引言

通过分析可以发现，事业单位档案数字化建设普遍存在着资金和设备不足、管理制度不健全、相关工作人员专业素质较低等诸多问题，导致档案数字化建设遇到了诸多的阻碍，严重影响到了档案管理工作效果，事业单位各项工作的开展效果也会呈现不佳状态。希望本文的研究可以给事业单位档案数字化建设提供参考和借鉴，从而推进相关工作的稳定高效开展，确保档案资料得到最大程度的开发和利用，促使事业单位档案信息化管理得以早日实现。

1 事业单位档案数字化建设的必要性

1.1 是社会发展的客观要求

事业单位需要履行特定的社会职能，其发展与当地社会和经济环境密切相关，一般来说，事业单位的信息化建设水平越高，履行社会职责的能力就会越强，其获得的经济效益也会越多，这会极大的推动社会经济的发展进程，人們的生活条件也会得到明显的改善。因此加强事业单位档案的数字化建设，提高档案管理效率，促使事业单位的服务变得更加便捷化、高效化，能够赢得社会公众的满意和支持，员工的工作负担也会有所减轻，事业单位在社会上的形象更加光明、伟岸，其获得的社会效益也会更为可观。

1.2 有利于提高事业单位管理水平

先进的、现代化的科学技术的应用是事业单位档案数字化建设的必然需求，会让事业单位档案管理工作模式发生巨大变革，事业单位的管理能力更强，发展态势也会更加稳定、良好。当务之急是要建立信息管理服务平台，一方面服务于广大社会公众，另一方面为事业单位各个部门之间的沟通和交流提供便利，促进数据信息的实时传递和共享。在此过程中会产生大量的信息，通过对信息的整合与分析可以及时发现当前事业单位管理的不足，之于事业单位管理体制和方法的改革有着非常积极的作用。

1.3 有利于提高档案管理效率

事业单位档案数字化建设最为根本的目的就是保证档案管理工作的高效开展，将档案管理人员从繁重的工作中解救出来，让他们可以更加轻松的完成岗位工作。计算机强大的运算和信息处理功能是手工作业远远无法比拟的，会将主观因素带来的失误风险降到最低，使得档案资料的查阅和使用变得极为便利，档案管理成本也会被控制在最小范围内，进一步扩大了事业单位的综合效益，给事业单位创建了广阔和光明的发展前景。

2 事业单位档案数字化建设存在的主要问题

所谓档案的数字化指的是将纸质档案通过扫描的形式录入计算机数据库，使之成为电子文档，只需要输入关键词就可以实现对档案的检索、查阅和使用，这会让档案效用得以充分发挥，给事业单位经营管理带来有益的转变。然而从事业单位档案数字化建设实际情况来看暴露出的问题是比较多的，使得档案信息化管理还有着较长的一段路要走，具体表现在如下几个方面：

2.1 资金和设备不足

要想保证事业单位档案数字化建设的顺利进行，必须要有充足的资金和完善的设备设施作为有力支撑，否则很多工作都会因资金的匮乏或者是设备的短缺而无法开展。目前部分领导认为档案的数字化建设是没有必要的，不能投入充足的资金用于购买硬件设备和功能软件，给相关工作人员发放的薪酬也不多，致使设备型号落后，性能不佳，人员工作积极性较差等问题屡见不鲜，严重制约了事业单位档案数字化建设步伐。再加上缺少专业技术人员对平台系统进行维护，导致档案管理信息系统的故障率相当之高，给档案管理工作的开展带来了一系列的负面效应，数据安全问题更是极为突出，事业单位档案的利用率很难得到有效的提高。

2.2 管理制度不健全

这是制约事业单位档案数字化建设工作开展的关键因素，容易造成档案管理职责混乱，人员分工不明，事业单位档案将不能得到科学合理的开发和利用，此类问题在我国事业单位中是较为常见的。事业单位领导对档案管理工作缺乏应有的重视，制定的制度通常不够健全、完善，在档案数字化建设中发挥的作用不大，人员违规行为得不到制止，他们的责任心不强，工作热情不高，档案数字化建设就会陷入停滞。还有一些档案管理人员主动学习意识匮乏，对于档案数字化建设及档案管理所需的新知识、新技术不甚明了，使得事业单位档案资料的真实性和完整性饱受威胁，档案的开发和利用现状不容乐观，事业单位的发展也会或多或少的受到影响。

2.3 人员专业素质有待提升

档案管理人员的专业素质过低，责任心不强，创新意识淡薄，事业单位档案管理队伍整体素质有待提高。作为档案数字化建设的主要实施者，档案管理人员身上肩负着重大的职责和使命，倘若他们的工作态度敷衍，罔顾事业单位的规章制度而出现违规操作，就会导致事业单位蒙受了不可估量的经济损失。在信息时代下档案数字化建设需要档案管理人员可以灵活使用计算机设备来采集、分析和处理信息，而这一点只有很少一部分档案管理人员能够做好工作效果大受影响。事业单位不能忽视对档案管理人员的教育和培训工作，否则就会自尝苦果，致使档案数字化建设难以落实，档案信息化建设迟迟无法实现。

3 事业单位档案数字化建设的实现路径

在新的时代背景之下，事业单位不能墨守成规，一味的沿用传统工作模式开展档案管理工作，这会让档案的开发和利用成效不佳，为了打破这一现状，运用信息化管理模式俨然势在必行。而实现这一理念的必要前提就是加强档案的数字化建设，需要有完善的制度、先进的技术和优秀的人才，这些要素缺一不可。

3.1 加强制度的完善

要想保证事业单位档案信息化建设得以落到实处，事业单位领导必须要适时地转变自己的思想观念，对相关工作报以足够的关注，尤其是在资金和资源上要保持充足供应，还要将档案管理信息系统的建设和维护工作交由专业技术人员来完成，加强对他们工作的监督，推进档案数字化建设的落实，以强化档案管理信息系统的性能，提高档案管理工作质量。健全的制度可以给事业单位档案数字化建设和档案管理工作的科学化、高效化开展提供有力保证，需要密切结合我国法律法规，充分考虑到事业单位经营管理的实际情况，指导相关工作的规范化开展。对于违规操作的档案管理人员绝不姑息，予以严惩，此举能够让档案管理人员发自内心的重视岗位工作，自觉遵守档案管理制度，不做危害事业单位利益的行为。在制度的保障之下事业单位档案数字化建设步伐将更加稳健，档案管理工作质量也会迈上一个崭新的台阶。

3.2 积极运用现代信息技术

事业单位档案数字化建设可以归结为数字化总体规划设计、数字化设备选型、软件开发、查询管理、安全保障等多项工作。任何一项工作都不是无的放矢的，而是需要与事业单位的运营情况及档案管理工作需求紧密结合起来，建立档案管理信息系统。该系统应具有较强的可扩展性和可在线扩容，以满足事业单位的职能变化需求。系统还应具有较高的可靠性，例如，采用磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全冗余设计，确保不会出现单点故障，从而保证档案管理信息系统的安全运行;采用光纤磁盘阵列产品，使档案软件系统实现在线实时升级，采用基于Web Browser图形管理界面，让维护简便化。

事业单位档案数字化建设是一个系统性的工程，不但要保證档案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事业单位的档案信息需要共享，在档案管理信息系统的创建之初，应使用多个服务器进行管理，对查询等级进行权限的限制，不具备权限的人员无权浏览档案信息，防止机密信息的外泄。除此之外，加强对档案价值的鉴定和审核，将重要程度和价值较高的档案资料先输入到系统中，那些相对不重要的可以放在后面，还要在档案信息输入到计算机之前进行严格的检查，保证档案的正确性，避免出现档案的错漏问题。

3.3 加大人才培养力度

无论在任何领域、任何工作中人才都是一类非常宝贵的资源，对于档案数字化建设也不例外，需要有一定数量和质量的人才为基础，档案管理人员不但要对本职工作知之甚详，还应具备较高的计算机技术水平，可以灵活使用计算机来开展相关业务活动。要求事业单位能够切实加大人才培育力度，将档案数字化建设及管理所需的先进知识和技术传授给相关工作人员，使之能够出色的完成岗位工作，推进档案信息化管理的早日落实。与此同时，事业单位还要加强对档案管理人员的职业道德教育，提高他们的道德水平，增强他们的奉献精神，促使其以饱满的热情和积极的心态迎接实践工作中的各类挑战，心甘情愿的归于平凡，踏踏实实的做好档案归档、保管、利用等工作，为事业单位的长远健康发展贡献一份力量。

4 结语

综上所述，事业单位档案数字化建设是一项非常必要和紧迫的工作，是实现档案信息化管理的前提和基础，加强档案数字化建设是时代和社会对于事业单位档案管理工作提出的最新要求，可以达成事业单位创先争优的根本目标，促使事业单位的发展势头更加迅猛。本文对于当前事业单位档案数字化建设中存在的问题进行了充分的剖析，指出要想解决相关问题就要加强档案管理制度的完善，积极运用现代化科学技术，还要加大档案管理人才的培养力度。相信这些举措的落实，必然会大幅推进事业单位档案数字化建设步伐，档案管理工作的有效性也将得以充分彰显出来。

参考文献：

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